2026年古籍修复公司库房出入登记管理制度

2026年古籍修复公司库房出入登记管理制度第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司（以下简称“公司”）库房出入登记管理工作，保障库房内古籍修复耗材、待修复/已修复古籍、修复设备等物资的安全，明确出入库登记流程，防范物资丢失、损坏、错领等风险，结合古籍修复业务库房管理的特殊性（如耗材品类多、古籍文物需特殊保护、出入库频次与修复项目进度强关联），特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有库房（含修复耗材库、古籍文物库、设备工具库）的人员出入登记、物资出入库登记管理工作，公司全体员工、外来访客（如供应商、客户、检修人员）涉及库房出入的，均需严格遵守本办法规定。第三条管理原则（一）实名登记原则。所有进入库房的人员均需实名登记，明确出入时间、事由、对接人，做到“一人一登记、一事一记录”，无登记不得进入库房。（二）凭证出入原则。物资出入库需凭完整、合规的出入库凭证办理登记，无凭证不得办理物资出库、入库手续，严禁无单放行、白条出库。（三）分类管理原则。针对不同类型库房（耗材库、文物库、设备库）制定差异化登记标准，文物库登记需增加身份核验、物资溯源等特殊要求。（四）全程可溯原则。出入登记记录需完整留存，做到“登记有记录、记录可核查、核查可追溯”，登记台账保存期限不少于5年。（五）责任到人原则。明确库房管理员、出入库经办人、登记核验人的岗位职责，出现登记疏漏、物资异常等情况时可精准追溯责任主体。第四条管理职责分工（一）库房管理员：作为出入登记管理的第一责任人，负责核验出入人员身份、审核出入库凭证，如实填写出入登记台账，每日核对登记记录与库房物资变动情况，发现异常及时上报；（二）物资使用部门（修复部、项目部）：负责提交物资出入库申请，提供合规的出入库凭证，指定专人办理出入库登记，确保申请事由、物资信息与实际出入库一致；（三）行政部：负责外来访客出入库房的审批，核验访客身份信息，监督访客登记流程，配合库房管理员做好访客出入期间的管控；（四）财务部：负责核对物资出入库登记信息与财务核算数据的一致性，监督耗材出入库登记的准确性，作为成本核算的依据；（五）安保部：负责库房出入区域的安全管控，配合库房管理员核验出入人员身份，定期检查出入登记制度执行情况，防范无关人员进入库房；（六）管理层：负责审批特殊情况下的库房出入申请（如紧急抢修、文物调运），决策出入登记管理中的重大异常问题，监督制度落地执行。第二章人员出入登记管理第五条内部人员出入登记公司内部人员进入库房需按以下要求办理登记：（一）日常出入：修复技师、耗材管理员等因工作需要日常出入库房的，需在《库房人员出入登记本》上填写姓名、部门、出入时间、出入事由、拟领用/归还物资名称及数量，经库房管理员核验身份后进入，离开时需由库房管理员确认物资领用/归还情况并签字确认；（二）临时出入：行政、财务等非库房相关部门人员因工作需要临时进入库房的，需提前向库房管理员提交《库房临时出入申请单》，经部门负责人签字批准后，凭申请单办理登记，出入期间需由库房管理员全程陪同，不得单独在库房内停留；（三）高频出入人员：针对每日需多次出入库房的修复技师，可办理《库房高频出入通行卡》，每月更新一次，通行卡需与本人身份绑定，出入时刷卡登记，库房管理员每周核对刷卡记录与实际工作内容的匹配性。