珠宝公司原材料保管考核制度

珠宝公司原材料保管考核制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国安全生产法》《珠宝玉石及贵金属饰品安全规范》（GB18406）、《全球供应链风险管理框架》（ISO28000）及公司《战略发展规划（2023-2025）》制定。针对原材料保管环节存在的保管混乱、价值流失、责任不清等管理痛点，旨在规范原材料入库、存储、领用、盘点等全流程管理，实现价值保全、风险防控、效率提升的核心目标，保障珠宝公司国际化经营合规性。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及原材料保管业务部门，包括采购部、仓储部、生产部、质检部及财务部；具体岗位涵盖采购专员、仓库管理员、生产计划员、质检工程师、成本会计及部门负责人。外包物流服务商、合作供应商的保管环节纳入监管范围，但需经公司合规部审核其制度符合性。例外场景包括紧急采购的原材料（需3日内完成入库），由总经理特批可不执行本制度规定流程，但需在系统中备案。

1.3核心原则

（1）合规性：严格遵守国家及目标市场法律法规，确保原材料保管符合《国际贸易术语解释通则》（INCOTERMS）风险划分规则；

（2）权责对等：保管责任与权限匹配，严禁越权操作；

（3）风险导向：对贵金属原材料（如足金、钻石）实行重点管控，采用ABC分类管理法；

（4）效率优先：优化流程节点，对非贵金属原材料推行电子化出入库；

（5）持续改进：每年结合审计结果修订制度，优化率达20%以上的列为优先改进项。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司制度体系第二层级，与《内部控制基本规范》《财务报销制度》《信息安全管理制度》存在衔接关系：原材料价值变动需同步更新财务系统，保管异常需触发内控预警。若本制度与其他制度冲突，以风险等级最高的制度为准，冲突条款由内控部牵头协调。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司原材料保管管理实行三级架构：董事会负责重大制度审批；风险管理委员会（董事会下设）监督高风险环节；总经理办公会决策重大异常处理方案。执行层以仓储部为核心，生产部、采购部为协同单位，财务部实施价值核算监督，合规部进行国际条款适配审核。监督层由内控部牵头，联合审计部实施全流程监控。

2.2决策机构与职责

董事会：审批年度原材料保管预算及重大风险应对方案；

风险管理委员会：每季度审议贵金属原材料保管报告，确定管控重点；

总经理办公会：处理金额超500万元人民币的保管异常事件。

2.3执行机构与职责

采购部：采购合同中明确供应商保管责任，签订《原材料交接保管协议》；

仓储部：

-负责原材料分区存储，贵金属类实施双人双锁管理；

-出入库操作需经主管经理审核；

-每月开展账实核对，差异率超2%需启动调查；

生产部：领用原材料需提供工艺需求单，领用数量与生产计划偏差超5%需说明理由；

财务部：建立原材料价值模型，纳入全面预算管理；

合规部：审核国际运输环节的保管条款，如《海牙规则》适用性。

2.4监督机构与职责

内控部：

-嵌入三个关键控制点：入库验收（核对单证、抽检样品）、盘点差异（超1%触发专项审计）、紧急领用（需部门负责人签字）；

-每半年开展内控测试，发现缺陷需纳入整改计划；

审计部：每年开展专项审计，重点关注足金原材料保管记录完整性；

合规部：对违反《欧盟RoHS指令》的原材料保管措施实施合规检查。

2.5协调与联动机制

建立“原材料保管工作例会”制度，每月10日由仓储部召集，采购部、生产部、财务部派员参加；涉及国际业务时，需同步协调目标国当地法律合规官（如美国《CFTC商品交易法》适用场景）。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：

