2026年古籍修复公司社会保险与公积金缴纳管理制度

2026年古籍修复公司社会保险与公积金缴纳管理制度第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司社会保险（以下简称“社保”）与住房公积金（以下简称“公积金”）的缴纳管理工作，保障员工合法权益，确保公司社保公积金缴纳行为符合国家及地方相关法律法规要求，结合古籍修复行业用工特点（含技术岗特殊工作属性）及公司人力资源管理实际，根据《社会保险法》《住房公积金管理条例》《劳动合同法》等相关规定，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣员工（公积金缴纳参照派遣协议约定执行）。其中正式员工与试用期员工均纳入公司社保公积金缴纳范围，劳务派遣员工的社保由派遣单位按规定缴纳，公司负责核实缴纳情况并承担协议约定的费用；退休返聘人员、兼职人员等非劳动关系人员，不纳入本制度缴纳范围，具体待遇按双方协议执行。公司人力资源部为社保公积金缴纳管理的归口部门，财务部配合完成费用核算与资金划转工作。第三条管理原则社保与公积金缴纳工作遵循以下核心原则：（一）合法合规原则：严格按照国家及参保地社保公积金政策规定，按时、足额为员工缴纳相关费用，不得擅自停缴、欠缴、少缴；（二）全员覆盖原则：符合缴纳条件的员工均应纳入缴纳范围，不得因岗位类型（如古籍修复技术岗、管理岗）、用工形式等区别对待（法律法规另有规定的除外）；（三）如实申报原则：依据员工真实工资收入申报缴费基数，不得瞒报、漏报，确保缴费基数与实际薪酬一致；（四）及时高效原则：员工入职、离职、调薪等变动发生后，按时完成社保公积金增员、减员、基数调整等操作，避免因流程延迟导致员工权益受损；（五）透明公开原则：定期向员工公示社保公积金缴纳明细，解答员工关于缴费标准、流程、查询方式等方面的疑问，保障员工知情权；（六）权责清晰原则：明确人力资源部、财务部、各部门及员工本人在社保公积金缴纳中的职责，确保各项工作落实到人；（七）风险防控原则：建立社保公积金缴纳台账，定期核对缴费记录，及时排查补缴、漏缴等风险，避免劳动纠纷与行政处罚。第四条职责分工公司社保公积金缴纳管理工作实行分工负责制，各相关主体职责如下：（一）人力资源部负责人：审批社保公积金缴纳方案、基数调整计划，监督缴费流程合规性，协调处理缴费过程中的重大问题；（二）人力资源专员：负责员工社保公积金参保登记、增员减员、基数申报、信息变更等操作，收集整理员工社保公积金相关资料，解答员工缴费咨询，对接社保公积金管理中心，处理缴费异常、补缴、转移等事宜，建立并维护缴费台账；（三）财务部专员：负责社保公积金公司承担部分与个人承担部分的费用核算，按时划转缴费资金，记录缴费财务账目，配合人力资源部完成费用核对，向社保公积金管理中心缴纳相关费用；（四）各部门负责人：及时向人力资源部提交本部门员工入职、离职、调薪等变动信息，督促员工配合完成社保公积金参保所需资料的提交，协助核实员工缴费信息准确性；（五）员工本人：如实提供参保所需的身份证、户口本等资料，核对个人缴费信息，及时反馈缴费异常情况，配合完成社保公积金转移、补缴等相关手续。第二章社会保险缴纳管理规范第五条社保缴纳险种与范围（一）缴纳险种：公司按照国家及参保地规定，为员工缴纳养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险（生育保险已并入医疗保险的，按当地政策执行）；针对古籍修复技术岗员工（长期从事手工操作、接触古籍修复专用试剂），额外按规定参加工伤保险特种作业补充保障（如有）；（二）缴纳范围：1.养老保险：覆盖全体在职员工，缴费年限累计满15年且达到法定退休年龄的，可按规定领取养老金；2.医疗保险：覆盖全体在职员工，包含基本医疗保险与大病保险（大病保险费用按当地政策由公司或个人承担）；3.失业保险：覆盖全体在职员工，员工符合失业条件的，可按规定申领失业保险金；4.工伤保险：覆盖全体在职员工，重点保障古籍修复技术岗、外勤岗等风险较高岗位员工，员工因工作原因遭受事故伤害或患职业病的，按规定享受工伤保险待遇；5.生育保险：覆盖全体在职女员工及符合条件的男员工（享受陪产假待遇），员工生育、流产等按规定享受生育医疗费用报销与生育津贴。