2026年古籍修复公司古籍修复进度跟踪与汇报管理制度

2026年古籍修复公司古籍修复进度跟踪与汇报管理制度第一章总则1.1制定目的与依据为规范公司古籍修复项目的进度跟踪与汇报管理，确保修复工作按约定周期推进，及时发现并解决进度异常问题，保障委托方知情权，提升修复项目管理效率与透明度，依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护技术规范》《文物修复项目管理通则》等相关法律法规及行业标准，结合公司古籍修复项目实操经验，制定本制度。本制度为公司所有古籍修复项目（线装、经折装、卷轴装等）进度跟踪、阶段汇报、异常处置的核心管理依据，适用于修复全周期的进度管控与信息反馈工作。1.2适用范围本制度适用于公司古籍修复部、项目管理部、客户服务部等所有参与古籍修复进度跟踪与汇报的部门，覆盖修复立项、进度登记、阶段汇报、异常处理、进度归档等全流程，适用于修复项目负责人、古籍修复师、进度跟踪专员、客户服务专员等所有参与相关工作的人员，及公司承接的所有企事业单位、个人委托的古籍修复项目。1.3核心管理原则（1）实时跟踪原则：对修复项目的每一个阶段进度进行动态、实时记录，确保进度信息真实、准确、及时；（2）分级汇报原则：根据项目规模（小型/中型/大型）、古籍珍贵程度，制定差异化的汇报频次与内容标准，兼顾管理效率与信息完整性；（3）透明公开原则：按约定周期向委托方反馈修复进度，主动告知进度异常情况，保障委托方知情权；（4）问题导向原则：进度跟踪以发现并解决进度滞后、工艺卡壳等问题为核心，及时协调资源推动项目推进；（5）全程可溯原则：所有进度跟踪记录、汇报材料均留存归档，实现进度管理过程可追溯、可复核；（6）合规高效原则：进度跟踪与汇报流程符合文物保护相关规范，兼顾修复工艺要求与项目推进效率。1.4管理职责划分（1）项目管理部：负责制定修复项目进度计划，统筹进度跟踪工作，审核进度汇报材料，协调解决进度异常问题；（2）古籍修复部：负责记录每日修复进度，反馈修复过程中的工艺难点、资源需求，配合完成阶段汇报；（3）客户服务部：负责向委托方传递进度信息，收集委托方关于进度的反馈意见，解答进度相关疑问；（4）修复项目负责人：牵头制定项目进度计划，跟踪每日修复进度，审核修复师提交的进度记录，向管理层汇报进度情况；（5）古籍修复师：如实记录本人负责的修复工序进度，及时反馈影响进度的异常情况；（6）进度跟踪专员：负责汇总全公司修复项目进度数据，更新进度台账，提醒相关人员完成汇报工作。第二章进度计划制定与初始登记2.1进度计划制定规范（1）制定主体：修复项目负责人在项目立项后3个工作日内，联合资深修复师制定《古籍修复项目进度计划》；（2）计划内容：①基础信息：项目名称、古籍数量、类型、珍贵程度、委托方要求的交付周期；②阶段划分：按修复工艺拆解为接收核验、除尘去污、补纸托裱、装帧修复、质量验收等核心阶段，明确各阶段的起止时间、责任人；③关键节点：设定每个修复阶段的关键验收节点，明确节点完成标准；④预留缓冲：根据古籍修复工艺特性，在总周期内预留10%-15%的缓冲时间，应对工艺调整、材料适配等突发情况；（3）计划审核：进度计划经古籍修复部负责人审核、项目管理部审批后生效，同步抄送客户服务部与委托方确认。2.2进度初始登记要求（1）登记内容：进度跟踪专员在计划生效后，将项目基础信息、进度计划、关键节点等录入《古籍修复进度管理台账》，台账包含项目编号、古籍名称、修复师、各阶段计划起止时间、实际起止时间等核心字段；（2）登记规范：台账信息需与《古籍修复委托协议》一致，编号规则统一为“年份+项目类型+序号”，确保每个项目有唯一标识；（3）信息同步：初始登记完成后，1个工作日内将进度计划核心内容（阶段划分、关键节点、预计交付时间）同步至客户服务部，由客服专员告知委托方。第三章日常进度跟踪管理3.1每日进度记录要求（1）记录主体：古籍修复师每日下班前，填写《古籍修复每日进度记录表》，记录当日完成的修复工序、修复时长、已完成工作量占本阶段总工作量的比例；（2）记录内容：①工序进度：明确当日完成的具体工序（如除尘完成率、补纸页数、托裱面积等）；②异常记录：如实记录影响进度的情况（如材料未到位、工艺难点、古籍状态异常等）；③次日计划：简要说明次日拟完成的修复工序与工作量；（3）记录审核：修复项目负责人每日审核修复师提交的进度记录，确认数据真实准确，对异常记录标注处理意见。3.2进度台账更新规范（1）更新频率：进度跟踪专员每日汇总所有修复师的进度记录，在次日上午10点前更新《古籍修复进度管理台账》，标注各项目当前所处阶段、进度完成比例；（2）更新要求：确保台账数据与修复师记录一致，对进度滞后的项目用醒目标识标注，同步提醒项目负责人关注；（3）数据核对：项目管理部每周一对上周进度台账进行核对，抽查10%-20%的项目进度记录，确认台账数据与实际修复进度相符。