供应商选择与合同管理标准模板

供应商选择与合同管理标准模板一、模板适用范围与价值二、标准化操作流程（一）需求明确与立项操作目标：清晰界定采购需求，为后续供应商选择提供明确依据。具体步骤：需求部门（如生产部、项目部）填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算上限、技术要求及特殊需求（如环保认证、定制化服务等）。采购部门组织需求部门、财务部、法务部召开需求评审会，重点核查需求的合理性（如是否符合公司战略、预算是否可控）、技术可行性及合规性（如是否符合行业规范）。评审通过后，输出《采购需求确认书》，由需求部门负责人、采购部门负责人签字盖章，作为后续供应商寻源的基准文件。（二）供应商寻源与初选操作目标：广泛收集潜在供应商信息，筛选出符合基本要求的候选对象。具体步骤：根据采购需求类型，选择寻源渠道：公开招标：通过采购平台、行业招标网站发布招标信息，邀请符合资质的企业参与；邀请招标：定向邀请3-5家行业内有合作案例或口碑良好的供应商参与；行业推荐：通过商会、行业协会或第三方机构获取供应商资源；自主寻源：通过市场调研、行业展会、企业官网等渠道主动联系供应商。采购部门对收集到的供应商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商（如经营范围不符、无相关资质、过往合作存在重大违约记录等），形成《初选供应商名单》（至少3家，保证充分竞争）。（三）资质审核与实地考察操作目标：验证供应商的合法经营资格及履约能力，排除潜在风险。具体步骤：要求初选供应商提供以下资料（复印件加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一的营业执照）；相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证、3C认证等）；近一年的财务报表（资产负债表、利润表）及银行资信证明；过往合作项目案例（合同关键页复印件，需体现合作内容及对方评价）。采购部门联合法务部、需求部门对资质文件进行审核，重点核查：资质证书的真实性与有效性（可通过资质查询平台核验）；经营范围是否涵盖本次采购内容；财务状况是否稳定（无重大债务纠纷、连续2年盈利）。对高价值采购（如单笔金额超50万元）或关键物料采购，组织实地考察，内容包括：生产场地/办公场所的实际情况；生产设备、技术团队的配置与能力；质量管理体系的运行情况（如是否有专职质检人员、检测设备是否齐全）。输出《供应商资质审核报告》及《实地考察记录》，明确“合格”“有条件合格”或“不合格”结论，淘汰不合格供应商。（四）综合评估与候选确定操作目标：通过量化评分，科学选择最优供应商。具体步骤：成立评估小组（成员包括采购部门、需求部门、技术专家、财务代表，3-5人），制定《供应商评估打分表》，明确评估维度与权重：价格（30%）：对比供应商报价与预算上限，计算性价比（预算报价比越低得分越高）；质量（25%）：样品测试结果（如适用）、过往合作质量合格率、质量认证等级；交付能力（20%）：产能、物流方案、历史交付及时率、应急响应能力；服务（15%）：售后支持（如质保期、故障响应时间）、技术培训、沟通配合度；资质与信誉（10%）：资质等级、行业口碑、有无诉讼或行政处罚记录。评估小组对通过审核的供应商独立打分（百分制），去掉最高分和最低分后计算平均分，形成《供应商综合评估报告》。按得分高低排序，选取前2-3家作为候选供应商，提交采购负责人审批。（五）商务谈判与合同拟定操作目标：明确合作细节，形成权责清晰的合同文本。具体步骤：采购部门与候选供应商进行商务谈判，核心议题包括：价格：最终成交价、价格调整机制（如原材料波动时的调价规则）；交付：交付时间、地点、方式（如送货上门、自提）、运输费用承担方；付款：付款周期（如预付款比例、到货款、质保金比例）、结算方式（银行转账/承兑汇票）；质量：验收标准（国家/行业/企业标准）、检验方法、异议处理流程；违约责任：延迟交付、质量不符、违约金计算方式、赔偿上限；保密条款：保密信息范围、保密期限、违约责任。谈判达成一致后，由法务部门根据公司《合同管理办法》及谈判结果拟定《供应商合同》，保证条款合法、完整、无歧义。（六）合同评审与签署操作目标：控制合同风险，保证审批合规。具体步骤：法务部门组织合同评审，参与部门包括采购部门、需求部门、财务部、分管领导，评审重点：条款完整性：是否涵盖标的、金额、交付、质量、付款、违约等核心要素；法律合规性：是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规；风险防控：是否存在模糊表述（如“合理期限”“尽快”），违约责任是否可执行；成本合理性：价格是否与市场行情一致，付款条件是否对公司有利。评审通过后，按公司审批权限逐级报批（如部门负责人→分管副总→总经理）。审批完成后，由授权代表（如采购经理）与供应商授权代表（如供应商销售经理）共同签署合同，双方各执正本一份，扫描件抄送财务部、需求部门备案。（七）履约监控与验收操作目标：保证供应商按合同约定履行义务，保障采购质量。具体步骤：采购部门建立《合同履约跟踪表》，记录供应商交付进度、质量反馈、问题处理情况，定期（如每周）与供应商沟通，保证信息同步。