2026年古籍修复公司低值易耗品管理制度

2026年古籍修复公司低值易耗品管理制度第一章总则第一条为规范公司低值易耗品的采购、入库、领用、使用、盘点、报废等全流程管理，降低运营成本，保障古籍修复工作的有序开展，结合古籍修复行业物料使用特点和公司实际经营情况，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》等相关规定，制定本制度。第二条本制度所称低值易耗品，是指单位价值在规定标准以下（单次采购单价低于2000元）、使用年限在一年以内，不能作为固定资产核算，但能多次使用且保持原有实物形态的各类物品，涵盖古籍修复专用物料、通用办公物料、工具类物料等。第三条本制度适用于公司各部门（含古籍修复部、行政部、财务部、业务部等）所有低值易耗品的采购、管理、使用及核算工作，全体员工均需严格遵守本制度规定。第四条低值易耗品管理遵循“统一归口、按需采购、规范领用、节约使用、账实相符、全程可控”的基本原则，既要满足古籍修复专业工作的物料需求，又要杜绝浪费和物料流失。第五条公司将低值易耗品管理纳入部门日常管理考核范围，建立物料使用台账，定期开展管理情况检查，确保物料管理规范、成本可控。第二章管理职责分工第六条行政部是公司低值易耗品的归口管理部门，主要职责：制定并修订公司低值易耗品管理制度，明确各类物料的管理标准和流程；统筹低值易耗品的采购计划编制、供应商筛选、采购执行及价格管控；负责低值易耗品的入库验收、分类存放、台账建立、发放登记等日常管理工作；组织开展低值易耗品的定期盘点工作，核对账实差异，督促相关部门整改问题；审核低值易耗品的报废申请，按规定办理报废处置手续，留存相关记录；配合财务部完成低值易耗品的核算工作，提供物料出入库、领用、报废等原始凭证；定期统计各部门低值易耗品使用情况，分析物料消耗规律，提出成本优化建议。第七条古籍修复部作为核心使用部门，主要职责：根据古籍修复工作任务量和物料消耗情况，按月提交修复专用低值易耗品的采购需求，注明物料规格、数量、质量标准等关键信息；指定专人负责本部门低值易耗品的领用、保管、分发工作，建立部门级物料使用台账；指导修复人员规范使用各类专用物料，杜绝浪费、损坏等行为，对稀缺修复物料实行专项管理；配合行政部开展物料盘点工作，核实本部门在用、库存物料数量，对盘盈盘亏情况说明原因；及时反馈修复专用物料的质量问题，提出物料采购优化建议。第八条财务部主要职责：负责低值易耗品的价值核算，按规定选择摊销方式（一次摊销法或五五摊销法），准确归集成本；审核低值易耗品采购报销凭证，核对采购金额、数量与合同、入库单的一致性；参与低值易耗品盘点工作，监督账实相符情况，对异常差异提出账务处理意见；定期分析低值易耗品成本构成，为公司成本管控提供数据支撑。第九条各部门员工的主要义务：按实际工作需求领用低值易耗品，严禁多领、冒领、私用公司物料；妥善保管和规范使用领用的物料，延长物料使用周期，减少不必要的损耗；发现物料质量问题、库存异常等情况，及时向本部门负责人或行政部反馈；配合完成物料盘点、报废核查等相关工作。第三章低值易耗品范围与分类第十条公司低值易耗品按用途分为以下四类，实行分类管理：古籍修复专用类：包括各类修复用纸（宣纸、竹纸、皮纸等）、修复用黏合剂（天然糨糊、糯米胶等）、防虫防霉物料（樟木块、防虫药剂等）、固色材料（明矾水、防虫液等）、装订辅料（棉线、绫绢、书签等）；修复工具类：包括镊子、裁纸刀、排笔、毛笔、棕刷、界尺、锥子、剪刀等可重复使用的小型工具；通用办公类：包括打印纸、复印纸、笔、笔记本、文件夹、订书机、回形针、胶水等日常办公物料；其他类：包括清洁用品（抹布、消毒液、吸尘器耗材等）、劳保用品（手套、口罩、围裙等）、临时使用的辅助物料等。第十一条对古籍修复专用稀缺物料（如特定年代的修复用纸、天然原料制作的黏合剂），行政部需单独建立专项台账，实行“一物一登记”管理，优先保障核心修复项目使用。第四章采购管理第十二条采购计划编制：每月25日前，各部门根据下月工作计划和物料库存情况，填写《低值易耗品采购需求表》，注明物料名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等，经部门负责人签字后提交行政部；行政部汇总各部门需求后，结合现有库存数量、物料消耗周期，编制《月度低值易耗品采购计划》，对单次采购金额超过5000元的计划，需报公司分管领导审批；古籍修复专用物料的采购计划，需经古籍修复部负责人审核确认质量标准，确保符合古籍修复工艺要求。第十三条采购方式：定点采购：对通用办公类、常规修复工具类物料，行政部通过公开比价确定2-3家定点供应商，签订年度供货协议，按月或按季度采购；专项采购：对古籍修复专用稀缺物料，行政部联合古籍修复部筛选具备专业资质的供应商，按批次询价采购，必要时实地考察供应商物料品质；应急采购：因突发修复任务需紧急采购物料的，经部门负责人和行政部负责人批准后，可简化采购流程，但需在采购后3个工作日内补充完善相关手续。