2026年古籍修复公司入职手续办理管理制度

2026年古籍修复公司入职手续办理管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍修复岗位入职手续办理流程，明确各部门职责，保障新员工入职工作有序、合规开展，维护公司和新入职员工的合法权益，结合古籍修复行业特性及公司实际经营管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有古籍修复相关岗位（包括古籍修复师、修复助理、技术支持岗等）新入职员工的手续办理，涵盖社会招聘、校园招聘、内部调岗转入古籍修复体系等所有入职类型。第三条基本原则合规性原则：入职手续办理全程遵守《中华人民共和国劳动合同法》《就业服务与就业管理规定》等相关法律法规，确保无违法违规操作。规范性原则：入职流程、材料审核、信息登记等环节统一标准、统一流程，避免随意性。高效性原则：在确保严谨的前提下，优化办理流程，缩短办理周期，保障新员工及时到岗开展工作。保密性原则：对新员工提交的个人信息、背景调查资料等严格保密，仅用于入职审核及用工管理，不得泄露或挪作他用。适配性原则：结合古籍修复岗位对专业资质、技能水平的特殊要求，针对性开展入职审核工作。第二章入职手续办理职责划分第四条人力资源部职责负责制定和更新入职手续办理流程，明确各环节的办理标准和时间节点。负责新入职员工的信息登记、材料审核、背景调查（需征得员工书面同意）等核心工作。负责劳动合同、保密协议、岗位责任书等文件的拟定、签订及归档。负责协调各部门完成入职手续办理相关配合工作，跟踪办理进度，及时解决办理过程中的问题。负责新员工入职后的信息录入、档案建立，以及入职手续办理资料的整理和保管。第五条用人部门（古籍修复部）职责负责向人力资源部提交新员工入职需求，明确岗位任职要求、到岗时间等关键信息。负责协助人力资源部核实新员工的专业技能、古籍修复相关资质（如文物修复师证等）的真实性。负责新员工到岗后的岗位引导、工作安排，以及入职手续办理过程中与员工的沟通对接。负责配合人力资源部完成新员工背景调查中与岗位相关的信息核实工作。第六条行政部职责负责新员工入职所需办公用品、工牌、办公工位、门禁权限等的准备和办理。负责公司规章制度、安全管理规定等文件的发放和讲解。负责协助人力资源部完成新员工入职手续办理的后勤保障工作。第七条财务部职责负责新员工薪资核算标准的确认，以及薪资发放相关信息的登记。负责新员工社保、公积金开户、缴纳等手续的办理（或协助人力资源部办理）。负责入职手续中涉及费用缴纳、报销等相关事宜的处理。第三章入职手续办理前置条件第八条录用审批完成新员工入职手续办理前，需完成公司内部录用审批流程，人力资源部收到经审批通过的《录用通知书》，并向拟录用人员发放正式《入职通知书》，明确入职时间、需携带的材料、报到地点等信息。第九条拟录用人员确认拟录用人员需在规定时间内回复确认入职，如无法按时到岗，需提前3个工作日向人力资源部说明情况，经公司同意后可调整到岗时间；逾期未确认且未说明原因的，视为放弃录用资格。第四章入职手续办理具体流程第十条报到材料提交新员工到人力资源部报到时，需提交以下材料（所有复印件均需注明“与原件一致”并签字确认）：身份证明：有效期内的身份证原件及复印件（正反面），若为外籍员工，需提供护照、就业许可等相关证件原件及复印件。学历资质证明：最高学历、学位证书原件及复印件，学信网学历认证报告；古籍修复相关专业资质证书、技能等级证书原件及复印件（如文物修复师职业资格证、古籍修复培训结业证等）。劳动关系证明：与原单位解除/终止劳动合同的证明（离职证明），应届毕业生需提供就业报到证或三方协议。社保公积金相关：社保、公积金转移单（如有），无转移记录的需提供社保/公积金缴纳地相关信息。其他材料：近期免冠1寸证件照3张；银行卡复印件（注明开户行，用于薪资发放）；健康体检报告（近3个月内，符合公司入职体检标准，尤其需符合古籍修复岗位对视力、手部灵活度等身体条件的要求）；背景调查授权书（如需）；紧急联系人信息表（含姓名、关系、联系方式）。第十一条材料审核人力资源部专员对新员工提交的材料进行逐一核对，核实原件与复印件的一致性、材料的完整性和有效性。对学历、资质证书等通过学信网、行业资质查询平台等进行真伪核验；对离职证明的真实性可通过电话回访等方式核实（需征得员工同意）。材料审核不合格的，区分不同情况处理：材料缺失的，告知员工需补充的材料及补充时限，员工需在3个工作日内补齐，逾期未补齐且无合理理由的，暂缓办理入职手续；材料虚假的，立即取消录用资格，已办理部分手续的，予以撤销，并保留追究相关责任的权利。第十二条信息登记与档案建立人力资源部专员引导新员工填写《员工入职信息登记表》，确保信息填写完整、准确，包括个人基本信息、教育背景、工作经历、专业技能、紧急联系人等。