家具公司销售合同服务制度

家具公司销售合同服务制度家具公司销售合同服务制度

第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合家具行业销售特点及公司实际情况制定。目的是规范销售合同全生命周期管理，防范合同风险，提升客户满意度，保障公司合法权益，促进销售业务健康发展。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及家具产品销售合同签订、履行、变更、终止等环节的管理活动。适用对象包括销售部、法务部、财务部、仓储物流部、客户服务部等相关部门及全体员工。

1.3核心原则

销售合同服务管理遵循合法合规、权责明确、流程规范、风险可控、高效便捷的核心原则。所有合同服务活动必须严格遵守国家法律法规及公司内部控制要求。

1.4制度地位

本制度为公司一级管理制度，与《公司内部控制基本规范》《销售管理制度》《合同管理制度》等制度相互衔接，构成公司销售合同管理体系的组成部分。各相关制度不得与本制度相抵触。

第二章管理组织体系

2.1管理组织架构

公司成立销售合同服务管理委员会，由总经理担任主任委员，成员包括销售总监、法务总监、财务总监、仓储总监及相关部门负责人。下设合同服务办公室，配备专职合同管理员，隶属于法务部。

2.2决策机构与职责

销售合同服务管理委员会负责制定销售合同服务管理制度，审批重大合同风险控制策略，决策重大合同纠纷处理方案。主要职责包括：建立合同服务标准体系，审定关键风险控制措施，监督合同服务制度执行情况。

2.3执行机构与职责

销售部负责销售合同的具体签订与履行支持，法务部负责合同法律审核与风险管控，财务部负责合同款项收付管理，仓储物流部负责合同产品配送，客户服务部负责合同履行后客户关系维护。各部门需明确岗位合同服务职责，建立岗位合同服务手册。

2.4监督机构与职责

内部审计部负责定期对销售合同服务制度执行情况进行独立审计，纪检部门负责监督合同服务过程中的违规行为。各部门负责人对本科室合同服务合规性负首要责任。

2.5协调机制

建立合同服务跨部门协调会议制度，每月召开一次。遇重大合同或紧急情况可临时召集。协调机制包括：建立合同服务信息共享平台，明确各环节信息传递路径与时限，设立合同服务争议调解小组。

第三章销售合同服务标准

3.1管理目标与指标

合同签订及时率目标达到98%以上，合同审核通过率保持在95%以上，合同履行投诉率控制在3%以内，合同纠纷胜诉率达到90%以上。建立合同服务KPI考核体系，纳入相关部门及岗位绩效考核。

3.2专业标准与规范

制定《家具销售合同标准模板库》，明确不同产品类型、销售渠道、交易金额的合同模板。规范合同关键条款表述，包括产品规格、质量标准、价格条款、付款方式、交货方式、违约责任等。

3.3管理方法与工具

采用合同生命周期管理方法，将合同服务分为售前咨询、合同拟定、法律审核、签订履行、变更解除、归档管理六个阶段。使用合同管理系统实现电子化签约、审批、存档，并与ERP/OA/CRM系统实现数据对接。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售合同服务主流程包括：客户需求响应→合同初稿拟定→销售审批→法务审核→财务确认→合同签订→执行跟踪→履行评价七个基本步骤。各环节需设置标准化作业指导书。

4.2子流程说明

根据合同类型设置子流程：零售合同简易流程（直接销售合同签订）、批发合同标准流程（含信用审核）、工程合同复杂流程（多阶段付款）。特殊合同类型需编制专项流程说明。

4.3流程关键控制点

高风险控制点1：合同金额超过50万元人民币的合同必须由法务部提供专项法律意见（高）；高风险控制点2：分期付款合同必须经财务部进行现金流评估（高）；高风险控制点3：涉及出口合同的必须进行外汇合规审查（中）。

4.4流程优化机制

建立合同服务流程持续改进机制，每季度评估流程效率。优化方向包括：简化审批环节，缩短合同处理周期，降低操作成本。建立流程异常报告制度，对超时未完成环节进行责任追溯。