3.3进度预警机制（1）预警阈值：当某阶段实际进度落后于计划进度10%及以上时，触发进度预警；（2）预警流程：①进度跟踪专员发现预警情况后，1个工作日内发出《进度预警通知单》，抄送项目负责人、修复部负责人；②项目负责人收到通知单后，2个工作日内分析进度滞后原因，制定整改措施，明确追赶进度的具体方案；③整改措施经项目管理部审批后执行，进度跟踪专员跟踪整改效果；（3）预警解除：当进度追至计划范围内后，由项目负责人提交《进度预警解除申请》，经审批后解除预警。第四章进度汇报管理4.1内部汇报规范（1）汇报频次：①日常汇报：项目负责人每周一向项目管理部提交《古籍修复周进度汇报》，汇总本周各阶段进度、异常情况、下周计划；②阶段汇报：每个修复阶段完成后，项目负责人提交《古籍修复阶段进度汇报》，包含阶段完成情况、质量验收结果、下一阶段计划调整建议；③紧急汇报：出现重大进度异常（如滞后超20%、古籍状态突变）时，项目负责人需在24小时内提交《进度异常紧急汇报》；（2）汇报内容：明确项目当前进度、与计划的偏差、影响进度的原因、已采取的措施、需协调的资源等，附相关进度记录作为佐证。4.2向委托方汇报规范（1）汇报频次：①常规项目：每半个月向委托方反馈一次进度，可通过电话、微信、邮件等方式；②大型/珍贵古籍项目：每周向委托方汇报一次进度，提供修复现场照片（经委托方同意）；③异常情况：出现进度滞后、工艺调整等情况时，2个工作日内主动向委托方说明情况及整改方案；（2）汇报内容：使用通俗化语言说明当前修复阶段、已完成的核心工作、下一阶段计划，避免专业术语堆砌，主动解答委托方疑问；（3）汇报记录：客户服务专员每次向委托方汇报后，填写《委托方进度沟通记录表》，记录沟通时间、方式、内容、委托方反馈，归档留存。4.3汇报材料审核要求（1）审核主体：内部汇报材料由项目管理部负责人审核，向委托方的汇报材料需经客户服务部负责人审核；（2）审核内容：核查汇报内容的真实性、准确性，确认进度偏差说明清晰、整改措施可行，避免向委托方提供不实信息；（3）审核时限：常规汇报材料审核不超过1个工作日，紧急汇报材料审核不超过4小时，确保信息及时传递。第五章进度异常处理与调整5.1进度异常分类与处置（1）工艺类异常：因古籍材质特殊、修复工艺调整导致进度滞后的，由修复项目负责人组织资深修复师评估，制定工艺优化方案，必要时申请延长修复周期，同步告知委托方并说明原因；（2）资源类异常：因修复材料未到位、设备故障导致进度滞后的，由项目管理部协调采购、技术部门，优先保障该项目的材料供应、设备维修，确保2个工作日内恢复修复工作；（3）人员类异常：因修复师请假、技能不足导致进度滞后的，由修复部负责人调配备用修复师，或安排技能培训，确保修复工作不中断；（4）外部类异常：因委托方变更需求、提供资料不及时导致进度滞后的，由客户服务部与委托方协商，重新确认进度计划。5.2进度计划调整规范（1）调整条件：出现上述异常情况且无法在原计划缓冲时间内解决的，可申请调整进度计划；（2）调整流程：①项目负责人提交《进度计划调整申请》，说明调整原因、调整后的阶段时间、对总周期的影响；②申请经古籍修复部、项目管理部审批后，由客户服务部与委托方沟通确认；③委托方确认后，进度跟踪专员更新进度台账，同步告知所有相关人员；（3）调整限制：单个项目的进度计划调整次数不超过2次，总周期延长幅度不超过原计划的20%，超出需经公司管理层审批。第六章进度档案管理与监督考核6.1进度档案归档要求（1）归档内容：《古籍修复项目进度计划》《古籍修复每日进度记录表》《古籍修复进度管理台账》、阶段汇报材料、进度预警与调整文件、委托方进度沟通记录等；（2）归档流程：项目完成后5个工作日内，项目负责人整理所有进度相关文件，编号后移交档案管理部；（3）存储要求：纸质档案存放于无酸档案柜，电子档案备份至加密服务器，档案标注项目编号、委托方名称、归档日期，保存期限不少于10年。6.2日常监督管理（1）项目管理部每月抽查进度记录的真实性，核对修复工序完成情况与进度记录是否一致，重点核查进度滞后项目的整改情况；（2）古籍修复部每季度开展进度管理自查，总结进度跟踪中的问题，优化进度记录与汇报流程；（3）质量验收部在阶段验收时，同步核查该阶段进度是否符合计划要求，将进度执行情况纳入项目评估。6.3考核与责任追究（1）考核指标：将进度计划完成率（≥90%）、进度记录准确率（100%）、汇报及时率（100%）、委托方进度满意度（≥95%）纳入相关人员绩效考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（2）追责情形：①修复师虚报、瞒报进度记录，导致进度信息失真的；②项目负责人未及时跟踪进度，导致项目严重滞后的；③进度跟踪专员未及时更新台账，导致预警不及时的；④客服专员未按要求向委托方反馈进度，引发委托方投诉的；（3）追责方式：根据情节轻重给予口头警告、书面警告、扣罚绩效奖金、调离岗位等处分；造成委托方损失的，按《古籍修复委托协议》约定承担赔偿责任。第七章附则7.1附则7.1.1本制度未尽事宜，按《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护技术规范》及国家现行文物保护相关法规