某纺织公司档案室管理办法

某纺织公司档案室管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》《纺织工业档案管理办法》（工信部规〔2021〕12号）及相关国际档案管理标准（ISO15489）、《联合国教科文组织关于保护世界文化和自然遗产公约》等法律法规、行业规范及国际公约制定。同时，适配公司“全球化战略、数字化转型、可持续发展”的内部战略要求，旨在规范公司档案管理行为，防控档案管理风险，提升档案利用价值。

1.1.2制定目的

针对公司档案管理中存在的分散存储、流程缺失、风险隐患、数字化程度不足等问题，通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期管理的规范化、标准化、信息化、国际化，平衡管控力度与运营效率，为公司决策、合规经营、风险防控及价值创造提供支撑。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司总部各部门、各分子公司、各业务单元及所有关联人员（包括正式员工、外包服务单位、合作单位等）涉及档案管理的行为。覆盖业务领域包括但不限于：产品研发、生产制造、采购供应、市场营销、人力资源、财务审计、法律合规等。

1.2.2适用对象

公司全体员工及所有参与档案管理活动的外部人员，包括档案创建者、审核者、保管者、利用者及监督者。

1.2.3例外适用场景

公司重大突发事件（如自然灾害、安全事故）下的应急档案管理可参照本制度执行，但需经总经理办公会审批，另行制定专项预案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理活动必须符合国家及属地法律法规、行业规范及国际公约要求，确保合法合规。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限、业务范围、管理责任对等，确保权责清晰、责任可追溯。

1.3.3风险导向原则

聚焦档案管理中的高、中风险环节（如涉密档案管理、电子档案长期保存），制定针对性防控措施。

1.3.4效率优先原则

在确保合规的前提下，优化流程、简化表单、利用数字化工具，提升档案管理效率。

1.3.5持续改进原则

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理办法》《公司信息安全管理制度》等专项制度衔接，冲突时以本制度为准。

1.4.2制度衔接

1.与《公司内部控制基本规范》衔接：档案管理嵌入内控流程，确保关键控制点（如档案销毁审批、电子档案真实性校验）落实到位。

2与《公司合同管理办法》衔接：合同类档案管理遵循合同审批权限，重大合同需经法务部双重复核。

3与《公司信息安全管理制度》衔接：电子档案管理须符合信息安全要求，涉密档案需分级加密存储。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理组织架构遵循“决策-执行-监督”三级管理逻辑：

-决策层：股东会、董事会负责档案管理战略及重大事项审批；

-执行层：总经理办公会统筹档案管理制度执行，各部门及分子公司落实具体管理职责；

-监督层：内控部、审计部、合规部负责档案管理合规性及风险监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使档案管理最高决策权，负责审批档案管理重大投入（如数字化系统建设）、重大风险处置方案及制度修订。

2.2.2董事会

审议档案管理制度框架、年度档案管理预算及重大档案风险报告，监督制度执行效果。

2.2.3总经理办公会

审批年度档案管理计划、分子公司档案管理负责人任免、重大档案处置方案及应急预案。

2.3执行机构与职责

2.3.1档案管理部门（主责部门）

-负责档案管理制度的制定、修订及解释；

-组织档案数字化、智能化项目实施；

-仲裁跨部门档案管理争议。

2.3.2各业务部门

-负责本部门业务档案的创建、收集、整理、归档；

-档案责任人需经档案管理部门培训考核，考核合格后方可上岗。

2.3.3分子公司

参照集团制度执行，重大档案事项需向集团档案管理部门报备。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

-负责档案管理全流程内控节点设计，嵌入至少三个关键控制点（如电子档案元数据完整性校验、档案销毁双人核对）；

-每季度开展档案管理内控符合性评估。

2.4.2审计部

-每年至少开展一次专项审计，重点核查档案管理合规性、安全性及利用效率；

-审计结果纳入部门绩效考核。

2.4.3合规部

-负责档案管理涉外合规性审查，包括国际公约下的跨国档案管理要求；

-对涉密档案管理进行专项监督。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

设立档案管理联席会议，由档案管理部门牵头，内控部、IT部、法务部等参与，每月例会协调跨部门档案管理事项。

2.5.2国际化业务协调

在海外设立档案管理联络人，定期向集团档案管理部门汇报属地合规要求，适配《档案国际组织通用标准》。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