第六条社保缴费基数与比例（一）缴费基数确定：1.新入职员工：以入职首月全月工资收入（含基本工资、绩效工资、岗位津贴等）作为缴费基数；入职时间不足月的，按实际工资折算为全月工资作为基数；2.在职员工：每年按照上一年度本人月平均工资（国家统计局规定的工资总额口径）作为缴费基数；缴费基数不得低于参保地公布的最低缴费基数，不得高于最高缴费基数；3.调薪员工：员工薪酬调整次月，按调整后的月工资重新核定缴费基数（当地政策规定每年仅可调整一次基数的，按政策执行）；（二）缴费比例：公司与员工个人缴费比例严格按照参保地社保管理中心公布的标准执行，每年根据政策调整及时更新；其中工伤保险仅由公司承担，个人无需缴费；生育保险（并入医保的除外）仅由公司承担，个人无需缴费；养老保险、医疗保险、失业保险由公司与员工按比例共同承担；（三）基数申报：每年按社保管理中心规定的时间，人力资源部汇总全体员工上一年度月平均工资，完成缴费基数申报，申报前向员工公示基数明细，员工无异议后正式提交社保管理中心。第七条社保参保与变动管理（一）入职参保：新员工入职后3个工作日内，人力资源专员收集员工身份证复印件、参保登记表等资料，在社保管理中心规定的时限内完成参保登记与增员操作；员工原参保地与现参保地不一致的，指导员工办理社保转移手续，确保社保缴费连续；（二）离职停保：员工离职的，人力资源专员在员工离职当月完成社保减员操作，出具《社保缴费凭证》，协助员工办理社保转移或封存手续；员工离职当月工作满整月的，公司按规定缴纳当月社保；离职当月未工作满整月的，按实际出勤天数核算公司与个人缴费金额；（三）信息变更：员工姓名、身份证号、联系方式等参保信息发生变更的，需在变更后5个工作日内告知人力资源专员，人力资源专员在10个工作日内完成社保系统信息更新，并留存相关变更证明材料；（四）补缴管理：因公司原因导致社保漏缴、少缴的，人力资源专员在发现问题后15个工作日内制定补缴方案，报人力资源部负责人审批后，完成补缴操作，补缴费用全部由公司承担；因员工个人原因（如未及时提供参保资料）导致漏缴的，经员工申请，公司可协助办理补缴，补缴费用（含公司部分与个人部分）全部由员工承担，且公司不承担因补缴延迟造成的相关损失。第八条社保待遇与权益保障（一）待遇享受：员工按规定缴纳社保后，可依法享受相应社保待遇，包括养老保险待遇、医疗保险报销、失业保险金、工伤保险待遇、生育保险待遇等；人力资源专员需向新员工讲解各项待遇的享受条件、申领流程，协助符合条件的员工办理待遇申领手续；（二）工伤保障：古籍修复技术岗员工发生工伤事故的，所在部门负责人需在事故发生后24小时内告知人力资源部，人力资源专员在48小时内向社保管理中心申报工伤，协助员工完成工伤认定、劳动能力鉴定，按规定落实工伤待遇；（三）医疗保障：员工就医产生的医疗费用，符合医保报销范围的，人力资源专员协助员工整理报销材料，对接医保管理中心完成报销；定期向员工讲解医保报销比例、定点医院、异地就医备案等政策；（四）权益维护：公司不得因员工享受社保待遇（如休病假、工伤假）而降低员工工资、福利待遇或解除劳动合同；人力资源部定期核查员工社保待遇享受情况，确保员工权益不受侵害。第三章住房公积金缴纳管理规范第九条公积金缴纳范围与条件（一）缴纳范围：公司为全体正式员工缴纳住房公积金，试用期员工转正后次月纳入公积金缴纳范围；劳务派遣员工的公积金缴纳按派遣协议约定执行，无约定的经员工申请可参照正式员工标准缴纳；（二）缴纳条件：员工已办理身份证实名登记，与公司建立合法劳动关系，且未达到法定退休年龄；员工自愿放弃缴纳公积金的，需提交书面声明，但公司仍需按规定履行告知义务，且书面声明不得违反法律法规规定。第十条公积金缴费基数与比例（一）缴费基数确定：公积金缴费基数与社保缴费基数保持一致，以员工上一年度月平均工资为基数，不得低于参保地公布的公积金最低缴费基数，不得高于最高缴费基数；新入职员工以首月工资收入为缴费基数，转正后按转正后工资重新核定；（二）缴费比例：公司与员工个人缴费比例按公积金管理中心公布的标准执行（比例范围为5%-12%），公司统一确定缴费比例后，每年可根据经营状况与员工意见调整一次，调整前需公示并报公积金管理中心备案；公司与员工缴费比例保持一致，个人缴纳部分由公司从员工工资中代扣代缴；（三）基数调整：每年按公积金管理中心规定的时间完成基数调整，人力资源专员汇总员工工资数据，核定调整后的缴费基数，公示无异议后提交公积金管理中心审核。