2026年古籍修复公司古籍入库登记与分类管理制度

2026年古籍修复公司古籍入库登记与分类管理制度第一章总则1.1制定目的与依据为规范公司古籍入库登记与分类管理工作，建立完整、可追溯的古籍馆藏档案体系，确保入库古籍信息准确、分类科学、存储规范，最大限度保障古籍文物安全与管理效率，结合古籍材质特性、版本特征及馆藏管理实际，依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护技术规范》《古籍定级标准》《文物档案管理办法》等相关法律法规，制定本制度。本制度为公司所有新增古籍、回流古籍、修复后古籍的入库登记、分类编目、档案管理等活动的核心依据，适用于公司库房管理部、修复技艺部、阅览服务部等所有涉及古籍入库管理的部门及相关工作人员。1.2适用范围本制度适用于公司通过征集、收购、捐赠、修复归还等所有渠道纳入馆藏的古籍（含善本、抄本、刻本、拓片、手稿、经折装古籍、活字本等），覆盖古籍入库前核验、信息登记、分类编目、档案建立、库位分配等全流程，适用于公司库房管理员、分类编目专员、古籍保护专员等所有参与入库管理的人员，及公司所有馆藏古籍的分类存储、检索管理活动。1.3入库分类管理基本原则（1）真实准确原则：入库登记信息需如实反映古籍的版本、品相、破损状态等核心特征，分类标准需贴合古籍实际属性，做到一物一档、信息无差错；（2）科学分类原则：结合《古籍定级标准》及公司馆藏管理需求，按版本价值、材质特性、破损程度、使用场景等维度分级分类，确保分类体系清晰、检索便捷；（3）可追溯原则：入库登记记录需包含来源、核验、分类、存储等全环节信息，做到入库有记录、流转可追踪；（4）最小干预原则：入库核验过程中减少对古籍的翻动、触碰，破损古籍先加固再登记，避免造成二次损伤；（5）动态更新原则：古籍修复、定级调整后，及时更新入库登记信息与分类标签，确保档案信息与古籍实际状态一致；（6）安全保密原则：珍贵古籍的入库信息、存储位置需严格保密，仅授权人员可查阅，严禁擅自对外披露。1.4管理组织与职责（1）入库管理小组：由公司管理层、库房管理部负责人、修复技艺部负责人组成，负责审批珍贵古籍入库方案、审定分类体系调整方案、监督入库登记制度执行情况；（2）库房管理部：作为入库分类管理归口部门，负责古籍入库申请受理、入库核验、信息登记、库位分配、分类标签制作、档案归档管理；（3）修复技艺部：负责入库前古籍的品相评估、破损等级鉴定、临时加固处理，提供古籍材质、修复状态等核心分类依据；（4）分类编目专员：由库房管理部专职人员担任，具备古籍版本学专业背景，负责古籍版本鉴定、分类编码编制、检索目录建立；（5）古籍保护专员：负责入库古籍的状态核验，指导破损古籍的入库操作，确认古籍防护措施到位；（6）档案管理员：负责入库登记档案的电子化与纸质化管理，定期备份档案数据，保障档案信息安全；（7）验收专员：负责核对入库古籍的来源凭证、捐赠/收购协议等材料，确保古籍入库的合规性。第二章入库前核验管理2.1入库申请受理（1）申请提交：新增古籍入库前，由对接部门（如征集部、捐赠对接部）向库房管理部提交《古籍入库申请表》，注明古籍来源（收购/捐赠/修复归还等）、数量、预估版本类型、基本品相描述，附来源凭证（收购合同/捐赠协议/修复完工单等）；（2）申请审核：库房管理部负责人对申请表及凭证材料进行审核，确认来源合规、材料完整后，安排核验时间与人员；（3）特殊审批：一级珍贵古籍、孤本入库需提交入库管理小组审批，明确核验流程、防护措施及存储方案，审批通过后方可启动核验。