2026年古籍修复公司古籍修复档案建立与管理制度

2026年古籍修复公司古籍修复档案建立与管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司古籍修复档案的全生命周期管理，确保档案完整记录古籍修复全过程，真实反映古籍修复前后的状态与工艺细节，为古籍保护、后续修复追溯、学术研究提供可靠依据，根据《档案法》《文物保护法》《古籍修复技术规范》《馆藏文物档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本公司古籍修复业务档案管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司承接修复的所有古籍（含善本古籍、普通古籍、私人委托古籍、机构委托古籍）修复档案的建立、整理、审核、保管、查阅、移交、销毁等全环节。公司档案管理部、古籍修复部、质量管控部及所有参与档案形成与管理的人员均须严格遵守本制度规定，每部修复古籍的档案需与修复工作同步启动、同步完成、同步归档。第三条管理原则古籍修复档案管理遵循以下核心原则：（一）完整性原则：档案需覆盖古籍修复从前期勘察到后期养护的所有环节，无关键信息缺失；（二）真实性原则：档案记录内容与实际修复操作完全一致，严禁虚构、篡改、删减档案信息；（三）规范性原则：档案格式、内容要素、存储方式统一规范，便于查阅与追溯；（四）安全性原则：采取物理与技术双重防护措施，确保档案实体与电子版本不丢失、不损坏、不泄露；（五）可追溯原则：档案中每一项记录均标注责任人、操作时间、操作内容，可精准追溯修复全流程；（六）分类管理原则：按古籍类型（善本/普通）、委托方类型（机构/私人）、修复状态（已完成/在修）对档案分类管理，提高管理效率。第四条职责分工公司档案管理部为古籍修复档案管理的归口部门，各相关部门职责如下：（一）档案管理部负责人：统筹档案管理体系建设，审批档案查阅、移交、销毁申请，监督档案保管状态，对档案完整性与安全性负总责；（二）修复档案专员：专职负责修复档案的收集、整理、编码、录入、归档，核查档案完整性，配合档案查阅与移交；（三）古籍修复专员：负责在修复各环节同步记录操作信息，收集修复过程中的原始资料（如勘察表、方案、检测报告等），及时移交至修复档案专员；（四）质量管控专员：审核修复档案中质量验收相关内容的真实性与准确性，签署质量审核意见；（五）技术档案顾问：负责善本古籍修复档案的专业审核，指导档案规范化整理，解答档案相关专业问题；（六）档案保管专员：负责档案实体与电子版本的日常保管，定期检查档案存储环境，做好防潮、防虫、防磁等防护工作。第二章修复档案建立规范第五条档案建立时机与基础要求（一）建立时机：自公司与委托方签订修复合同、接收待修复古籍之日起，立即启动该古籍的修复档案建立工作，档案编码与修复项目编码保持一致；（二）载体要求：修复档案采用“纸质+电子”双载体形式建立，纸质档案使用无酸档案纸、档案盒，电子档案存储于加密服务器，双备份留存；（三）编码规则：档案编码由“年份+古籍类型码+委托方类型码+项目序号”组成（如2026SBJG001代表2026年善本古籍机构委托第1号项目），编码终身唯一，不得重复或更改；（四）填写要求：纸质档案手写部分使用碳素墨水笔，字迹清晰、无涂改，电子档案录入内容与纸质档案完全一致，录入完成后由修复专员与档案专员双签字确认。第六条档案核心内容构成（一）基础信息类：包含古籍名称、版本年代、装帧形式、开本尺寸、页数、破损类型及程度、委托方信息、修复合同编号、修复起止时间、专属修复师信息等；（二）前期勘察类：包含《古籍修复前期勘察表》、破损部位高清照片（标注比例尺）、纸张纤维检测报告、酸碱度检测报告、墨色稳定性检测报告等；（三）方案工艺类：包含修复方案（含审批意见）、材料选用明细（补纸、糨糊、线绳等的检测报告）、核心工艺操作步骤记录、工艺调整说明（如有）等；（四）过程记录类：包含每日修复操作台账、工艺关键节点影像资料、质量管控抽查记录、修复中突发问题及处理措施等；（五）验收反馈类：包含客户验收确认表、复验记录（如有）、客户反馈意见、整改报告（如有）、验收合格证明等；（六）后期养护类：包含《古籍养护手册》、交付记录、后续跟踪养护记录（如有）、委托方养护反馈等；（七）审核归档类：包含档案审核表、归档交接单、电子档案备份记录、档案存放位置标注等。