服装公司员工离职管理办法

服装公司员工离职管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动合同法实施条例》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》等相关国家法律法规，参照《劳动保障监察条例》《企业内部控制基本规范》等行业标准，并符合《跨国公司管理实务指南》等国际公约要求，同时结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”的核心导向及数字化转型战略制定。针对当前员工离职管理中存在的流程不规范、风险点分散、跨部门协同效率低下、国际化业务合规性不足等痛点，旨在规范离职管理全流程，有效防控用工风险，提升人力资源配置效率，保障公司及员工合法权益。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有正式员工（含全职、兼职、派遣、外包等），以及因业务合作需履行离职管理义务的关联人员（如长期合作顾问、实习生等）。覆盖全业务领域及所有部门，重点岗位（如核心技术、财务、法务等）离职需经人力资源部及业务部门双重审核。例外场景包括：短期项目合同到期自动终止、试用期未通过未签书面合同等，需按《合同管理补充规定》执行。重大事项（如高管离职、批量离职等）需经总经理办公会审批，审批权限按《权限与审批管理》执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及当地劳动法律法规，确保离职各环节合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各级审批及执行主体责任，权责边界清晰。

1.3.3风险导向原则：聚焦离职过程中的核心风险点（如未结薪资、保密协议违约、工伤处理等），制定针对性防控措施。

1.3.4效率优先原则：优化流程节点，减少冗余审批，提升离职办理时效。

1.3.5持续改进原则：基于业务变化、政策调整及监督反馈动态优化制度。

1.3.6平等自愿、公平诚信原则：保障离职双方合法权益，禁止歧视性条款。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与《员工手册》《财务报销管理办法》《信息安全管理制度》等关联制度形成管理闭环。冲突条款优先适用本制度，若与上位制度冲突，需经董事会审议调整。制度修订需同步更新《制度汇编目录》，确保横向衔接顺畅。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司离职管理遵循“决策层-执行层-监督层”三层架构。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大离职事项（如高管离职、涉及诉讼离职等）的最终审批；执行层由人力资源部牵头，财务部、法务部、IT部等部门配合，负责具体流程执行；监督层由内控部、审计部负责，对流程合规性、风险防控进行独立监督。各层级职责明确，形成闭环管理。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会：审定涉及公司战略、高管层离职的补偿方案及争议处理机制。

2.2.2总经理办公会：审批年度离职率控制计划、重大离职补偿方案及跨部门协调事项。

2.2.3部门负责人：审批本部门员工常规离职申请，落实部门内离职交接。

2.3执行机构与职责

2.3.1人力资源部（主责）：统筹全流程管理，包括离职申请受理、手续办理、风险核查、系统操作等，对应风险等级为中。

2.3.2财务部（配合）：负责薪资结算、社保公积金终止、经济补偿金支付等，对应风险等级为中。

2.3.3法务部（配合）：提供离职协议、保密条款等法律支持，对应风险等级为高。

2.3.4IT部（配合）：负责系统权限撤销、数据备份等，对应风险等级为中。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部：嵌入离职流程的三个关键内控环节（离职审批合规性核查、经济补偿金核算准确性、离职资料完整性核对），对应风险等级为高。

2.4.2审计部：每年开展离职专项审计，重点核查补偿金支付合规性、风险点防控有效性，对应风险等级为高。

2.5协调与联动机制

建立跨部门离职管理常态化沟通机制，每月召开协调会，通过OA系统共享信息。涉外业务需增设属地合规审查环节，由法务部牵头，人力资源部配合，确保符合当地劳动法要求。

第三章人力资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标：离职流程办理时效≤5个工作日，补偿金支付准确率100%，劳动争议发生率≤0.5%。

3.1.2核心KPI：离职申请提报及时率≥95%，手续办理完整性100%，风险事件零发生。

3.2专业标准与规范

3.2.1标准要求：离职协议签署率100%，经济补偿金按《劳动合同法》标准执行，离职面谈覆盖率≥80%。

3.2.2风险控制点及措施：

-高风险点（经济补偿金争议）：需法务部提前审核补偿方案，对应措施为提供标准模板（见附件1）。

-中风险点（离职面谈缺失）：纳入员工绩效评估，对应措施为系统强制记录面谈内容。

-低风险点（资料收集不完整）：通过电子表单自动校验，对应措施为系统红字提示。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法：采用全生命周期管理（入职-在职-离职），结合PDCA循环持续优化。

3.3.2管理工具：通过OA系统提报离职申请，ERP结算薪资，CRM管理离职面谈记录，确保数字化衔接。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起：员工提交离职申请（OA表单提报，需部门负责人签字），人力资源部同步通知财务部、IT部。