第十一条公积金缴存与变动管理（一）缴存登记：新员工转正后，人力资源专员在5个工作日内为员工办理公积金缴存登记与账户设立手续，收集员工身份证复印件、公积金缴存申请表等资料，对接公积金管理中心完成开户；（二）汇缴管理：财务部每月按人力资源部提供的缴费明细，在公积金管理中心规定的汇缴截止日前，将公司与个人承担的公积金费用划转至指定账户，人力资源专员完成汇缴确认操作；（三）变更与转移：员工姓名、身份证号等信息变更的，人力资源专员在10个工作日内完成公积金系统信息更新；员工离职的，在离职当月完成公积金减员操作，协助员工办理公积金转移、提取或封存手续；员工入职时已有公积金账户的，指导员工办理账户转移手续，合并缴存记录；（四）补缴管理：因公司原因导致公积金漏缴、少缴的，人力资源专员在发现后10个工作日内制定补缴计划，报人力资源部负责人审批后，完成补缴，补缴费用由公司承担；因员工个人原因导致漏缴的，经员工申请，公司可协助补缴，补缴费用由员工全额承担。第十二条公积金提取与使用管理（一）提取条件：员工符合购房、租房、偿还房贷、退休、离职、大病医疗等公积金提取条件的，可向公积金管理中心申请提取；人力资源专员需向员工讲解提取条件、所需材料、办理流程，协助员工整理提取资料；（二）提取流程：员工提交提取申请及相关材料后，人力资源专员核对材料真实性，出具公司证明文件（如需），指导员工通过线上或线下渠道向公积金管理中心提交申请；（三）使用监督：公司不得限制员工依规提取公积金，不得要求员工以放弃公积金提取权利作为入职、调岗、晋升的条件；人力资源部定期向员工普及公积金提取、贷款等使用知识，帮助员工合理使用公积金。第四章监督管理与责任追究第十三条监督管理（一）日常监督：人力资源部每月核对社保公积金缴费记录，与财务部核对缴费金额，确保缴费记录与财务账目一致；每季度向员工公示一次缴费明细（包括公司缴纳部分、个人缴纳部分、缴费基数等），公示期不少于5个工作日；（二）台账管理：人力资源部建立社保公积金缴纳台账，详细记录员工姓名、缴费基数、缴费金额、缴费时间、增员减员情况等，台账保存期限不少于10年；财务部建立缴费财务台账，与人力资源部台账定期核对；（三）合规检查：每年年底对社保公积金缴纳工作进行全面检查，重点核查缴费基数准确性、缴费险种完整性、增员减员及时性，排查漏缴、少缴、瞒报等问题，形成检查报告，报公司管理层；（四）外部对接：人力资源专员定期与社保公积金管理中心沟通，及时了解政策变化，调整公司缴费方案，确保缴费行为符合最新政策要求；（五）员工反馈：设立社保公积金咨询渠道（如邮箱、办公系统留言），及时解答员工疑问，受理员工投诉，在3个工作日内回复员工反馈的问题。第十四条责任追究凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）人力资源专员未按规定为员工办理社保公积金增员、减员、基数调整等操作，导致员工权益受损的，给予警告处分，扣减月度绩效，赔偿员工直接损失；情节严重的，调离岗位并扣减季度绩效；（二）财务部专员未按时划转社保公积金缴费资金，导致缴费延迟、欠费的，给予警告处分，扣减月度绩效，承担因欠费产生的滞纳金；情节严重的，给予记过处分；（三）各部门负责人未及时提交员工变动信息，导致社保公积金缴费异常的，扣减月度绩效，限期整改；造成员工权益受损的，承担相应赔偿责任；（四）员工提供虚假资料骗取社保公积金待遇，或隐瞒信息导致缴费基数错误的，给予警告处分，追回违规所得；情节严重的，解除劳动合同，并承担相应法律责任；（五）公司相关人员瞒报、漏报缴费基数，擅自降低缴费比例或停缴社保公积金的，给予记过至开除处分，并处以1000-3000元罚款；造成公司被行政处罚的，由责任人承担相应罚款；（六）泄露员工社保公积金个人信息的，给予警告至记过处分，扣减绩效；造成严重后果的，解除劳动合同并承担法律责任。第五章附则第十五条制度修订本制度根据国家社保公积金法律法规更新、参保地政策调整、公司经营管理需求变化等情况，可进行修订。修订由人力资源部提出建议，经公司