-原材料价值损耗率≤0.5%；

-贵金属原材料错发率≤0.1%；

-国际运输破损率≤0.3%；

（2）核心KPI：

-入库单电子化率≥95%；

-盘点准确率≥99%；

-异常事件处理时效≤24小时；

统计口径：财务部按ERP系统数据统计价值变动，仓储部按纸质/电子台账统计物理数量。

3.2专业标准与规范

（1）分类管理标准：

-A类（足金）：实施保险柜+温湿度监控，每日核对重量；

-B类（钻石）：采用防伪标签+防丢系统，出库需质检部双重确认；

-C类（辅料）：普通货架管理，季度抽盘；

（2）风险控制点及措施：

-高风险点（金额＞100万元人民币）：实施双人保管、视频监控；

-中风险点（贵重宝石）：采用RFID追踪系统；

-低风险点（辅料）：推行扫码出入库。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-PDCA循环：季度复盘，发现缺陷纳入次季度改进计划；

-风险矩阵：根据金额/风险等级确定管控措施；

-全生命周期管理：从采购合同签订到报废处置的全流程监控；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动计算价值变动，生成保管报告；

-OA系统：审批电子化出入库单；

-质检管理系统：记录宝石类保管温度、湿度参数。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购入库流程：采购专员核对合同条款→供应商送货→仓储部验收（核对品名、数量、质检报告）→财务部核销付款→系统登记；

（2）存储管理流程：分区存放→建立保管卡→定期巡检（每月至少一次）→系统更新状态；

（3）领用出库流程：生产部提交领用单→主管审核→仓储部核对库存→系统扣减数量→质检部核对领用品。

4.2子流程说明

（1）贵金属入库专项流程：

-抽检样品→重量复核→系统生成唯一编号→保险柜存放→双人核对签字；

-国际运输需额外附《出运清单》（英文版）；

（2）盘点流程：

-月度全面盘点→季度重点抽查→差异分析会→责任部门整改→下次盘点前闭环；

-跨区域公司采用“总部指导+当地执行”模式，通过视频会议同步盘点数据。

4.3流程关键控制点

（1）入库验收：需采购专员、质检员、仓储管理员三方签字；

（2）领用出库：需生产计划员、主管双重签字；

（3）盘点差异：超1%需启动《异常处理程序》（见第八章）；

（4）高风险控制：贵金属类出库需总经理审批，审批前需附《库存分析报告》。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由仓储部牵头评估流程效率，通过“数据对比-用户访谈-方案设计-试点运行”四步优化。优化方案需经内控部审核，如引入区块链技术追踪钻石流向，需董事会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“原材料类型+金额+岗位层级”分配权限：

（1）金额权限：

-仓储主管：领用金额≤10万元人民币；

-部门经理：领用金额≤50万元人民币；

-总经理：领用金额＞100万元人民币；

（2）岗位层级：

-采购专员：仅可申请A类原材料领用；

-质检工程师：仅可复核B类原材料出库；

（3）特殊权限：

-国际运输：需合规部确认《目的地国海关规定》。

5.2审批权限标准

（1）常规审批路径：

-入库：采购专员→财务部（金额＞20万元需主管签字）；

-出库：生产计划员→主管→仓储部经理（金额＞50万元需总经理签字）；

（2）特殊审批：

-越权领用：需书面说明理由，附《风险分析表》，审批人需承担连带责任；

-金额＞100万元的出库需经风险管理委员会审议；

（3）时效要求：

-普通审批≤3个工作日；

-紧急审批（如生产线停工）：需主管签字，仓储部2小时内响应。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：

-离职、岗位变动需及时取消授权；

-临时授权需在OA系统登记，最长不超过15个工作日；

（2）代理规范：

-临时代理需填写《授权委托书》，明确代理期限；

-代理期间责任由授权人承担，但需在系统中备注。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：需加急通道，审批人需在系统中注明“紧急”字样；

（2）补批流程：

-发现审批遗漏需填写《补批申请单》，附原审批单复印件；

-金额＞50万元的需合规部审核必要性。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：

-电子化：出入库单需经审批签字后扫描上传ERP系统；

-纸质化：重要原材料需建立保管卡，双备份存放于保险柜；

（2）痕迹留存：

-电子记录需保留3年，纸质记录需归档至档案室；

-贵金属类需附带《称重报告》扫描件；

（3）执行不到位判定：

-3次未按规定审批即视为系统操作不当；

-2次未记录出入库即视为管理失效。

6.2监督机制设计

（1）三位一体监督：

-日常监督：仓储部主管每日抽查；

-专项监督：内控部每季度检查《保管日志》；

-突击监督：审计部每月随机抽取区域盘点；

（2）嵌入内控环节：

-入库验收需核对采购合同；

-盘点需交叉复核；

-出库需确认质检报告。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-专项审计：每年至少一次，覆盖贵金属类原材料；

