某家具公司会议室使用规定（规则）

某家具公司会议室使用规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消防法》《中华人民共和国节约能源法》等国家相关法律法规，参照ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系及国际办公空间管理标准，结合家具行业特性及公司国际化经营战略制定。针对公司会议室资源分配不均、使用冲突、维护不当等管理痛点，核心目标在于规范会议室使用流程，防控资源浪费、安全隐患及合规风险，提升运营效率与跨部门协作效能。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司全体正式员工、外包服务提供商及合作单位，覆盖所有办公场所的会议室（含总部、海外分支机构及临时租赁空间）。适用场景包括但不限于会议、培训、客户接待、视频沟通等。例外场景包括紧急危机处理、高管临时指定使用等，需经总经理办公会审批备案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：遵守国家及属地法律法规，符合公司内部控制规范；

（2）权责对等原则：明确各层级使用权限与责任主体，禁止无授权使用；

（3）风险导向原则：聚焦资源冲突、安全隐患、信息安全等高风险点；

（4）效率优先原则：优化审批流程，支持敏捷会议需求；

（5）持续改进原则：基于数据反馈与数字化工具迭代管理标准。

1.4制度地位与衔接

本规定为专项性管理制度，处于公司制度体系第三层级，与《财务报销制度》《信息安全管理办法》《安全生产管理制度》等制度衔接。冲突时以本规定为准，涉及国际业务需适配当地法律差异，由法务部出具合规意见。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司会议室管理实行三级管控：决策层（董事会）负责审批年度预算与重大空间调整；执行层（总经理办-行政部）负责制度制定与日常监督；监督层（内控部）负责风险审计与合规检查。海外分支机构参照属地化调整，但需报总部备案。

2.2决策机构与职责

董事会负责审议年度会议室使用预算及重大空间改造方案，审批权限金额上限为100万元人民币；总经理办公会负责季度使用效率评估及例外场景审批，审批权限金额上限为50万元。

2.3执行机构与职责

（1）行政部（主责）：统筹总部会议室资源调度，建立电子派位系统，每月发布使用报告；

（2）IT部（配合）：保障会议系统（视频、投影）运行，定期维护设备；

（3）各部门（协同）：按需提交使用申请，维护本部门使用设备。

2.4监督机构与职责

（1）内控部（主责）：每季度抽查使用记录，核查合规性；

（2）合规部（配合）：监督跨国会议的属地合规性；

（3）审计部（专项）：每年开展一次专项审计，重点核查闲置率与能耗。

2.5协调与联动机制

建立“月度会议室管理联席会”，由行政部牵头，IT、财务、内控部门参与，协调跨部门冲突。涉外业务增设“属地合规协调岗”，由法务部指定专员跟进。

第三章会议室资源管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）使用率：核心会议室年使用率≥80%，闲置率≤15%；

（2）审批时效：电子申请审批≤2小时，纸质申请≤4小时；

（3）设备故障率：≤1次/季度。

3.2专业标准与规范

（1）分类标准：按容量分为“大（≥30人）”“中（10-29人）”“小（<10人）”三类；

（2）配置标准：配备投影仪、视频会议系统、白板等，高风险设备（如智能中控）需双人操作；

（3）风险点及防控措施：

-高风险点：设备损坏（防控：使用前检查，事后责任认定）；

-中风险点：使用冲突（防控：系统自动派位，优先保障跨国会议）。

3.3管理方法与工具

（1）全生命周期管理：从规划（面积/布局设计）到废弃（残值处置）；

（2）数字化工具：采用OA系统派位，集成钉钉/Teams视频会议接口；

（3）PDCA循环：每月复盘，每季度优化设备配置。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“申请-审批-使用-反馈”闭环：