2.2入库核验规范（1）核验准备：核验前准备无酸工作台、纯棉手套、放大镜、软尺、湿度计等工具，破损古籍需提前由修复技艺部完成临时加固，核验区域保持恒温恒湿（温度18-22℃，湿度50-60%）；（2）核验内容：①基础信息核验：核对古籍名称、卷册数量、开本尺寸、成书年代、作者/刊刻者等核心信息，与来源凭证一致；②品相核验：记录古籍的破损类型（虫蛀、霉变、折损、掉渣、脱线等）、破损程度（轻度/中度/重度）、纸张老化程度、字迹清晰程度；③版本核验：由分类编目专员鉴定古籍版本类型（刻本/抄本/活字本）、刊刻年代、版本价值（善本/普通本），出具版本鉴定意见；④材质核验：确认古籍纸张类型（宣纸/竹纸/皮纸）、装帧形式（线装/经折装/册页装）、配件（函套/夹板）等材质特性；（3）核验记录：所有核验信息需实时记录在《古籍入库核验单》，由核验人员、古籍保护专员双签字确认，核验异常（如信息不符、破损超预估）需立即上报入库管理小组。2.3核验结果处理（1）核验通过：核验信息与申请材料一致、品相状态可入库的，进入信息登记环节；（2）核验整改：核验发现信息不全、凭证缺失的，退回申请部门补充材料，待材料完整后重新核验；（3）暂缓入库：破损严重、需紧急修复的古籍，移交修复技艺部完成加固/修复后，再重新启动入库核验流程；（4）不予入库：来源不明、凭证不全、涉嫌非法流通的古籍，立即暂停入库流程，上报入库管理小组并配合相关部门核查。第三章入库信息登记管理3.1登记信息维度（1）基础标识信息：唯一入库编号（编码规则：年份+分类码+顺序号，如2026S001，S代表善本）、古籍名称（含别名/异名）、卷册数量、开本尺寸（长×宽，单位cm）、成书年代、作者/刊刻者/捐赠者信息；（2）版本品相信息：版本类型、定级结果（一级/二级/三级/普通）、破损类型、破损程度、纸张材质、装帧形式、字迹保存状态；（3）来源流转信息：入库渠道（收购/捐赠/征集/修复归还）、入库日期、来源凭证编号、对接人员、核验人员；（4）存储防护信息：库位编号（库区+货架+层位，如A区05架03层）、防护等级（一级/二级/三级）、包装类型、干燥剂更换周期、巡检周期；（5）备注信息：特殊特征（如钤印、题跋、补抄页）、修复记录、后续处置建议（如优先修复、限制阅览）。所有信息需同时录入电子档案系统与纸质登记册，做到电子与纸质信息一致。3.2登记操作规范（1）编号编制：分类编目专员按公司统一编码规则编制唯一入库编号，编号标注于无酸标签贴（仅贴于包装外层，严禁直接粘贴古籍），并录入电子检索系统；（2）信息录入：库房管理员在核验完成后24小时内完成信息登记，电子档案需上传古籍外观、内页关键页的高清照片（无强光直射，避免反光），纸质登记册需使用无酸墨水填写，字迹清晰、无涂改；（3）信息核对：登记完成后，由分类编目专员复核信息准确性，重点核对版本类型、定级结果、库位编号等核心信息，核对无误后签字确认；（4）特殊登记：珍贵古籍、孤本的登记信息需单独建档，存储于加密电子档案柜，纸质档案锁入专用档案柜，仅入库管理小组授权人员可查阅。3.3登记信息更新（1）常规更新：古籍完成修复、定级调整、存储位置变更后，库房管理员需在3个工作日内更新入库登记信息，注明更新原因、更新时间、操作人；（2）批量更新：每季度对所有入库登记信息进行一次全面核查，核对电子档案与纸质档案的一致性，修正录入错误，补充缺失信息；（3）更新记录：所有信息更新操作需记录在《档案信息更新台账》，包含更新前信息、更新内容、审批人、更新时间，做到更新可追溯。