行政办公事务管理标准化操作手册

行政日常办公事务管理标准化操作手册前言本手册旨在规范行政日常办公事务的管理流程，提升工作效率，保证各项事务有序开展。手册适用于公司全体行政人员及各部门办公事务对接人员，涵盖会议组织、办公用品管理、文件资料管理、访客接待、办公环境维护等核心场景，各环节均需严格遵循标准化操作要求。一、会议组织与管理（一）适用场景部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部评审会等常规会议的筹备、召开及后续跟进工作。（二）标准操作流程1.会前筹备明确会议基本信息：由会议发起人填写《会议申请表》，内容包括会议名称、目的、时间（预计时长）、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人）、议题及需准备的资料（如PPT、议程表），提前3个工作日提交至行政部审核。发布会议通知：行政部审核通过后，通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）发送正式通知，注明会议时间、地点（线上会议需附会议/ID）、参会要求（如提前10分钟到场、携带资料），并同步提醒记录人准备会议记录模板。会前准备：线下会议：提前1小时检查会议室设备（投影仪、麦克风、空调、灯光），摆放席卡（标注姓名及职务）、会议资料、饮用水、纸笔；线上会议：提前测试会议软件功能（共享屏幕、录制、互动权限），提前15分钟开启会议室，引导参会人员入场。2.会中执行签到与秩序维护：参会人员入场时签到（电子/纸质），记录人核对参会人员名单，对未请假缺席者及时提醒会议发起人。会议主持：主持人按议程主持会议，控制各环节时间（如每个议题发言不超过15分钟），避免偏离主题；遇争议问题时及时引导聚焦，明确结论或后续行动计划。会议记录：记录人需完整记录会议要点，包括：议题讨论要点、各环节结论、待办事项（明确责任部门/人、完成时限），会后2个工作日内整理形成《会议纪要》，经会议发起人审核无误后分发。3.会后跟进纪要分发与存档：《会议纪要》经审核后，通过OA系统发送至所有参会人员及相关部门，并在“公司档案管理系统”中电子存档（保存期限不少于3年）。待办事项跟踪：行政部每周汇总各部门会议待办事项，通过任务管理工具（如钉钉待办）跟踪进度，对逾期未完成的事项提醒责任人，并反馈至部门负责人。（三）常用模板表1：会议申请表会议名称会议目的时间（年/月/日时/分）地点（会议室/线上）参会人员（名单+职务）发起人签字议程（按顺序列出）需准备资料行政部审核意见审核人/日期表2：会议纪要模板会议名称：__________时间：____年__月日:-:__地点：__________参会人员：__________（含主持人、记录人）缺席人员：__________（注明原因）议题及结论：议题一：__________讨论要点：__________结论/决议：__________议题二：__________讨论要点：__________结论/决议：__________待办事项：序号事项描述责任部门/人完成时限状态（进行中/已完成）12记录人：__________审核人：__________（四）关键注意事项会议通知需至少提前1个工作日发送，紧急会议除外（需在通知中注明“紧急”及提前到场时间）；会议室设备故障时，需立即启用备用会议室或调整会议时间，避免影响会议召开；会议纪要需客观准确，避免主观表述，待办事项需明确“责任到人、时限到日”；涉及公司机密信息的会议，需在通知中标注“保密”，参会人员签署《保密承诺书》后方可进入会议室。二、办公用品管理（一）适用场景日常办公耗材（笔、本、文件夹）、办公设备（打印机、投影仪）、劳保用品（口罩、消毒液）的申领、采购、入库、领用及库存盘点。（二）标准操作流程1.需求提报与审批月度需求汇总：每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品月度需求表》，注明物品名称、规格、数量、用途，部门负责人审批后提交至行政部。临时需求：紧急或少量额外需求（如会议临时需打印材料），可通过“办公用品临时申领流程”提交，注明紧急原因，经行政部负责人审批后发放。2.采购与入库供应商选择：行政部根据月度需求表，从合格供应商名录（至少3家比价）中选择供应商，保证物品质量合格、价格合理，签订采购合同。