（1）发起：员工通过OA系统提交申请，填写时长、参会人数、设备需求；

（2）审核：行政部自动派位，金额>1万元需部门负责人审批；

（3）执行：使用后提交电子签到表，IT部核对设备运行；

（4）归档：系统自动生成使用记录，存档期限3年。

4.2子流程说明

（1）跨国会议流程：需提前5个工作日提交属地合规评估报告，行政部协调时差；

（2）临时租赁流程：按月批量审批，超预算需总经理审批，合同归财务部备案。

4.3流程关键控制点

（1）派位系统校验：行政部每日核对系统数据，高风险时段（如上午9点）需人工复核；

（2）能耗监控：IT部每月汇总各会议室电耗，超标区域限用空调；

（3）风险触发：连续3次使用投诉的会议室自动降级为临时配置。

4.4流程优化机制

每年6月开展全流程模拟测试，重点关注跨境会议的时差适配，优化方案需经内控部评估。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”划分：

（1）日常会议：部门主管直接派位，金额≤5万元；

（2）部门培训：部门负责人审批，金额≤10万元；

（3）跨国会议：分管副总审批，金额>20万元需董事会备案。

5.2审批权限标准

（1）金额路径：1万元以下行政部直接派位，1-10万元部门主管审批，10-50万元分管副总；

（2）特殊场景：涉及海外分支机构使用需报总部，审批时限加3个工作日。

5.3授权与代理机制

授权需书面备案，期限不超过1年，临时代理需主管签字，最长15天。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：需附风险评估报告，审批人需注明“临时”字样；

（2）补批要求：逾期未补批的自动作废，责任部门罚款500元。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）痕迹留存：电子申请需审批人电子签章，纸质需签字扫描；

（2）操作规范：使用后需填写设备检查表，IT部抽查比例20%；

（3）违规判定：未按时反馈使用记录的，列入部门考核。

6.2监督机制设计

（1）日常检查：行政部每周抽查5间会议室，重点核查清洁与设备完好率；

（2）专项审计：内控部结合能耗数据，核查是否存在超配现象。

6.3检查与审计

（1）审计频次：每年4月开展使用效率审计，覆盖前一年80%的会议室；

（2）审计报告：需包含“闲置率超标的部门名单”等关键指标。

6.4执行情况报告

每月5日前行政部提交报告，含“使用率排名”“设备故障统计”“跨境会议占比”等核心数据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核：会议室使用率、投诉率、设备完好率各占30%；

（2）个人考核：主管级以上需承担闲置率超标的连带责任。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：行政部统计各部门使用时长，超均值20%的需说明原因；

（2）年度评估：结合审计结果，调整次年资源配置。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：7个工作日内整改，如“投影仪故障”；

（2）重大问题：30日内提交专项方案，如“会议室布局不合理”。

7.4持续改进流程

基于“审计问题-业务需求”双轮驱动，每年修订制度，修订内容需经内控部合规性复核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续季度使用率提升20%以上、创新节约方案等；

（2）奖励标准：精神奖励为主，物质奖励不超过部门年度预算的1%。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按时反馈使用记录；

（2）较重违规：擅自占用他人会议室超过2小时；

（3）严重违规：造成设备损坏未赔偿。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：警告-罚款-降级，罚款上限1000元；

（2）执行流程：调查-告知-审批-执行，保留书面记录。

8.4申诉与复议

申诉需提交书面材料，合规部5个工作日内复核，复议决定最终生效。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：地震/断电时优先保障董事会会议室，由行政部协调疏散；

（2）危机处理：突发事件需在1小时内上报，由公关部统一口径。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：高管临时接待重要客户、政府检查等；

（2）审批要求：需附“必要性说明”及“资源影响评估”。

9.3危机公关与善后

（1）境外适配：遵守当地隐私法，如德国GDPR需匿名化处理会议录音；

（2）善后措施：每月5日前完成上月会议照片存档，归档于ISO文件库。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由行政部负责解释，解释意见经法务部复核后报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《财务报销制度》第5.3条（会议费报销标准）；

（2）《信息安全管理办法》第3.8条（涉密会议保密要求）。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，修订内容在官网