珠宝公司销售合同作废制度

珠宝公司销售合同作废制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及相关行业规范（如珠宝玉石行业国家强制性标准GB/T16552）制定，同时参照国际商会《国际商务合同公约》等国际公约，契合公司国际化经营战略。针对珠宝公司销售合同作废管理中存在的流程混乱、风险滞后、效率低下等痛点，核心目标在于规范合同作废行为，防范法律与财务风险，提升合同管理效率，保障公司资产安全与业务连续性。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有业务单元（含线上线下销售、批发采购、国际贸易等）签订的销售合同作废事项，覆盖销售部、法务部、财务部、内控部等相关部门及所有正式员工。外包服务商及合作单位涉及合同作废的，需同时遵守本制度及服务协议约定。例外场景包括因不可抗力（如自然灾害、战争）导致的合同自动失效，需由法务部核实后豁免部分程序。重大合同作废事项需经总经理办公会审批，权限由董事会界定。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵循法律法规与公司章程，确保作废行为合法有效；

（2）权责对等原则：合同作废申请、审批、执行均需明确责任主体与权限边界；

（3）风险导向原则：重点管控金额≥500万元人民币或涉及跨境业务的合同作废，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：优化审批流程，缩短作废周期，但不得牺牲合规性；

（5）持续改进原则：每年结合业务变化与审计结果修订制度；

（6）平等自愿原则：合同作废需双方协商一致，确保无争议。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性管理制度，处于公司三级制度体系（基础制度-专项制度-操作指引）的第二层级。与《公司合同管理办法》《财务审批管理办法》《内控手册》等制度衔接，冲突时以本制度为准，具体条款冲突由法务部出具解释函。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司设立“合同作废管理决策委员会”（以下简称“决策委员会”）作为顶层设计机构，由董事会成员、总经理、法务总监、财务总监、内控总监组成，负责重大合同作废的最终审批。执行层由销售部、法务部、财务部按职能分工负责，监督层由内控部、审计部实施常态化检查。

2.2决策机构与职责

决策委员会职责包括：

（1）审批金额≥1000万元人民币或涉及3个以上国家/地区的合同作废申请；

（2）制定合同作废的标准化操作流程；

（3）每季度审议作废风险清单，优化管控措施。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：负责合同作废的申请发起，提供完整业务背景说明；

（2）法务部：核查作废合法性，出具法律意见书（高风险项）；

（3）财务部：执行合同款项结算，确认财务影响；

（4）内控部：嵌入合同作废全流程内控节点（如申请真实性核对、审批权限校验）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每月抽查合同作废审批记录，核查“三重一大”事项决策合规性；

（2）审计部：每半年开展专项审计，重点检查跨境合同作废的属地合规性；

（3）监督结果直接纳入相关部门绩效考核，重大问题提交决策委员会处理。

2.5协调与联动机制

建立“每周合同作废协调会”，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参会，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规联络员”机制，由法务部指派熟悉目标国法律的律师担任，确保符合当地《合同法》及《数据安全法》要求。

第三章合同作废管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：合同作废审批时效≤3个工作日，作废后90日内完成资产核销；

（2）核心KPI：

-作废流程合规率≥98%；

-资金回收率≥95%（金额≥1000万元人民币合同需附带催收计划）；

-因作废引发纠纷率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）作废情形分类：

-高风险项（★）：合同解除协议签署、法院判决作废、重大欺诈行为；

-中风险项（★★）：客户破产、产品存在严重瑕疵；

-低风险项（★★★）：轻微延期交付、双方协商一致变更。

（2）高风险控制点及防控措施：

-控制点1：金额≥1000万元合同需法务部预审（★）；

-控制点2：跨境合同作废需目标国律师出具合规函（★★）；

-控制点3：实物珠宝作废需双人核对实物与合同信息（★★★）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：实施全生命周期管理，采用PDCA循环持续优化；

（2）管理工具：

-ERP系统自动校验合同状态；

-OA系统固化审批流程；

-CRM系统记录作废原因分类统计（如客户违约占比、产品问题占比）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“发起-审核-执行-归档”四阶段闭环：

（1）发起阶段：销售部填写《合同作废申请表》，附业务说明、客户沟通记录；

（2）审核阶段：按金额/风险分级审批，金额＜100万元由销售总监审批，≥1000万元由决策委员会审批；

（3）执行阶段：法务部出具法律意见（高风险项）、财务部执行结算、仓储部更新库存状态；

（4）归档阶段：纸质合同作废协议由法务部归档，电子版通过OA系统流转至档案中心，双人双份备份。

4.2子流程说明

（1）跨境合同作废子流程：增加“目标国法律咨询-外汇合规备案-海关手续办理”三个节点，由法务部指定“属地合规专员”全程跟踪；

（2）实物珠宝作废子流程：增设“实物封存-第三方鉴定-残值结算”环节，财务部需核对实物残值与合同约定。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1：审批节点权限校验（ERP系统自动拦截越权申请，★）；