-日常检查：每月不少于2次，重点检查B类原材料；

（2）检查方法：

-数据分析：ERP系统导出异常数据；

-现场核查：突击盘点，抽样率不低于5%；

（3）审计结果：形成《原材料保管审计报告》，需经审计委员会审议。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：

-月度报告：仓储部10日前提交至内控部；

-季度报告：仓储部15日前提交至风险管理委员会；

（2）报告内容：

-异常事件（含处理结果）；

-风险评估（含改进建议）；

-审批效率统计（平均审批时间）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：

-保管准确率（30%）；

-异常事件次数（20%）；

-效率指标（25%）；

-风险防控（25%）；

（2）评分标准：

-保管准确率≥99.5%得满分，每低0.1%扣2分；

-风险事件每发生一次扣5分；

（3）考核对象：

-仓储部：按团队考核；

-岗位人员：与薪酬挂钩。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：

-月度考核：仓储部自行评分，内控部抽查；

-年度考核：总经理办公会审议；

（2）评估方法：

-量化指标：ERP系统自动统计；

-定性指标：访谈主管、客户满意度调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

-紧急问题：24小时内制定预案；

（2）闭环管理：

-整改完成后需经仓储部经理签字；

-内控部复核，存档备查。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：

-审计报告；

-用户反馈（每月收集）；

-系统数据（ERP年度分析）；

（2）优化流程：

-提案需经仓储部评估可行性；

-优化方案需经内控部审核；

-每年6月30日前形成改进报告。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-保管准确率连续6个月＞99.8%；

-查获重大保管异常事件；

-提出优化方案被采纳；

（2）奖励类型：

-精神：通报表扬；

-物质：奖金500-5000元；

-晋升：优先考虑储备干部；

（3）奖励程序：

-提名→部门推荐→内控部审核→总经理审批→公示3日→财务发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：

-2次未记录出入库；

-盘点差异率＞1%；

（2）较重违规：

-1次未按权限领用；

-损失原材料价值＜1万元；

（3）严重违规：

-贵金属类错发；

-损失原材料价值＞5万元；

-违反国际运输规定。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚分级：

-一般违规：警告；

-较重违规：罚款500-2000元；

-严重违规：降级或解除劳动合同；

（2）处罚程序：

-调查取证→告知→审批→执行→申诉→复议；

-处罚决定需附《违规事实记录单》。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内；

（2）复议流程：

-仓储部→人力资源部→总经理；

-复议结果5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：

-突发火灾：启动《原材料火灾应急预案》，3小时内疏散并隔离风险区域；

-盗窃事件：立即报警，同时通知保险公司；

-国际运输延误：启动《货物滞港应急方案》，协商滞港费用；

（2）应急组织：

-总指挥：总经理；

-财务组：负责保险理赔；

-物流组：协调运输恢复；

（3）资源保障：贵金属类原材料投保《财产一切险》，保额不低于库存价值2倍。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：

-供应商紧急退货；

-生产线临时停产；

-目标国海关突发查验；

（2）处理要求：

-书面申请，附《例外分析报告》；

-特殊审批，需合规部评估合规性；

-留存全程记录。

9.3危机公关与善后

（1）危机公关：

-责任主体：公关部牵头，合规部配合；

-沟通口径：由风险管理委员会审定；

-发布流程：通过官方渠道发布《事件通报》；

（2）善后措施：

-跨国场景需遵守《欧盟数据保护条例》，如GDPR；

-每季度开展危机复盘，形成《改进建议书》。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《内部控制基本规范》第8条；

（2）《财务报销制度》第5条；

（3）《信息安全管理制度》第12条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：

-法律法规变化；

-国际业务拓展；

-审计发现重大缺陷；

（2）审批权限：由风险管理委员会审议，董事会批准；

（3）修订流程：公示3日→培训→执行。

10.4