第六条外来人员出入登记外来人员进入库房需按以下要求办理登记：（一）供应商人员：送货、检修的供应商人员需由采购部对接人陪同，出示身份证、供应商单位介绍信，填写《外来人员库房出入登记本》（含姓名、单位、身份证号、出入时间、事由、陪同人），经库房管理员、采购部负责人双重核验后进入，仅限在指定区域活动，完成工作后立即离开，离开时由库房管理员签字确认；（二）客户人员：客户因验收修复物资、查看待修复古籍等需求进入库房的，需由业务部对接人陪同，出示身份证、客户单位证明，填写登记本并经管理层审批，进入文物库的需额外签署《文物保护承诺书》，全程由业务部、库房管理员双人陪同，严禁触碰、挪动古籍文物；（三）检修/审计人员：设备检修、外部审计等人员进入库房的，需由行政部/财务部对接人陪同，出示工作证件、相关单位函件，填写登记本并经财务负责人/管理层审批，仅限开展与工作相关的操作，不得翻阅无关登记台账、接触非工作相关物资；（四）应急处置人员：因消防、安防等应急情况进入库房的人员，可先登记基本信息后进入，事后补充完整审批手续，库房管理员需详细记录应急事由、处置过程及物资变动情况。第七条人员出入禁止性规定（一）无登记、无审批、无陪同的外来人员一律禁止进入库房；（二）醉酒、携带易燃易爆物品、无关私人物品（如零食、饮料、背包）的人员禁止进入库房，文物库禁止携带摄影、录音设备（经审批的工作设备除外）；（三）未满18周岁、无民事行为能力的人员禁止进入库房，特殊情况需经管理层特批并由2名以上公司员工全程陪同；（四）离职、被辞退人员立即取消库房出入权限，库房管理员需收回其通行卡、出入凭证，更新登记台账。第三章物资出入库登记管理第八条物资入库登记各类物资入库需按以下要求办理登记：（一）修复耗材入库：采购的宣纸、绫绢、颜料等耗材到货后，库房管理员核对送货单、采购合同、发票信息，验收物资数量、规格、质量，无误后填写《耗材入库登记台账》，注明入库日期、物资名称、规格型号、数量、单价、供应商、验收人、存放位置，同步录入电子台账，纸质台账需由库房管理员、采购经办人签字确认；（二）待修复古籍入库：接收客户委托修复的古籍时，需由业务部、修复部、库房管理员三方核对古籍名称、数量、破损情况、客户信息，填写《古籍文物入库登记台账》，注明入库编号、文物等级、保管要求、交接人，登记后封存至专用文物柜，台账需单独存档、加密管理；（三）修复设备入库：新购入或维修后归还的修复设备入库时，核对设备名称、型号、序列号、验收报告，填写《设备入库登记台账》，注明入库日期、使用部门、保管人、设备状态，由设备管理员、库房管理员签字确认；（四）退回物资入库：领用后未使用的耗材、闲置设备退回库房时，需填写《物资退回入库登记单》，注明退回原因、物资状态、原领用部门，库房管理员验收无误后办理登记，更新库存台账。第九条物资出库登记各类物资出库需按以下要求办理登记：（一）修复耗材出库：修复技师领用耗材时，填写《耗材出库申请单》，注明领用部门、项目名称、物资名称、数量、领用用途，经部门负责人审批后提交库房管理员，管理员核对申请单与库存台账，无误后填写《耗材出库登记台账》，由领用人、管理员签字确认，出库后即时更新库存数量；（二）已修复古籍出库：古籍修复完成后交付客户时，由业务部提交《古籍出库申请单》，附客户验收单、修复完成报告，经管理层审批后，库房管理员核对《古籍文物入库登记台账》，填写出库台账，注明出库日期、接收人、物流信息，由业务部、客户、库房管理员三方签字确认；（三）设备工具出库：领用修复设备、工具时，填写《设备工具出库申请单》，注明领用期限、使用地点，经设备管理员审批后，库房管理员核对设备状态并填写出库台账，领用期限届满未归还的，需办理续领登记，超期未登记的由库房管理员催收；（四）应急出库：因修复项目紧急、物资短缺等情况需应急出库的，可先由部门负责人口头审批，库房管理员办理临时出库登记，24小时内补齐书面申请单，应急出库需单独标注并在台账中说明原因。