2026年古籍修复公司数字化后古籍原件保管管理制度

2026年古籍修复公司数字化后古籍原件保管管理制度第一章总则第一条为规范公司完成数字化加工后的古籍原件保管工作，降低原件流转及存储风险，保护古籍文物安全，延长古籍保存寿命，依据《中华人民共和国文物保护法》《古籍保护条例》《文物藏品档案管理办法》及古籍修复行业数字化保管相关规范，结合本公司数字化业务开展实际，制定本办法。第二条本办法适用于公司承接的所有完成高清扫描、文本录入、数据建档等数字化加工后的古籍原件（含善本、抄本、刻本、碑帖、字画等）的接收、入库、存储、出库、盘点、销毁（仅限无保存价值残件）等全流程保管管理工作，涉及公司数字化部门、保管部门、修复部门及所有接触古籍原件的岗位人员。第三条数字化后古籍原件保管遵循“最小接触、环境可控、全程追溯、分级防护”的核心原则，以数字化成果替代原件日常使用，最大限度减少原件调取频次，确保原件物理安全与信息完整，兼顾保管便利性与文物保护要求。第四条公司成立数字化后古籍保管专项小组，由技术总监、资深修复师、保管部门负责人、数字化项目负责人组成，负责制定保管操作细则、监督保管流程执行、处理保管过程中的异常情况，专项小组每月开展一次保管工作核查。第五条所有参与数字化后古籍原件保管的人员，须经古籍保护专业培训及本制度专项考核合格后方可上岗，签订《数字化后古籍原件保管安全责任书》，明确保管责任及违规追责条款，严禁未经培训人员接触古籍原件。第二章数字化后古籍原件接收与入库第一节接收核验规范第六条数字化加工完成后，数字化部门须向保管部门移交古籍原件，移交前完成以下核验工作：状态核验：对照《古籍数字化加工交接单》，核对古籍原件的册数、页数、装帧形式，检查原件是否因数字化操作产生新的破损、折痕、污渍等损坏，确认原件状态与数字化加工前记录一致；数据核验：确认数字化成果（扫描件、文本文件等）已完整备份，且与原件内容匹配，数字化过程中形成的《古籍数字化操作记录》随原件一并移交；资料核验：收集古籍原件的数字化加工说明、修复记录（如有）、价值评估信息等资料，整理成《古籍原件保管档案》初稿，作为入库基础资料。第七条接收过程中发现古籍原件状态异常的，立即暂停移交，由数字化保管专项小组核查原因，区分数字化操作过失、原件自然损耗等情形，按《古籍损坏赔偿管理制度》处理，整改完成后方可继续移交。第二节入库操作要求第八条古籍原件入库实行“分级分类、一物一档”管理，入库流程如下：分类定级：根据古籍历史价值、艺术价值、破损程度，将原件分为一级保管（珍贵善本、孤本）、二级保管（普通善本、完整刻本）、三级保管（常见抄本、残卷）三个等级，不同等级采用差异化保管措施；标识建档：为每册（件）古籍原件制作唯一保管标识码，标注于专用保管函套外部，不得直接标注在原件上；完善《古籍原件保管档案》，记录标识码、基本信息、数字化状态、入库时间、保管位置等内容；封装处理：根据原件材质及状态，采用无酸纸函套、樟木箱、密封收纳盒等专用器具封装，一级保管古籍额外增加防潮、防虫、防紫外线保护层，封装过程轻拿轻放，避免触碰原件本体；仓位确认：按保管等级分配专属存储仓位，一级保管古籍存放于恒温恒湿专用库房，二级、三级保管古籍存放于标准文物库房，记录仓位信息并录入公司保管管理系统。第九条入库操作须由两名保管人员共同完成，一人操作、一人复核，填写《古籍原件入库单》，双方签字确认，入库单作为保管档案附件留存，确保入库过程可追溯。第三章数字化后古籍原件存储管理第一节存储环境管控第十条古籍原件存储环境实行精准管控，不同等级保管环境参数要求如下：一级保管库房：温度控制在18±2℃，相对湿度控制在50±5%，配备恒温恒湿系统、24小时环境监测设备、氮气防火系统，禁止使用加湿器、加热器等直接接触空气的设备；二级保管库房：温度控制在20±3℃，相对湿度控制在55±5%，配备基础恒温恒湿设备，每日记录环境数据；三级保管库房：温度控制在22±5℃，相对湿度控制在60±5%，保持通风干燥，避免阳光直射、灰尘堆积。