（2）控制点2：作废原因真实性核查（销售部需提供客户邮件或通话录音，★★）；

（3）控制点3：资金回收确认（财务部每月更新催收状态，★★★）。

4.4流程优化机制

每年6月1日召开全流程复盘会，由内控部牵头，重点分析：

（1）审批超时案例的瓶颈环节；

（2）作废率异常的合同类型；

（3）数字化工具应用不足的短板。优化方案需经决策委员会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“金额区间+业务类型+岗位层级”分配权限：

（1）金额＜100万元合同：销售部经理审批；

（2）100万元≤金额＜1000万元合同：销售总监+法务部副总监会签；

（3）金额≥1000万元合同：决策委员会审批；

（4）跨境合同：需加法务总监+财务总监双签。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：三级审批制，特殊事项可越级但需说明理由；

（2）审批时限：常规审批≤2个工作日，加急事项经决策委员会授权可豁免1级审批；

（3）禁止性规定：禁止以“口头授权”方式变更书面审批路径。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工岗位说明书明确授权范围，每年9月1日重审授权有效性；

（2）代理规范：临时代理需填写《授权委托书》，有效期≤15个工作日，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：因客户破产等原因需立即作废合同，可启动“加急审批单”，但需附风险评估报告；

（2）补批程序：审批流程中断超过5个工作日，需提交补批说明，法务部重新评估风险等级。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：所有表单需按模板填写，关键栏位（如作废原因）需手写确认；

（2）痕迹留存：OA系统审批记录、ERP系统结算凭证需完整上传，纸质文件需加盖骑缝章；

（3）执行不到位判定：未按审批权限执行作废、未同步更新库存状态视为违规。

6.2监督机制设计

（1）监督模式：“日常抽查+季度专项+年度审计”三位一体；

（2）内控嵌入点：

-ERP系统校验合同状态变更需经财务部确认；

-OA系统审批节点需与岗位权限匹配（内控部每月校验一次）；

-CRM系统需自动统计作废原因分类占比。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查由内控专员每月开展，专项检查由法务部每季度联合审计部实施；

（2）审计要求：合同作废专项审计每年至少一次，重点关注跨境合同执行合规性。审计报告需附整改要求及责任部门。

6.4执行情况报告

每月5日前由法务部提交《合同作废执行报告》，内容包含：

（1）当月作废合同清单（含金额、审批层级）；

（2）超时审批案例分析；

（3）重大风险项处置进展。报告作为绩效考核及次年预算编制依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部考核指标：作废流程合规率（权重40%）、催收资金回收率（权重30%）；

（2）法务部考核指标：法律意见出具时效（权重20%）、纠纷发生率（权重10%）；

（3）财务部考核指标：资金回收确认准确率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度评估+季度考核+年度审计；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统导出）+现场核查（抽查合同档案）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题（如审批超时）：责任部门7个工作日内整改；

-重大问题（如跨境合规疏漏）：决策委员会指定专项小组30个工作日内完成整改；

（2）问责机制：整改不力直接责任人取消当季评优资格。

7.4持续改进流程

（1）优化建议来源：业务部门、内控审计、客户投诉；

（2）优化流程：法务部每半年收集优化建议，经决策委员会审议后纳入制度修订。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-提前完成重大合同作废（奖励金额达标的5%）；

-发现合同作废漏洞并避免损失（精神奖励+年度奖金）；

（2）奖励程序：部门推荐→法务部复核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按流程执行审批（罚款500元）；

（2）较重违规：作废合同未同步更新系统（罚款1000元）；

（3）严重违规：跨境合同未履行属地合规（罚款5000元，情节严重移送司法）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：按违规金额/影响程度分级处罚；

（2）处罚程序：调查取证→责任认定→告知→审批→执行，被处罚人有权要求复核。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）复议流程：法务部受理→提交决策委员会审议→5个工作日内答复。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对客户集中破产导致批量合同作废制定预案，包括：

-启动“法务-财务-销售”应急小组；

-延长审批时效至5个工作日；

-加大催收力度但需控制法律风险；

（2）危机公关：由公关部制定“作废合同信息披露指引”，涉及跨境业务需遵守《数据出境安全评估办法》。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、疫情导致的合同无法履行；

（2）处理流程：提交《例外情况说明函》，经法务部+内控部双签确认，决策委员会审批豁免部分程序。

9.3危机公关与善后

（1）善后措施：对作废合同涉及的实物珠宝进行资产核销，财务部出具《资产减值说明》；

（2）跨国适配：在西班牙、瑞士等市场增设“本地合规顾问”，制定差异化危机预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司法务部负责解释，解释意见需以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司合同管理办法》（文号：企制度字〔2023〕015号）；

（2）《财务审批管理办法》（文号：企制度字〔2023〕016号）；

（3）《内控手册》（文号：企内控字〔2023〕008号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整、审计发现重大缺陷；

（2）修订流程：法务部起草→总经理办公会审议→董事会批准→全公司公示。废止制度需同步发布替代制度。

10.4生效与实施日期

本制度自2024年1月1日起生效，过渡期30个工作