第十四条采购验收：供应商送达物料后，行政部需在2个工作日内完成验收，核对物料名称、规格、数量、质量是否与采购计划一致，修复专用物料需由古籍修复部专人协助验收，验收合格后办理入库手续；验收不合格的，行政部需及时联系供应商退换货，不得入库使用。第五章入库与存放管理第十五条低值易耗品入库：验收合格的低值易耗品，行政部物料管理员需及时填写《低值易耗品入库单》，注明物料类别、名称、规格、数量、单价、入库日期、供应商、验收人等信息，一式三联，行政部、财务部、供应商各留存一联；物料管理员按物料分类建立电子和纸质台账，记录物料入库、出库、库存数量，做到日清月结，确保台账信息准确。第十六条物料存放要求：古籍修复专用物料需按特性存放：修复用纸需存放于干燥、通风、避光的库房，控制温湿度（温度18-22℃，湿度50%-60%）；防虫药剂需单独存放，远离修复用纸和办公区域；黏合剂需冷藏存放（如需），避免变质；修复工具类物料需分类收纳于专用工具箱，定期清洁保养，防止生锈、损坏；通用办公类物料集中存放于行政部物料库房，按品类分区摆放，张贴清晰标识；所有物料存放区域需做好防火、防潮、防虫、防盗措施，物料管理员每周检查一次存放环境，发现问题及时处理。第六章领用与使用管理第十七条低值易耗品领用：领用人员填写《低值易耗品领用单》，注明领用物料名称、规格、数量、领用用途、领用部门及领用人签字，经部门负责人批准后，到行政部办理领用手续；古籍修复专用物料实行“按需领用、限量领用”：单次领用修复用纸不超过当月修复任务所需量，稀缺物料单次领用不超过单项目修复用量，由修复部负责人额外审批；修复工具类物料首次领用实行“以旧换新”（新员工入职除外），损坏工具需交回行政部登记后，方可领用新工具；行政部物料管理员核对领用单信息后，发放物料并及时更新台账，领用单一式两联，行政部和领用部门各留存一联。第十八条物料使用规范：修复人员需按古籍修复工艺标准使用专用物料，严禁随意浪费（如裁剪纸张按需取用、黏合剂按需调配），对可回收利用的物料（如边角料纸张）需分类留存，用于辅助修复工作；通用办公物料需节约使用，推行无纸化办公，减少打印纸、复印纸的消耗；领用的物料仅限公司工作使用，严禁私自带出公司或挪作他用，特殊情况需借用的，需经部门负责人批准并登记归还时间。第七章盘点与核算管理第十九条盘点周期与流程：月度抽盘：行政部每月末对库存低值易耗品进行随机抽盘，抽盘比例不低于总品类的30%，重点抽盘修复专用稀缺物料；季度全盘：每季度末次月5日前，行政部联合财务部、各使用部门开展低值易耗品全盘，编制《低值易耗品盘点表》，注明物料名称、账面数量、实际数量、差异金额、差异原因等；盘点完成后，盘点人员签字确认，盘点表一式三联，行政部、财务部、公司存档各一联。第二十条差异处理：盘盈物料：查明原因后，若为台账记录错误，及时更正台账；若为供应商多送，联系供应商确认后作补入库或退回处理；盘亏物料：若为正常损耗（如修复物料自然挥发、工具正常损坏），经部门负责人和分管领导批准后，财务部按规定核销；若为管理不善、浪费、丢失等人为原因，追究相关责任人责任，按物料价值赔偿。第二十一条核算管理：财务部按“一次摊销法”对低值易耗品进行核算（修复工具类可采用“五五摊销法”），行政部每月向财务部提交物料出入库台账，财务部据此归集各部门物料成本，纳入部门绩效考核。第八章报废与处置管理第二十二条报废条件：修复工具类：损坏无法修复使用、失去原有功能（如镊子变形、剪刀钝损无法打磨）；修复专用物料：过期失效（如黏合剂变质、防虫药剂失效）、质量不符合修复要求（如纸张霉变、绫绢褪色）；通用办公物料：过期、损坏或失去使用价值；其他类物料：达到使用期限、失效或不符合安全使用标准。第二十三条报废流程：使用部门填写《低值易耗品报废申请表》，注明报废物料名称、数量、报废原因、处置建议，经部门负责人审核后提交行政部；行政部核查报废物料的实际状态，修复专用物料需由修复部专人确认报废原因，核查无误后报分管领导批准；报废物料由行政部统一处置：可回收利用的工具类物料按废旧物资变卖，收入上缴财务部；有害物料（如过期防虫药剂）按环保要求委托专业机构处置；无价值物料按生活垃圾分类处理，处置过程需留存记录。第九章监督与考核第二十四条行政部每季度对各部门低值易耗品使用情况进行检查，重点核查是否存在多领冒领、浪费、私用等行为，检查结果纳入部门季度考核。第二十五条考核奖惩：对物料使用规范、消耗低于定额标准的部门或个人，公司给予通报表扬，可按节约成本的10%-20%发放奖励；对超出定额标准使用物料且无合理理由的部门，扣减部门绩效考核分数，责令限期整改；对私用、浪费、损坏物料造成损失的员工，按物料实际价值赔偿，情节严重的给予通报批评或纪律处分；对物料管理员未按规定建立台账、盘点不及时、账实不符的，给予批评教育，造