第七条档案收集与整理流程（一）资料收集：修复专员在修复各环节即时收集相关原始资料，每日下班前将当日形成的资料移交至修复档案专员，移交时填写《修复资料交接单》，双方签字确认；（二）初步整理：档案专员按“基础信息-前期勘察-方案工艺-过程记录-验收反馈-后期养护”的顺序对资料分类整理，剔除重复、无效资料，补充缺失资料；（三）内容审核：档案整理完成后，先由质量管控专员审核专业内容的准确性，再由档案管理部负责人审核档案完整性，审核不合格的退回修复专员限期补充完善；（四）编码装订：审核合格的纸质档案按编码顺序装订入无酸档案盒，盒面标注档案编码、古籍名称、建立日期，电子档案按编码建立专属文件夹，存入指定服务器目录。第三章修复档案日常管理规范第八条档案保管要求（一）存储环境：纸质档案存放于恒温恒湿档案库（温度18-20℃，相对湿度50%-55%），远离火源、水源、强磁场，档案柜配备防虫药剂（天然樟木片），每月更换一次；电子档案存储于加密服务器（设置访问密码+权限分级），同时在专用移动硬盘做离线备份，备份硬盘存放于防火防潮保险柜；（二）存放方式：纸质档案按编码顺序上架存放，档案架标注编码区间，便于快速查找；电子档案按“年份-古籍类型”建立二级目录，每季度检查一次备份完整性；（三）定期检查：档案保管专员每月对纸质档案进行一次外观检查（有无霉变、虫蛀、破损），每季度对电子档案进行一次可读性测试，检查结果记录在《档案保管检查台账》；（四）异动记录：档案存放位置调整、载体更换等异动情况，需填写《档案异动记录表》，注明异动原因、时间、操作人，由档案管理部负责人签字确认。第九条档案查阅管理（一）查阅权限：公司内部人员查阅普通古籍修复档案需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批；查阅善本古籍修复档案需经档案管理部负责人审批；外部单位（如文物保护机构、学术研究机构）查阅档案需提供单位介绍信及经办人身份证明，经公司管理层审批，且仅可查阅非涉密内容；（二）查阅流程：审批通过后，档案保管专员调取档案，查阅人在档案查阅室现场查阅，严禁将档案带离查阅室；查阅纸质档案时需佩戴无酸手套，严禁折叠、勾画、涂改；（三）复制限制：内部人员确需复制档案内容的，需经审批人同意，复制件标注“复制件”字样及复制日期，外部人员禁止复制善本古籍档案核心内容；（四）查阅记录：档案专员全程陪同查阅过程，填写《档案查阅台账》，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅目的、复制情况等，查阅完成后核对档案完整性，确认无误后方可归位。第十条档案移交与销毁（一）档案移交：委托方要求移交修复档案的，需在修复合同中明确约定，移交时填写《档案移交协议书》，注明移交内容、数量、方式，双方签字盖章，移交完成后留存移交副本归档；公司内部部门间移交档案的，填写《内部档案移交单》，明确移交原因、责任人，移交后更新档案存放信息；（二）档案保管期限：普通古籍修复档案保管期限不少于10年，善本古籍修复档案永久保管，委托方私人古籍档案保管期限至委托方书面申请销毁之日（不少于5年）；（三）档案销毁：达到保管期限且无留存价值的普通古籍档案，由档案管理部提出销毁申请，附《档案销毁清单》，经公司管理层审批后，由2名以上专人监督销毁，销毁记录存档备查；善本古籍档案严禁销毁，永久保存。第四章监督考核与责任追究第十一条监督考核（一）日常监督：档案管理部负责人每周抽查档案建立进度、整理质量、保管状态，每月核查档案查阅、移交记录的规范性，发现问题及时要求整改；（二）月度考核：将档案完整率（≥98%）、按时归档率（≥100%）、查阅合规率（≥100%）纳入档案专员、修复专员月度绩效考核，未达标者扣减对应绩效；（三）年度评估：每年年底对档案管理体系进行全面评估，分析档案建立、保管、使用中存在的问题，优化管理流程，更新档案防护设备，提升管理水平；对档案管理优秀人员给予表彰奖励。第十二条责任追究凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）未按规定建立修复档案，或档案关键信息缺失、虚假的，给予责任人警告处分，并处以500-1000元罚款，责令限期补全档案；（二）档案保管不当导致霉变、虫蛀、丢失、损坏的，给予记过处分，赔偿直接损失，扣减季度绩效，情节严重的调离档案岗位；（三）未经审批擅自查阅、复制、泄露档案内容的，给予记过处分，并处以800-1500元罚款，造成委托方信息泄露的承担相应法律责任；（四）档案移交、销毁过程违规操作，或伪造查阅、移交记录的，给予记过处分，扣减月度绩效，情节严重的解除劳动合同；（五）电子档案未按要求备份，导致数据丢失且无法恢复的，给予警告处分，限期恢复数据，并处以300-800元罚款，造成重大损失的追究相应责任。第五章附则第十三条制度修订本制度根据国家档案管