4.1.2审核：人力资源部审核离职原因、补偿方案（法务部参与高风险项），财务部确认薪资结算，IT部撤销系统权限。

4.1.3执行：人力资源部归档离职资料，财务部支付补偿金及尾款，IT部执行权限撤销。

4.1.4归档：人力资源部建立离职员工档案，电子+纸质双备份，存档期限3年。

4.2子流程说明

4.2.1经济补偿金结算子流程：离职前30日人力资源部发起补偿方案，法务部审核后提交总经理审批，财务部同步准备资金，对应风险点需双重校验（法务+财务联合复核）。

4.2.2知识产权交接子流程：通过CRM系统强制记录离职面谈内容，IT部同步备份相关数据，对应风险点需交叉复核（人力资源部+IT部联合检查）。

4.3流程关键控制点

4.3.1控制点1：离职协议签署前法务部审核（核查补偿方案合规性），核查方式为系统留痕，责任主体为法务专员。

4.3.2控制点2：薪资结算前财务部确认（核对未结薪资、扣款明细），核查方式为ERP数据校验，责任主体为财务主管。

4.3.3控制点3：系统权限撤销前IT部验证（确认账户状态），核查方式为系统日志查询，责任主体为IT工程师。

4.4流程优化机制

每年12月1日人力资源部组织全流程复盘，通过系统数据统计（离职率、办理时效等）识别瓶颈，经总经理办公会审议后实施优化方案，优化内容需同步更新至OA系统。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1普通员工离职：部门负责人审批离职申请（权限标准≤10人部门），人力资源部复核。

5.1.2核心员工离职：需经部门负责人+人力资源部双审批，总经理审批经济补偿金≥10万元事项。

5.1.3高管离职：董事会审批补偿方案，人力资源部执行具体流程。

5.2审批权限标准

5.2.1金额审批：补偿金≤5万元由人力资源部审批，>5万元需总经理审批，>50万元需董事会审批。

5.2.2时限标准：常规离职审批时效≤3个工作日，紧急离职（如工伤）需加急通道，审批时效≤1个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年，临时代理需部门负责人书面确认，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急离职需加急通道，加急审批需附风险评估报告（法务部出具），留存OA系统审批痕迹。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范：通过OA系统提报离职申请，电子表单需部门负责人、人力资源部双重签字，纸质流程需签字并盖章。

6.1.2痕迹留存：电子数据需系统自动归档，纸质资料需人力资源部专人管理，确保可追溯。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督：人力资源部每周抽查离职流程执行情况，每月汇总至内控部。

6.2.2专项监督：内控部每季度开展离职专项检查，覆盖三个关键内控环节（离职协议审核、经济补偿金核算、资料完整性核对）。

6.3检查与审计

6.3.1日常检查：人力资源部每月开展，核查表单完整性，整改率100%。

6.3.2专项审计：审计部每年4月开展离职专项审计，核查重点为补偿金支付合规性、争议事件处理，审计结果需提交总经理办公会。

6.4执行情况报告

每月5日前人力资源部提交执行报告，含离职数据统计、风险事件、改进建议，作为绩效考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标：离职办理时效（权重30%）、补偿金准确率（权重30%）、争议事件发生率（权重40%）。

7.1.2评分标准：按“优秀（≤3个工作日）”“合格（3-5个工作日）”“不合格（＞5个工作日）”分级。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期：月度评估由人力资源部执行，年度评估由总经理办公会审议。

7.2.2评估方法：数据统计（ERP+OA）、现场核查（抽样离职档案）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程：发现问题→人力资源部制定方案→总经理审批→执行→内控部复核。

7.3.2分类标准：一般问题（≤7个工作日整改），重大问题（≤30个工作日整改），紧急问题（24小时内响应）。

7.4持续改进流程

基于考核、审计、业务变化动态优化制度，建议通过系统自动提报，减少人工干预。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形：流程办理时效最优、风险防控突出贡献等。

8.1.2奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（奖金300-1000元）。

8.1.3程序：部门推荐→人力资源部审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：未按时提交资料，对应处罚为通报批评。

8.2.2较重违规：补偿金支付错误，对应处罚为部门通报+扣绩效。

8.2.3严重违规：未签署离职协议即办理，对应处罚为追回补偿金+行政处分。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准：按“警告（单次）”“记过（3个月）”“降级（6个月）”分级。

8.3.2程序：调查取证→人力资源部拟稿→员工申辩→总经理审批→执行。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件：收到处罚通知3个工作日内提出。

8.4.2复议流程：提交申诉书→人力资源部复核→总经理办公会审议→5个工作日内出具结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1重大离职风险预案：高管离职触发应急机制，人力资源部、法务部、公关部24小时内启动预案。

9.1.2危机处理：通过CRM系统实时监控离职舆情，公关部按预案发布口径。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景：员工突发疾病无法提交书面申请，需附医院证明。

9.2.2处理流程：部门负责人报备→人力资源部确认→加急执行。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体：公关部牵头，人力资源部配合。

9.3.2沟通口径：通过公司官网发布《员工离职公告》，确保信息透明。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由人力资源部负责解释，解释意见需形成书面文件。

10.2相关制度索引

-《员工手册》（文号2023-001）第5.2条

-《财务报销管理办法》（文号2023-005）第3.1条

-《信息安全管理制度》（文号2023-008）第4.3条

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会