第四章古籍分类编目管理4.1分类体系标准（1）一级分类（按版本价值）：①一级珍贵古籍：符合《古籍定级标准》一级标准的孤本、稀见刻本、名家手稿、宋元明善本；②二级珍贵古籍：符合《古籍定级标准》二级标准的清代早期刻本、重要抄本、完整拓片；③普通古籍：除一、二级外的清代中晚期刻本、近代抄本、普通拓片等；（2）二级分类（按材质与装帧）：①纸质古籍（线装/经折装/册页装/蝴蝶装）；②拓片类（碑刻拓片/摩崖拓片/木刻拓片）；③特殊材质古籍（绢本/帛本/木活字本）；（3）三级分类（按破损程度）：①轻度破损：仅边角轻微磨损，无虫蛀、霉变，字迹完整；②中度破损：存在局部虫蛀、折损，纸张轻度老化，需简单修复；③重度破损：大面积虫蛀、霉变、脱线，纸张脆化，需紧急修复；（4）四级分类（按使用场景）：①阅览用古籍：状态稳定，可提供阅览服务；②修复待入库古籍：完成修复后暂存，待核验后正式入库；③封存古籍：珍贵程度高，仅特殊审批后可动用，长期封存。4.2分类编目操作（1）分类判定：分类编目专员结合版本核验结果、破损鉴定意见，按上述分类体系为古籍划定四级分类标签，标签标注入库编号、一级+二级分类名称、防护等级；（2）编目规则：按“一级分类-二级分类-三级分类-入库年份-顺序号”编制分类编码，如“一级珍贵古籍-纸质线装-中度破损-2026-008”，编码录入电子检索系统，便于快速检索；（3）目录建立：每月汇总入库古籍分类信息，编制《馆藏古籍分类目录》，包含入库编号、名称、分类、库位、状态等核心信息，目录分为电子版本（仅限内网查阅）和纸质版本（存档备查）；（4）标签制作：分类标签采用无酸卡纸制作，标注分类编码、入库编号、防护等级，贴于古籍包装外层醒目位置，珍贵古籍增加隐形防伪标识（仅紫外灯可识别）。4.3分类调整管理（1）调整申请：古籍定级调整、修复后破损程度变化、使用场景变更需调整分类的，由库房管理员提交《分类调整申请表》，附调整依据（如定级复核意见、修复完工单）；（2）调整审核：普通古籍分类调整由库房管理部负责人审批，珍贵古籍分类调整需提交入库管理小组审议；（3）调整执行：审批通过后，分类编目专员更新分类编码、更换分类标签，档案管理员同步更新入库登记信息与分类目录，调整记录存档备查。第五章入库档案与监督管理5.1入库档案管理（1）档案构成：每套古籍入库档案包含《古籍入库申请表》《入库核验单》《登记信息表》《分类编目表》、来源凭证复印件、古籍外观/内页照片、破损鉴定意见等材料；（2）存储要求：纸质档案单独存放于档案库房，采用无酸档案盒收纳，按入库年份+分类编码排序；电子档案存储于专用服务器，定期备份至离线硬盘，防止数据丢失；（3）查阅管理：内部人员查阅档案需提交《档案查阅申请》，注明查阅用途、查阅范围，普通档案由库房管理部负责人审批，珍贵古籍档案需入库管理小组审批，查阅后需及时归还，严禁涂改、复制档案内容；（4）保管期限：入库档案永久保存，古籍处置（调拨/捐赠）后，档案仍需留存备查，不得销毁。5.2监督考核与责任追究（1）日常监督：入库管理小组每月抽查阅库登记信息、分类标签、档案完整性，每季度开展一次入库管理专项检查，重点核查珍贵古籍的登记准确性、分类合规性；（2）考核管理：将入库登记准确率、分类编目及时率、档案完整率纳入库房管理部绩效考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（3）追究情形：①入库登记信息虚假、遗漏，导致古籍信息错误的；②分类编目不规范，造成检索混乱或古籍存储不当的；③核验过程中操作不当，造成古籍二次损伤的；④擅自泄露珍贵古籍入库信息、存储位置的；⑤档案管理混乱，造成档案丢失、损毁的；⑥未及时更新登记信息，导致古籍状态与档案不符的。（4）追究方式：内部人员违规的，根据情节轻重给予口头警告、书面警告、扣罚绩效奖金、调岗等处分；造成古籍损伤、档案泄露的，追究经济赔偿责任；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第六章附则6.1附则6.1.1本制度未尽事宜，按《文物保护法》《古籍保护技术规范》《文物档案管理办法》及国家