-档案完整率≥99%；

-档案合规性达100%；

-档案数字化率≥70%；

-档案利用响应时效≤2个工作日。

3.1.2核心KPI

-档案分类准确率≥98%；

-档案安全事件发生率≤0.1%；

-档案电子化保存率≥80%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

-纺织类档案分为8类：研发类（含工艺专利）、生产类（含设备维护）、采购类（含供应商合同）、销售类（含客户订单）、财务类（含审计报告）、人力资源类（含员工档案）、法律类（含诉讼文书）、行政类（含会议纪要）。

3.2.2档案保管要求

-纸质档案需符合《档案保护技术规范》（DA/T14-2015）；

-电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）。

3.2.3风险控制点及措施

|风险等级|控制点|控制措施|

|----------|--------|----------|

|高|涉密档案管理|分级加密存储、双人授权调阅|

|中|电子档案真实性|采用区块链技术存证元数据|

|低|档案销毁|双人核对销毁清单，留存视频记录|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-采用全生命周期管理方法，覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁全流程；

-应用PDCA循环持续优化档案管理标准。

3.3.2管理工具

-ERP系统嵌入档案管理模块，实现合同档案自动归档；

-OA系统支持电子档案协同审批；

-CRM系统关联客户档案电子存证。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1档案管理主流程

1.档案创建：业务部门按档案分类标准创建档案，档案责任人审核格式及完整性；

2.档案收集：档案管理部门按月收集归档，跨部门档案需经主责部门移交；

3.档案鉴定：档案管理部门每年开展档案价值鉴定，重大档案需法务部复核；

4.档案保管：纸质档案存档于恒温恒湿库房，电子档案存储于加密服务器；

5.档案利用：利用者需经审批，利用记录需存档；

6.档案销毁：鉴定为无保存价值的档案需经总经理审批后双人在场销毁。

4.1.2时间要求

-档案归档时限：业务完成后15个工作日内；

-档案利用响应时限：审批通过后2个工作日内。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案元数据采集子流程

-操作规范：元数据必须包含档案编号、标题、创建人、创建日期等13项必填项；

-核查标准：档案管理部门抽查采集完整率，低于95%需返工。

4.2.2涉密档案调阅子流程

-审批权限：核心涉密档案需经分管副总审批；

-监控要求：调阅过程需全程录音录像，记录调阅人、时间、用途。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案鉴定控制

-控制措施：档案价值鉴定需3人小组独立评审，重大档案需外部专家参与；

-核查标准：鉴定结论需经档案管理部门负责人审批。

4.3.2电子档案真实性控制

-控制措施：采用区块链技术对元数据及关键附件进行存证；

-核查标准：IT部门每季度校验区块链存证完整性。

4.4流程优化机制

-档案管理部门每年组织全流程复盘，优化频次不足或冗余环节；

-新业务流程需经档案管理部门评估，确保符合本制度要求。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1档案管理权限分配逻辑

-按档案类别（如研发档案>生产档案>行政档案）划分权限；

-按金额/价值（如合同金额>1000万属于重大档案）；

-按岗位层级（如部门负责人可审批一般档案，分管副总可审批重大档案）。

5.1.2文字化表述

-一般档案（如会议纪要）由部门负责人审批，重大档案（如出口合同）需经分管副总审批，核心档案（如专利申请）需经总经理审批；

-跨部门档案需经档案管理部门备案，档案责任人可审批本部门档案，但需经上级主管审核。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-部门级审批：一般档案（含纸质、电子）；