对填写完成的登记表进行审核，确认无误后，将员工信息录入公司人力资源管理系统，建立电子档案；同时整理纸质材料，建立员工个人档案，档案需按公司档案管理规定分类存放、专人保管。第十三条合同及协议签订人力资源部根据岗位性质、录用类型，拟定劳动合同（固定期限/无固定期限），明确劳动合同期限、工作内容（需注明古籍修复相关具体岗位职责）、工作地点、工作时间、薪资标准、社保公积金缴纳、劳动纪律、违约责任等核心条款。向新员工详细讲解劳动合同及相关协议（保密协议、竞业限制协议（如需）、岗位责任书）的内容，确保员工理解并无异议后，双方签字盖章，劳动合同一式两份，公司和员工各执一份。古籍修复岗位涉及公司核心技术和珍贵古籍资源的，需签订保密协议，明确保密范围（包括古籍修复工艺、客户委托修复的古籍信息、公司内部修复技术资料等）、保密期限、违约责任等。第十四条入职培训与告知行政部向新员工发放《员工手册》《古籍修复公司安全管理规定》《古籍修复操作规范》等文件，由专人讲解公司规章制度、考勤管理、保密要求、安全生产等核心内容，新员工需签字确认已阅读并理解相关规定。人力资源部组织新员工开展入职培训，内容包括公司发展历程、组织架构、企业文化、古籍修复行业规范、岗位基本要求等，培训完成后进行简单考核，考核合格后方可上岗。用人部门负责人向新员工介绍部门团队、工作流程、岗位职责，安排带教老师，明确试用期工作目标和考核标准。第十五条后勤及权限办理行政部为新员工办理工牌、门禁卡、办公系统账号、邮箱等，分配办公工位和办公用品（如古籍修复专用工具、防护用品等），确保员工具备开展工作的基础条件。财务部根据人力资源部提供的入职信息，完成新员工薪资账户登记、社保公积金开户/转移等手续，明确薪资发放时间和标准。第十六条手续办结确认所有入职手续办理完成后，人力资源部填写《入职手续办结确认单》，经人力资源部负责人、用人部门负责人签字确认，作为员工正式入职的依据。人力资源部将《入职手续办结确认单》归档，并通知用人部门新员工可正式到岗工作。第五章试用期入职手续补充第十七条试用期考核对接入职当日，用人部门需向新员工明确试用期考核指标，包括古籍修复技能实操、工作态度、规章制度遵守情况等，填写《试用期考核表》并由员工签字确认。人力资源部跟踪试用期考核进度，提醒用人部门按时完成阶段性考核。第十八条社保公积金补缴若新员工入职时间在社保公积金缴纳节点之后，人力资源部需协调财务部在次月完成补缴手续，并向员工说明补缴情况。第六章特殊情况处理第十九条延迟到岗处理新员工因特殊原因需延迟到岗的，需提前向人力资源部提交书面申请，说明延迟原因和预计到岗时间，经公司批准后，可顺延入职手续办理时间。延迟到岗时间原则上不超过7个工作日，超过该期限的，需重新评估录用资格，必要时重新办理录用审批流程。第二十条入职手续中止办理入职手续过程中，若发现新员工存在不符合录用条件的情形（如背景调查核实存在虚假工作经历、资质证书伪造、与原单位存在未解决的劳动纠纷等），立即中止入职手续办理，取消录用资格。因员工个人原因主动放弃入职的，需提交书面放弃声明，人力资源部归档留存，终止后续手续办理。第二十一条内部调岗入职公司内部员工调岗至古籍修复岗位的，需参照本制度办理入职补充手续，包括岗位责任书签订、专业技能审核、保密协议补充（如需）等。内部调岗员工无需重复提交身份证明、学历证明等基础材料，人力资源部核实原有档案信息即可，重点审核与古籍修复岗位相关的资质和技能。第七章入职资料管理第二十二条资料保管新员工入职手续办理过程中形成的所有纸质材料，由人力资源部统一整理，存入员工个人档案，档案存放于公司专用档案柜，由专人负责保管，建立档案借阅、移交登记制度。电子信息录入人力资源管理系统后，设置访问权限，定期备份，防止信息丢失或泄露。第二十三条资料保存期限在职员工的入职资料，保存至员工离职后至少2年；未录用人员的应聘及入职相关材料，保存至少6个月后，按保密要求销毁。第二十四条资料查阅因工作需要查阅员工入职资料的，需填写《档案查阅申请表》，经人力资源部负责人批准后方可查阅，查阅过程中不得涂改、损毁、复制档案材料（经批准的除外）。外部单位（如劳动监察部门、司法机关）需查阅的，需提供有效证明文件，经公司负责人批准后，由人力资源部专人陪同查阅。第八章责任追究第二十五条员工责任新员工提交虚假入职材料、隐瞒重要信息的，一经查实，公司有权立即解除劳动合同，无需支付经济补偿；给公司造成损失的，需承担赔偿责任。员工未按要求配合办理入职手续，导致手续延误或无法完成的，公司可暂缓到岗安排，直至手续办结；情节严重的，视为放弃入职资格。第二十六条部门责任人力资源部未按本制度要求审核材料、办理手续，导致公司遭受劳动纠纷、经济损失的，追究相关专员及负责人的责任。用人部门未如实提供岗位要求、未配合核实员工信息，导致录用人员不符合岗位要求的，追究部门负责人及相关人员的责任。行政