第十条出入库登记核验（一）每日核验：库房管理员每日下班前核对当日出入库登记台账与实际库存变动，确保登记的物资名称、数量、金额与库存一致，发现差异立即核查并上报；（二）每周核对：库房主管每周抽查出入库登记凭证（申请单、验收单、登记台账），核对电子台账与纸质台账的一致性，抽查比例不低于30%；（三）月度盘点：每月末开展库房物资盘点，以出入库登记台账为依据，核对实物数量与台账数量，盘点结果需形成《库房盘点报告》，差异部分需查明原因并调整台账，报财务部备案。第四章登记台账管理第十一条台账设置要求公司库房需设置以下登记台账，做到“一类物资一本账、一项登记一条记录”：（一）人员类台账：《库房人员出入登记本》（纸质）、《外来人员库房出入登记本》（纸质）、《库房高频出入通行卡使用台账》（电子+纸质）；（二）物资类台账：《耗材入库登记台账》《耗材出库登记台账》《古籍文物入库登记台账》《古籍文物出库登记台账》《设备入库登记台账》《设备工具出库登记台账》（均为电子+纸质双版本）；（三）异常类台账：《库房出入登记异常记录台账》，记录未按规定登记、台账差异、物资异常等情况，注明异常原因、处理措施、责任人。第十二条台账填写规范（一）纸质台账需使用黑色签字笔填写，字迹清晰、内容完整，不得涂改、撕毁，确需更正的需注明更正原因、更正人、更正时间，加盖更正人印章；（二）电子台账需设置操作权限，仅限库房管理员、财务人员、库房主管操作，每次操作自动记录操作人、操作时间，定期备份，防止数据丢失；（三）所有台账需注明登记日期、编号，纸质台账按月装订成册，电子台账按季度导出存档，存档文件加密存储。第十三条台账保管与查阅（一）保管期限：人员出入登记台账保管期限不少于3年，物资出入库登记台账、古籍文物登记台账保管期限不少于10年，异常台账永久保管；（二）保管责任：纸质台账由库房管理员专人保管，存放于库房专用档案柜，电子台账由财务部定期备份至专用服务器；（三）查阅权限：内部人员查阅台账需填写《台账查阅申请单》，经库房主管审批；外部人员查阅需经管理层审批并由库房管理员陪同，查阅后需在申请单上注明查阅内容、时间，严禁复印、摘抄涉密台账（如古籍文物台账）。第五章监督考核与责任追究第十四条监督检查（一）日常监督：库房主管每日检查出入登记制度执行情况，重点核查人员出入核验、物资出入凭证完整性、台账填写规范性；（二）专项检查：行政部联合安保部每季度开展库房出入登记专项检查，抽查登记台账、核验通行权限、模拟外来人员出入流程，形成检查报告；（三）违规整改：对检查中发现的登记疏漏、权限管理不严等问题，下达《整改通知书》，明确整改期限、责任人，库房主管跟踪整改完成情况。第十五条考核机制（一）考核指标：将出入登记准确率（≥99%）、台账完整性（100%）、异常处置及时性（24小时内）纳入库房管理员绩效考核，核心指标权重不低于40%；（二）奖惩规则：对登记工作无差错、台账管理规范的库房管理员，按季度发放绩效奖励；对未按规定登记导致物资异常的，扣减月度绩效，取消年度评优资格。第十六条责任追究违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定办理人员出入登记，导致无关人员进入库房的，追究库房管理员责任，给予警告处分，扣除月度绩效奖金；（二）无凭证办理物资出入库登记，或伪造、变造出入库凭证的，追究经办人、库房管理员责任，给予记过处分，造成物资损失的需赔偿；（三）台账填写不规范、数据错误，或擅自涂改、销毁台账的，追究库房管理员责任，通报批评并限期整改，整改不合格的调离岗位；（四）未履行陪同义务，导致外来人员违规接触古籍文物、造成文物损坏或信息泄露的，追究陪同人、库房管理员责任，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关；（五）未按规定保管台账，导致台账丢失、损毁的，追究保管人责任，扣除年度绩效奖金，造成