幼儿园档案分类与管理规范

幼儿园档案分类与管理规范一、总则（一）目的与意义为科学、规范、有序地开展幼儿园档案工作，有效收集、整理、保管和利用各类档案资源，真实记录幼儿园发展历程，保障教育教学活动顺利进行，促进幼儿园可持续发展，特制定本规范。档案作为幼儿园各项工作的历史记录，是衡量办园质量、进行科学决策、传承园所文化的重要依据，其规范化管理对于提升幼儿园管理水平具有不可替代的作用。（二）适用范围本规范适用于本幼儿园内所有形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。全体教职工均有保护档案、按规定移交档案的义务。（三）基本原则档案管理工作遵循以下原则：1.真实性原则：档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况。2.完整性原则：确保档案收集齐全，避免遗漏关键信息。3.规范性原则：档案的分类、整理、编目、保管等环节均应符合统一标准。4.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止失泄密。5.可利用性原则：在规范管理的前提下，便于档案的查阅和利用，发挥档案的应有价值。二、档案分类幼儿园档案按照其内容性质及管理需求，划分为以下类别：（一）行政管理类此类档案主要反映幼儿园整体运营与管理的宏观情况。1.上级文件：包括教育行政部门及其他上级单位下发的各类通知、意见、批复、会议纪要等具有指导性和指令性的文件。2.园务管理：幼儿园发展规划、年度工作计划与总结、各类会议记录（如园务会、教职工大会等）、重要请示与报告、工作计划与总结、规章制度汇编等。3.对外交流：与其他单位的合作协议、往来函件、参观学习记录等。（二）幼儿发展类此类档案聚焦于幼儿在园期间的成长与发展过程。1.幼儿基本信息档案：包括幼儿入园登记表、健康检查表、接送卡信息、联系方式等。2.幼儿健康档案：晨检记录、幼儿体检报告、预防接种记录、生病服药记录、意外伤害处理记录等。3.幼儿成长记录：观察记录、作品、发展评估材料、幼儿活动照片或影像资料等能反映幼儿发展过程的材料。（三）保教工作类此类档案反映幼儿园教育教学工作的核心内容。1.保教计划与总结：各年级、各班级学期保教工作计划与总结，各类专题教育活动方案与总结。2.课程与教学：课程实施方案、教学进度安排、教案、课件、教学具制作记录、区域活动材料投放与观察记录。3.教研活动：教研计划与总结、教研活动记录、课题研究材料、教师学习与培训记录、教学反思与案例。4.家园共育：家长会记录、家长开放日活动材料、家访记录、家长问卷与反馈、家园联系册（样本或电子存档方式）、家委会工作记录。（四）教职工管理类此类档案涉及幼儿园教职工的相关管理信息。1.人事档案：教职工个人简历、入职登记表、学历学位证书复印件、教师资格证复印件、专业技术职务任职资格证书复印件、聘用合同、年度考核材料等。2.业务档案：教职工参加培训、学习的记录与证书复印件，获奖荣誉证书复印件，教研成果等。3.师德师风：师德承诺书、师德学习记录、相关考核材料等。（五）后勤保障类此类档案反映幼儿园后勤服务与保障工作。1.财务与资产：经费预算与决算、财务管理制度、固定资产台账、物品采购与领用记录、设施设备维修保养记录。2.安全保卫：安全工作计划与总结、安全检查记录、应急预案、安全演练记录、门卫值班记录、外来人员登记表。3.卫生保健：食堂卫生管理、食品采购索证索票、食谱记录、环境卫生检查记录、传染病预防工作记录。（六）园所文化与宣传类此类档案体现幼儿园的特色与对外形象。1.园所荣誉：获得的各类奖状、奖牌、证书的复印件或照片，先进集体、个人等荣誉材料。2.宣传资料：幼儿园简介、宣传册、活动报道（校刊、网页截图、媒体报道等）、重大活动（如庆典、节日活动）的策划方案、照片、影像资料。3.特色建设：反映幼儿园办园特色的各类材料。三、档案管理要求（一）档案的收集与归档1.及时收集：各项工作中形成的具有保存价值的材料，应由相关负责人或经办人在工作完成后及时收集，避免遗漏。2.规范整理：收集的材料应进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录，并对破损材料进行修补。3.定期归档：日常性材料可按月或季度归档，年度性材料（如计划、总结）在年末统一归档，专项工作材料在工作结束后及时归档。归档时应填写归档移交清单，双方签字确认。（二）档案的保管与存放1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的档案柜、除湿机、灭火器等设备。2.规范存放：档案应按照分类体系和编号顺序入柜存放，做到排放有序、标识清晰。不同保管期限的档案应分开存放。3.保密管理：严格遵守档案保密制度，不得随意泄露档案内容。查阅涉及幼儿及教职工隐私的档案，须经园领导批准。4.定期检查：档案管理员应定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。（三）档案的查阅与利用1.查阅制度：建立档案查阅制度，明确查阅权限和程序。查阅档案需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间、查阅人等信息。2.利用规范：查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄档案。3.外借管理：档案一般不得外借，确因工作需要外借的，须经园领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。（四）档案的鉴定与销毁1.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，由档案管理员会同相关部门人员进行鉴定，确定其存毁。2.销毁程序：对确无保存价值的档案，应编造《档案销毁清册》，报园领导批准后，由两人以上负责监销，并在清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。（五）电子档案管理1.数字化建设：积极推进档案数字化建设，对重要的纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.存储与备份：电子档案应存储在安全的服务器或移动存储介质中，并进行定期备份，防止数据丢失。3.规范命名：电子档案的文件夹和文件名应规范统一，便于检索。同时注意电子档案的格式兼容性和长期可读性。四、组织与人员保障（一）组织领导幼儿园应明确一名园领导分管档案工作，将档案工作纳入幼儿园整体工作计划和管理体系。（二）人员配备设立专职或兼职档案管理员，负责日常档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理员应具备良好的政治素质和业务能力，熟悉档案管理业务知识，并保持相对稳定。（三）业务培训幼儿园应定期组织档案管理员参加业务培训，学习档案法律法规和专业知识，不断提高档案管理水平。同时，对全体教职工进行档案意识和档案基础知识的宣传教育。五、附则1.本规范自