入库验收：物品送达后，行政部核对采购清单与实物（名称、规格、数量、质量），确认无误后填写《办公用品入库单》（一式两联，行政部留存一联，财务部一联），并在“库存管理系统”中更新库存信息。3.领用与登记领用流程：员工通过OA系统提交《办公用品领用申请》，选择物品名称、数量，经部门负责人审批后至行政部领取；领用时需在《办公用品领用登记表》上签字（注明领用日期、物品、数量）。特殊物品管理：打印机墨盒、硒鼓等高价值物品，需以旧换新（旧件回收后登记报废），领用需注明使用设备编号。4.库存盘点月度盘点：每月最后一个工作日，行政部对办公用品进行全面盘点，核对“库存管理系统”数据与实物数量，编制《月度库存盘点表》，对盘盈（实物多于系统数据）、盘亏（实物少于系统数据）情况分析原因（如损耗、漏登记），并报财务部备案。季度清库：每季度末对长期未领用（超过3个月）的物品进行梳理，统计可继续使用的物品，通知各部门优先领用；对无法使用的物品（如过期、损坏），填写《办公用品报废申请表》，经行政部负责人审批后统一处理（回收或销毁）。（三）常用模板表3：办公用品月度需求表部门：__________日期：____年__月__日序号——12表4：办公用品入库单入库日期：____年__月__日序号——12（四）关键注意事项办公用品采购需遵循“比价、质优、价廉”原则，禁止采购与办公无关的物品；领用办公用品需按“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止虚报冒领或私自外借；高价值物品（如打印机、扫描仪）需建立台账，记录采购日期、使用部门、责任人、维保信息；库存盘点需保证账实相符，盘亏需查明原因并追究责任人（如人为损坏需照价赔偿）。三、文件资料管理（一）适用场景公司内部文件（通知、制度、报告）、合同、档案的分类、存储、查阅、归档及销毁。（二）标准操作流程1.文件分类与编号分类标准：按“密级+部门+类型”分类，密级分为“公开、内部、秘密、机密”（标注于文件右上角）；部门按“总部-中心-部门”划分；类型分为“通知、制度、报告、合同、档案”等。编号规则：文件编号格式为“密级-部门代码-年份-序号”（如“内-总经办-2024-001”），由行政部统一编制，保证每份文件唯一编号。2.归档与存储电子文件：文件形成后1个工作日内，通过“公司档案管理系统”电子版（扫描件或原件），填写文件名称、编号、密级、形成部门、责任人，并设置查阅权限（公开文件可全员查阅，密级文件仅限授权人员）。纸质文件：电子文件后，纸质文件按编号顺序存入档案盒，标注“文件编号+名称+日期”，存放于指定档案柜（密级文件需锁柜管理）；档案柜需张贴《档案目录》（含编号、名称、存放位置），便于快速查找。3.查阅与借阅内部查阅：员工需查阅文件时，通过档案管理系统提交《文件查阅申请》，注明文件编号、查阅原因，经部门负责人审批后在线查阅（禁止密级文件）。外部借阅：外部单位需借阅文件时，由对接部门提交《文件借阅申请》（注明借阅单位、用途、借阅期限），经行政部负责人及分管领导审批后，填写《文件借阅登记表》（借阅人签字、借阅日期、归还日期），借阅期限不超过3个工作日，归还时需检查文件完整性。4.归档期限与销毁归档期限：年度文件需在次年3月31日前完成归档（如2024年文件需在2025年3月31日前归档）；合同类文件需在签订后1个月内归档。销毁管理：对于超过保存期限（一般为5年，合同类为10年）且无保存价值的文件，由行政部编制《文件销毁清单》（含文件编号、名称、销毁原因、数量），经行政部负责人及财务部审核后，由2人以上共同监督销毁（纸质文件需碎纸处理，电子文件需彻底删除），并填写《文件销毁记录表》。（三）常用模板表5：文件查阅申请表申请部门：__________申请人：__________文件编号———-表6：文件销毁清单销毁日期：____年__月__日序号——1（四）关键注意事项密级文件需标注“秘密”“机密”等字样，严禁通过非加密渠道（如个人邮箱）传输；文件归档需及时，禁止拖延或遗漏，重要文件（如合同、年度报告）需双份归档（电子+纸质）；外部借阅文件需核实借阅单位资质，对涉及公司核心利益的文件（如未公开的财务数据、战略规划）一律不予外借；销毁文件需保证彻底，禁止随意丢弃或留存复印件，避免信息泄露。四、访客接待管理（一）适用场景外部客户、合作伙伴、上级单位、应聘者等来访人员的预约、接待及后续跟进。