第五章权限与审批

5.1权限矩阵设计

销售合同服务权限按金额层级设置：金额低于5万元人民币的合同由销售部经理审批；金额5-20万元人民币的合同需经销售总监审批；金额20-50万元人民币的合同需经法务总监会签；金额超过50万元人民币的合同需总经理审批。

5.2审批权限标准

审批权限设置遵循"按金额分级、按合同类型分类、按风险等级排序"原则。特殊合同类型（如租赁合同、定制合同）需增设专业部门会签环节。建立动态调整机制，根据业务发展情况调整审批权限。

5.3授权与代理机制

建立合同授权管理制度，销售代表对外签订合同必须获得书面授权。授权书需明确授权范围、期限、金额限制。代理人签订合同需同时持有授权书和本人身份证件，法务部备案。

5.4异常审批流程

设置三级异常审批机制：销售部门提出书面申请→管理委员会初审→总经理终审。异常审批时限不超过3个工作日。建立异常审批台账，明确责任部门及整改要求。

第六章执行与监督

6.1执行要求与标准

所有合同服务活动必须使用标准合同模板，规范填写关键条款。合同签署必须采用电子签名或符合要求的书面形式。合同执行过程中变更必须履行书面确认程序。

6.2监督机制设计

建立合同服务全过程监督机制，包括：销售过程监督、合同审核监督、履行监督、归档监督。设置合同服务监督员制度，由各部门指定专人负责本科室合同服务监督。

6.3检查与审计

内部审计部每半年对合同服务制度执行情况进行全面检查，重点检查合同审批规范性、风险控制有效性。各相关部门每月开展自查，建立问题整改台账。

6.4执行情况报告

建立合同服务执行情况月报制度，内容包括：合同签订数量与金额、审批周期、风险事件、问题整改等。月报需经销售总监、法务总监审核后报管理委员会。

第七章考核与改进

7.1绩效考核指标

设置合同服务KPI考核指标体系，包括：合同签订及时率、合同审核通过率、合同履行投诉率、合同纠纷胜诉率、合同模板使用率等。考核结果与部门及个人绩效挂钩。

7.2评估周期与方法

合同服务考核按月度进行过程评估，按季度进行综合评估。评估方法包括：数据统计、现场检查、客户调查、审计抽查。建立考核结果反馈机制，明确改进方向。

7.3问题整改机制

建立合同服务问题整改闭环管理，对检查发现的问题必须制定整改方案、明确责任部门、设定完成时限。法务部负责跟踪整改落实情况，重大问题提交管理委员会协调解决。

7.4持续改进流程

建立合同服务持续改进PDCA循环机制，定期收集客户反馈、分析合同数据、评估制度有效性。每年开展制度修订评估，对不适应业务发展的条款及时进行调整。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

设立合同服务专项奖励，对合同签订效率突出、风险防控得当、客户满意度高的部门和个人给予奖励。奖励标准包括：合同提前完成率、风险事件避免数、客户表扬次数等。奖励程序需经管理委员会审批。

8.2违规行为界定

明确合同服务违规行为类型及认定标准：合同要素缺失、审批超时、擅自变更条款、印章使用不规范、泄密等。建立违规行为分级处理机制。

8.3处罚标准与程序

设置分级处罚标准：警告→通报批评→绩效扣减→降级→解除劳动合同。处罚程序包括：违规事实调查→责任认定→处罚决定→申诉处理→执行备案。

8.4申诉与复议

建立合同服务处罚申诉机制，受处罚者可在收到处罚决定后5个工作日内提出书面申诉。申诉程序包括：部门复核→管理委员会复议→最终决定。确保申诉过程公正透明。

第九章附则

9.1制度解释权归属

本制度由销售合同服务管理委员会负责解释，成员单位负责人可提请成立临时解释小组。

9.2相关制度索引

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国民法典》

3.《公司内部控制基