珠宝公司原材料查验考核制度

珠宝公司原材料查验考核制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《珠宝玉石质量鉴别标准》（GB16552）、《贵金属饰品有害物质限量》（GB20984）等国家法律法规，参照《联合国跨国公司行为守则》《OECD国际商务行为准则》等国际公约，结合珠宝行业特性及公司“价值创造、风险防控、效率提升”战略目标制定。为规范原材料查验管理，防控采购风险，提升供应链效率，保障产品质量安全，维护公司及消费者合法权益，特制定本制度。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及原材料采购、入库、存储、领用等环节的业务活动及关联人员，包括但不限于采购部、质检部、仓储部、财务部、生产部等部门的正式员工、外包服务单位及合作供应商。适用范围涵盖贵金属、宝石、镶嵌辅料等各类珠宝原材料。例外场景包括紧急采购、小额零星采购（金额低于公司规定标准），此类业务需经总经理特别授权后方可豁免部分查验流程，但须符合本制度补充规定。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：所有查验活动必须符合国家法律法规、行业标准及国际公约要求。

1.3.2权责对等原则：明确各环节责任主体及权限，确保权责匹配。

1.3.3风险导向原则：聚焦高价值、高风险原材料查验，实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则：优化查验流程，减少不必要环节，提升运营效率。

1.3.5持续改进原则：基于风险变化、技术进步及业务发展动态优化制度。

1.3.6国际化适配原则：跨境采购需遵循目标市场法律法规及公司属地化合规要求。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《采购管理办法》《仓储管理规范》《财务报销制度》等关联制度形成管理闭环。制度冲突时，以本制度为准，特殊场景由总经理办公会裁决。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司原材料查验管理遵循“董事会决策、总经理统筹、部门执行、内控监督”的层级架构。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会审议年度查验预算及重大风险事件；采购部、质检部、仓储部等执行层部门按职责分工落实查验活动；内控部、审计部实施常态化监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会：审议年度原材料查验管理预算及重大采购策略。

2.2.2董事会：审批金额超过人民币1000万元的采购合同，决定重大查验标准变更。

2.2.3总经理办公会：审批金额50-1000万元的采购合同，协调跨部门查验争议。

2.3执行机构与职责

2.3.1采购部：负责供应商资质查验、采购合同审核及到货初步核对。

2.3.2质检部：负责原材料质量检验及风险判定，出具查验报告。

2.3.3仓储部：负责查验合格原材料入库登记及存储环境管控。

2.3.4财务部：负责查验相关费用审核及付款支持。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：每月抽查10%以上查验记录，核查关键控制点执行情况。

2.4.2审计部：每年开展一次专项审计，重点检查高价值原材料查验覆盖度。

2.4.3合规部：负责跨境采购查验的属地法规适配，出具合规意见书。

2.5协调与联动机制

建立“采购-质检-仓储”月度联席会议制度，协调查验标准及流程优化。涉外业务增设属地法务部联合审核机制，确保查验活动符合目标市场合规要求。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

3.1.1查验覆盖率达100%（特殊场景经审批豁免）。

3.1.2查验差错率≤0.5%（高价值原材料≤0.1%）。

3.1.3查验平均时长≤3个工作日（紧急采购≤1个工作日）。

3.1.4供应商合格率达95%以上（年度考核指标）。

3.2专业标准与规范

3.2.1贵金属查验：采用XRF光谱仪检测纯度，风险点（高/中/低）包括：

-高风险：足金纯度（对应防控措施：双人复核、留样检测）

-中风险：K金成色（对应防控措施：第三方检测机构验证）

-低风险：银饰含银量（对应防控措施：供应商资质审核）

3.2.2宝石查验：参照GB16552标准，风险点：

-高风险：红蓝宝石净度（对应防控措施：显微镜逐颗检测）

-中风险：翡翠产地（对应防控措施：区块链溯源验证）

3.2.3跨境采购需额外查验目标市场《消费品安全法》合规性，由合规部出具适配方案。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：

-风险矩阵法：按金额（>500万元为高）、价值（>1000万元的宝石为高）划分管控等级

-全生命周期管理：从供应商准入到成品入库全流程覆盖

3.3.2管理工具：

-ERP系统自动触发查验任务（如采购订单金额>200万元需质检部介入）

-OA系统实现查验单电子流转（审批节点：采购部经理-质检部经理-仓储部经理）

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起：采购部根据生产计划发起采购申请，需附供应商预审报告（由质检部提供）。