（二）标准操作流程1.访客预约预约方式：访客可通过对接部门提前1-2个工作日预约，填写《访客预约表》（含姓名、单位、来访事由、人数、到访时间、对接人、联系方式）；对接部门确认后提交至行政部。信息确认：行政部提前1个工作日与访客联系，确认到访信息（如时间变更需及时调整），并根据访客级别（普通/重要/贵宾）制定接待方案。2.接待准备基础准备：根据访客人数安排会议室（小型会议用3-5人会议室，大型会议用10人以上会议室），摆放席卡、饮用水、纸笔、公司宣传资料；重要访客需准备茶歇（如水果、点心），对接人提前10分钟到场等候。特殊准备：如访客需参观办公区域，提前规划参观路线（避开敏感区域），安排专人引导；如需接送，提前安排车辆（标注公司标识）及司机，确认接送时间及地点。3.接待执行迎接与引导：访客到达时，前台人员主动上前询问（“您好，请问是公司的先生/女士吗？”），核对身份后联系对接人；对接人至前台迎接，引导至会议室（途中可简单介绍公司环境）。接待礼仪：接待人员需着装得体（商务正装或工装），主动握手（尊者先伸手），使用礼貌用语（“您好，欢迎来到公司”“请这边走”）；会议中专注倾听，避免频繁看手机或打断发言。送别：会议结束后，对接人送访客至公司门口，礼貌道别（“感谢您的来访，期待下次合作”），目送访客离开后再返回办公室。4.后续跟进信息记录：行政部将《访客预约表》及接待过程记录（如会议纪要、合影）存档，重要访客需24小时内发送感谢信（通过公司邮箱，模板统一）。反馈与改进：对接部门收集访客反馈（如对接待服务的意见），整理后提交至行政部，行政部定期分析并优化接待流程。（三）常用模板表7：访客预约表预约日期：____年__月__日访客姓名———-到访时间到访事由随行人数行政部确认：__________（签字）（四）关键注意事项访客预约信息需准确，特别是姓名、单位、到访时间，避免接待时出现差错；重要访客接待前需对接部门召开沟通会，明确接待流程、分工及注意事项；接待过程中需严格遵守保密规定，不得泄露公司未公开信息（如财务数据、技术方案）；前台人员需保持形象整洁，主动询问访客需求，对未预约的访客需礼貌引导至接待区，联系对接人确认后再安排进入。五、办公环境维护（一）适用场景办公区域（工位、会议室、前台、走廊）、公共区域（茶水间、卫生间、绿植）的清洁、设施维护及安全管理。（二）标准操作流程1.日常清洁管理清洁责任划分：行政部与保洁公司签订《保洁服务合同》，明确清洁范围（工位、会议室、前台、走廊、茶水间、卫生间）及标准（如地面无污渍、桌面无灰尘、卫生间无异味），保洁人员每日7:00-18:00在岗，按《清洁作业表》执行清洁任务。员工维护要求：员工每日下班前整理工位（文件归档、物品摆放整齐），禁止在工位存放与工作无关的物品（如零食、个人大件物品）；茶水间使用后需清理台面，将垃圾投入垃圾桶；卫生间使用后及时冲水，避免堵塞。2.设施维护与报修设施检查：行政部每周一对办公设施（空调、打印机、饮水机、灯具）进行检查，填写《设施检查表》，对故障设施及时报修。报修流程：员工发觉设施故障时，通过OA系统提交《设施报修单》（注明故障位置、故障现象、紧急程度），行政部根据紧急程度分类处理：紧急（如空调漏水、电路故障）：2小时内响应，24小时内修复；非紧急（如打印机卡纸、灯具损坏）：48小时内响应，3个工作日内修复。维修跟进：设施修复后，行政部需验收并记录，对频繁故障的设施（如某台打印机月故障超3次）分析原因，考虑更换或维修。3.安全管理安全巡查：行政部每日下班前巡查办公区域，检查门窗是否锁闭、电源是否关闭（电脑、打印机、空调）、消防设施是否完好（灭火器压力正常、消防通道畅通），填写《安全巡查记录表》。应急处理：发生突发情况（如火灾、漏水、停电）时，立即启动应急预案：火灾：拨打119报警，组织人员疏散（沿消防通道，乘坐电梯），使用灭火器初期灭火；漏水：关闭水源总阀，通知维修人员清理积水，保护电器设备；停电：联系物业确认原因，启用应急照明，安抚员工情绪。（三）常用模板表8：设施报修单报修部门：__________报修人：__________设施名称———-报修时间：__________行政部接收人：__________维修时间：__________维修人员：__________维修结果：□已修复□待修复□需更换表9：安全巡查记录表巡查日期：____年_月日巡查人：_______巡查区域———-办公区会议室（