需求部门按合同约定的质量标准和验收方法对交付物品/服务进行验收：数量验收：核对送货单与实际数量是否一致；质量验收：通过检测报告、试用体验等方式验证是否符合标准；资料验收：是否提供合格证、使用说明书、质检报告等文件。验收合格后，需求部门出具《验收报告》，签字确认并交采购部门；验收不合格的，需在报告中注明不合格项，要求供应商限期整改，整改后重新验收。采购部门根据《验收报告》办理付款手续，财务部门按合同约定支付款项。（八）供应商绩效评价操作目标：评估合作效果，优化供应商队伍，为后续合作提供依据。具体步骤：合同履行完毕或合作周期结束时（如年度/季度末），采购部门组织需求部门、技术部门对供应商进行绩效评价，评价指标与权重：交付及时率（30%）：按时交付批次/总批次×100%；质量合格率（25%）：验收合格批次/总批次×100%；服务响应速度（20%）：问题解决及时性（如24小时内响应、48小时内解决）；成本控制效果（15%）：实际采购成本与预算成本的差异率；合作配合度（10%）：沟通顺畅度、对变更需求的响应灵活性。评价结果分为四级：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（<60分），形成《供应商绩效评价表》，录入供应商管理系统。根据评价结果采取管理措施：优秀：优先考虑续约、增加采购份额、评为“战略供应商”；良好：维持合作，提出改进建议；合格：限期整改，跟踪改进效果；不合格：终止合作，纳入“黑名单”。三、核心模板表格表1：采购需求确认书需求编号需求部门采购物品/服务名称规格型号数量质量标准交付时间预算上限（元）技术要求PR-2024-001生产部原材料AGB/T-20201000kg符合国标GB/T-20202024-06-3050000含量≥99%，杂质≤0.1%需求部门负责人签字：采购部门审核意见：财务部预算审核意见：___________*___________*___________*最终确认日期：2024-05-20表2：初选供应商名单序号供应商名称统一社会信用代码联系人*联系方式（仅内部沟通）主营业务初步筛选理由收集渠道备注1科技有限公司91110108张*原材料生产符合经营范围，具备ISO9001认证公开招标2YY贸易商行92110108李*139原材料销售营业范围包含“原材料销售”，过往合作无不良记录行业推荐3ZZ制造厂91310108王*137定制化加工具备相关生产许可证，财务状况良好自主寻源需实地考察表3：供应商综合评估报告评估日期2024-05-25评估小组采购部、需求部、技术专家、财务部供应商名称科技有限公司评估维度得分（满分100）权重加权得分价格8530%25.5质量9025%22.5交付能力8820%17.6服务8215%12.3资质与信誉9510%9.5总分87.4排名1评估结论推荐备注表4：供应商合同关键条款表（简化版）合同编号HT-2024-001甲方（采购方）有限公司乙方（供应商）科技有限公司合同标的原材料A（规格：GB/T-2020）合同金额（元）48000交付时间2024-06-30前交付地点甲方仓库（北京市区路号）质量标准符合国标GB/T-2020，甲方验收合格为准验收方式乙方送货后3个工作日内，甲方按标准验收，出具《验收报告》付款方式预付30%（14400元），验收合格后付65%（31200元），质保期5%（2400元，质保期6个月）违约责任乙方延迟交付，按日万分之三支付违约金；质量不符，无条件退换并赔偿损失保密条款双方对合作过程中获知的商业秘密保密，保密期限5年争议解决协商不成，提交甲方所在地法院诉讼签署日期2024-05-30（甲方/乙方）表5：供应商绩效评价表评价周期2024年Q1供应商名称科技有限公司合作项目/内容原材料A采购评价指标评价数据权重得分交付及时率96%（24/25批次按时交付）30%28.8质量合格率98%（49/50批次验收合格）25%24.5服务响应速度问题平均解决时间36小时，满足24小时响应、48小时解决要求20%19.2成本控制效果实际采购成本48000元，预算50000元，差异率-4%15%15.0合作配合度沟通顺畅，对需求变更积极响应10%9.0评价得分96.5评价等级优秀改进建议保持当前交付与服务水平，摸索成本优化空间评价部门签字采购部、需求部评价日期2024-03-31四、关键风险提示（一）资质审核风险供应商可能伪造资质证书或使用过期资质，需通过“国家企业信用信息公示系统”核验营业执照状态，要求关键资质（如行业生产许可证）提供原件核对，留存复印件加盖公章备查，必要时向发证机构电话核实。（二）合同条款风险避免使用模糊表述（如“合理价格”“尽快交付”），需明确量化标准（如“价格不高于市场均价5%”“交付时间不晚于2024-06-30”）；违约责任需具体（如“延迟交付按日万分之三支付违约金，累计不超过合同总额的10%”），避免“承担相应责任”等笼统条款。（三）履约监控风险供应商可能中途降低服务质量或延迟交付，需建立《合同履约跟踪表》，记录关键节点（如生产进度、物流信息），要求供应商定期提交履约报告；对高价值采购，可安排专人驻厂监造或第三方机构抽检，保证质量可控。（四）绩效评价主观风险评价过程需避免个人偏好影响，采用多部门