4.1.2审核：采购部审核合同条款，质检部审核技术参数，财务部审核预算。

4.1.3执行：供应商送货时，仓储部核对实物与送货单，质检部实施查验。

4.1.4归档：查验合格后，质检部出具查验报告，采购部录入ERP系统，仓储部登记入库。

4.2子流程说明

4.2.1供应商查验流程：采用“一票三查”模式（资质查、样品查、批次查），由质检部牵头，采购部配合。

4.2.2紧急采购流程：采购部提交加急申请，总经理授权后可简化查验（但需补充检测），财务部3日内付款。

4.3流程关键控制点

4.3.1供应商准入控制点：资质查验（需提供ISO9001认证），由采购部负责，质检部复核。

4.3.2到货查验控制点：采用“抽检+全检”结合方式（贵金属全检，宝石按1%比例抽检），质检部责任主体。

4.3.3高风险材料双重校验：钻石、红蓝宝石需经国家级鉴定机构二次验证（合规部协调）。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部组织全流程复盘，基于以下标准优化：

-查验时长减少10%以上（目标值≤2.4个工作日）

-报废率降低5%（目标值≤0.45%）

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1采购权限：

-金额≤50万元：采购部经理审批

-50万元<金额≤200万元：总经理审批

-金额>200万元：董事会审批

5.1.2查验权限：

-质检部经理（中风险材料最终判定权）

-总经理（紧急查验标准变更权）

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批：采购合同金额超过200万元的需经总经理办公会审议。

5.2.2查验标准审批：涉及国际标准（如ISO4902宝石鉴定）的需合规部备案。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，有效期不超过1年，临时代理需采购部经理签字确认，代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批：采购部提交情况说明及风险评估报告，总经理特批。

5.4.2补批流程：未及时审批的需在2个工作日内补办，逾期按管理红线处理。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：查验单需包含供应商信息、批次号、数量、查验结果等要素，电子版与纸质版双备份。

6.1.2痕迹留存：质检部留存10%以上查验样品（贵金属保存3年，宝石保存5年）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：内控部每月开展“三查”：查验单完整性查、ERP数据一致性查、实物抽盘查。

6.2.2专项监督：针对连续3次查验不合格的供应商，由质检部牵头联合审计部开展专项调查。

6.3检查与审计

6.3.1日常检查：仓储部每日抽查入库查验单（比例≥5%），发现问题立即反馈采购部。

6.3.2年度审计：审计部需核查：

-价值超过500万元的宝石100%查验覆盖

-足金原材料查验报告电子存档率100%

6.4执行情况报告

每月5日前由采购部汇总上月查验情况，报告需包含：

-各品类查验覆盖率统计

-查验不合格项及整改措施

-异常事件分析

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1采购部考核：查验差错率（权重40%）、供应商合格率（权重30%）。

7.1.2质检部考核：查验报告及时性（权重20%）、技术判定准确率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

7.2.1月度评估：由内控部根据系统数据及抽查结果评分。

7.2.2年度评估：结合KPI及审计结果，由总经理办公会审议。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改，由责任部门提交报告

-重大问题：30个工作日内整改，需提交专项方案经总经理审批

7.3.2责任追究：连续2次未按期整改的责任人降级，3次以上取消评优资格。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议来源：审计报告、供应商投诉、技术革新。

7.4.2审批路径：部门提出→内控部评估→总经理办公会审批→采购部实施。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：

-查验创新（如开发宝石AI识别系统）

-连续6个月零差错

-重大风险事件提前预警

8.1.2程序：部门提名→内控部审核→总经理批准→财务部发放（奖金不超过当月工资30%）。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：查验单信息不全（罚款100-500元）。

8.2.2较重违规：未执行全检程序（罚款500-2000元）。

8.2.3严重违规：导致产品召回（罚款2000元以上，取消年度评优）。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚方式：经济处罚+降级+解雇（严重违规直接解雇）。

8.3.2程序：调查取证→告知当事人→听证（严重违规必须听证）→审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚决定后3日内提出书面申请。

8.4.2复议流程：合规部受理→2日内组织复议→5日内出具结果→存档备查。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1预案启动条件：出现镉超标（参考GB20984）、钻石血钻等合规事件。

9.1.2责任分工：

-应急组：总经理挂帅，采购部、质检部、法务部为成员

-信息组：合规部负责对外沟通

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：战乱地区采购、紧急修复用贵金属。

9.2.2处理流程：采购部提交申请→内控部评估风险→总经理审批→合规部备案。

9.3危机公关与善后

9.3.1口径统一：危机事件由法务部制定《沟通备忘录》。

9.3.2跨境适配：针对美国市场镉超标事件，需遵循《儿童产品安全法》进行召回。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由公司内控部负责解释，解释意见经总经理批准后发布。

10.2相关制度索引

-《采购管理办法》（文号：企制度[2023]005号）第3.4条

-《仓储管理规范》（文号：企制度[2023]012号）第2.8条

10.3修订与废止程序

制度修订需经总经理办公会审议，发布前在OA系统公示5个工作日。废止制度需形成书面决议并存档。

10.4生效与实施日期

本制度自2024年1月1日起施行，