-分管层级审批：重大档案（含电子、纸质）；

-总经理级审批：核心档案（含电子、纸质）。

5.2.2审批时效

-常规审批：1个工作日内；

-加急审批：2小时内。

5.2.3越权处理

-越权审批视为无效，需原审批人重新审批或逐级上报；

-越权调阅档案需加收2级审批权限。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权条件

-岗位职责需明确档案管理权限，授权需经档案管理部门备案；

-临时代理需经直接上级批准，最长不超过15个工作日。

5.3.2代理备案

-代理权限需在OA系统备案，代理结束需及时撤销。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

-需附《紧急档案审批单》，经总经理特批；

-紧急调阅需同步启动档案安全预案。

5.4.2补批审批

-需附《补批说明》，说明原审批流程及原因；

-补批档案需经原审批人复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单填报标准

-档案管理表单（如《档案移交清单》《档案销毁记录》）需包含审批人、复核人、时间等关键要素；

-表单需采用电子签名，纸质档案需加盖骑缝章。

6.1.2痕迹留存要求

-电子档案需在ERP/OA系统全程留痕；

-纸质档案需在档案盒内附《档案保管清单》，清单与档案需双面粘合。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督

-日常监督：档案管理部门每周抽查；

-专项监督：内控部每季度评估；

-突击监督：审计部每年不少于3次。

6.2.2内控环节嵌入

-关键内控环节：电子档案元数据校验、纸质档案定期盘点、涉密档案双锁管理；

-落地要求：每个环节需有双人签字记录。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年1次；

-日常检查：每月不少于2次。

6.3.2审计要求

-审计报告需包含风险评估、整改建议及考核建议；

-重大问题需提交总经理办公会讨论。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期

-月度报告：当月25日前提交；

-季度报告：季末20日前提交；

-年度报告：次年1月15日前提交。

6.4.2报告内容

-档案管理数据统计（如新增档案量、调阅次数）；

-风险事件及整改情况；

-改进建议及实施计划。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类别|指标名称|权重|评分标准|

|----------|----------|------|----------|

|管理效率|档案归档及时率|30%|≥95%得满分|

|风险防控|档案安全事件发生率|40%|0发生得满分|

|改进成效|制度优化建议采纳率|30%|≥80%得满分|

7.1.2考核对象

-档案管理部门负责人；

-各部门档案责任人；

-分子公司档案管理负责人。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度评估：由档案管理部门进行；

-季度评估：由内控部复核；

-年度评估：由审计部牵头。

7.2.2评估方法

-数据统计：ERP/OA系统自动生成；

-现场核查：抽查档案保管情况。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

-发现问题→登记台账→制定方案→落实整改→复核销号；

-整改时限：一般问题≤7个工作日，重大问题≤30个工作日。

7.3.2整改分类

-一般问题：部门自行整改；

-重大问题：由档案管理部门组织整改；

-紧急问题：启动应急预案。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

-通过OA系统设立“档案管理改进建议”专栏；

-每月汇总分析建议，评估可行性。

7.4.2制度优化路径

-建议采纳率≥80%的需修订制度；

-修订后的制度需经总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-档案管理创新（如数字化技术应用）；

-档案安全突出贡献；

-制度执行标杆部门。

8.1.2奖励类型

-精神奖励：通报表扬、优先评优；

-物质奖励：奖金500-5000元；

-晋升奖励：优先晋升管理岗位。

8.1.3奖励程序

-申报→审核（档案管理部门）→审批（总经理办公会）→公示（3个工作日）→发放。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

-一般违规：档案归档不及时；

-较重违规：电子档案元数据缺失；

-严重违规：涉密档案外泄。

8.2.2判定标准

-违规行为需经档案管理部门核实，重大问题需法务部参与。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚等级

|等级|违规情形|处罚标准|

|------|----------|----------|

|一般|归档不及时|通报批评|

|较重|元数据缺失|罚款500-2000元|

|严重|涉密外泄|罚款2000-10000元|

8.3.2处罚程序

-调查取证→告知→审批→执行→申诉→复议。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

-收到处罚通知后3个工作日内提出；

-需附《申诉申请》，说明申诉理由。

8.4.2复议流程

-档案管理部门复核→审计部终审→5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大风险预案

-档案火灾：启动《档案火灾应急预案》，由消防队、档案部门、IT部门协同处置；

-档案丢失：启动《档案丢失应急预案》，48小时内上报公安机关。

9.1.2危机处理

-危机公关小组：由公关部牵头，法务部、档案部参与；

-沟通口径需经法务部审核。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

-国际业务档案（如欧盟GDPR合规档案）；

-重大建设项目档案（如海外工厂建设档案）。

9.2.2处理要求

-例外处理需附《例外申请》，经分管副总审批；

-处理过程需同步优化制度。

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