第十一条存储环境日常维护要求：环境监测：保管人员每日上午、下午各记录一次库房环境数据，发现参数超出标准范围的，立即启动调节设备，2小时内恢复至标准区间，异常情况记录存档；清洁消杀：每月对库房进行一次无尘清洁，每季度开展一次防虫防霉处理，采用物理防虫（樟木、防虫网）方式，严禁使用化学药剂直接接触古籍原件；安全防护：库房安装红外报警、视频监控系统，监控数据保存不少于90天；库房钥匙由两人分开保管，进入库房实行双人双锁制度，非保管人员禁止进入。第二节存储期间防护规范第十二条数字化后古籍原件存储期间，原则上禁止调取使用，确需调取的按本办法第四章执行，日常防护要求如下：避免移动：存储期间不得随意挪动古籍封装器具及仓位，确需调整的，须经数字化保管专项小组审批，由两名保管人员协同操作，全程记录移动原因、过程及状态；定期检查：一级保管古籍每月开箱（套）检查一次外观状态，二级、三级保管古籍每季度检查一次，检查过程在专用操作间完成，佩戴无尘手套，避免直接接触，检查结果录入保管档案；应急处理：遇地震、洪水、火灾等突发情况，优先转移一级保管古籍至应急保管库，转移过程使用专用防震、防水收纳箱，事后由专项小组核查原件状态，及时处理损坏情况。第十三条严禁在库房内饮食、吸烟、存放易燃易爆物品，库房周边10米范围内不得进行施工、高温作业等可能影响存储环境的活动，保管人员发现违规行为立即制止并上报。第四章数字化后古籍原件出库与归还第一节出库审批与操作第十四条数字化后古籍原件出库仅限以下情形：委托方取回、二次修复、文物鉴定、应急保护，出库实行严格审批流程：申请提报：使用部门提交《古籍原件出库申请表》，注明出库原因、使用期限、使用地点、经手人等信息，附相关审批依据（如委托方取回函、修复立项单等）；分级审批：一级保管古籍出库须经公司负责人审批，二级保管古籍出库须经技术总监审批，三级保管古籍出库须经保管部门负责人审批；状态核验：保管人员根据申请表核对古籍原件标识码、保管档案，开箱（套）检查原件状态，确认无异常后填写《古籍原件出库单》，注明出库状态，经手人与保管人员签字确认；交接登记：出库时记录交接时间、地点，由接收人签字确认，一级保管古籍出库须由两名保管人员全程护送，确保运输过程安全。第十五条出库古籍原件原则上仅限公司指定操作间使用，禁止携带至非指定场所，使用过程须遵守古籍接触规范，佩戴专用手套，使用无酸垫板，避免原件受损。第二节归还与复检要求第十六条古籍原件使用完毕后，须在规定期限内归还，归还流程如下：归还提报：使用部门在使用期限届满前1个工作日，告知保管部门归还时间，准备好《古籍原件使用记录》（注明使用过程、是否接触原件本体等）；状态复检：保管人员对照出库时的状态记录，检查原件是否有新的损坏、折痕、污渍，核对册数、页数是否完整，一级保管古籍须由专项小组成员参与复检；问题处理：复检发现原件损坏的，立即暂停入库，由专项小组核查责任，按《古籍损坏赔偿管理制度》处理；无异常的，填写《古籍原件归还单》，更新保管档案中的出库归还记录；重新入库：按入库操作要求重新封装、归位，更新仓位信息，确保原件恢复至标准保管状态。第十七条逾期未归还的，保管部门及时提醒使用部门，逾期超过3个工作日的，上报数字化保管专项小组，采取催收、暂停该部门出库权限等措施，确保原件及时归库。第五章盘点与档案管理第十八条数字化后古籍原件实行定期盘点制度，确保账实相符：月度盘点：保管人员每月对三级保管古籍进行全面盘点，核对标识码、仓位、数量，记录盘点结果；季度盘点：数字化保管专项小组每季度对二级保管古籍进行全面盘点，抽查一级保管古籍，形成《古籍原件季度盘点报告》；年度盘点：公司组织跨部门联合盘点组，对所有等级古籍原件进行全面盘点，核对保管档案与实物，盘点报告报公司管理层审阅。第十九条盘点过程中发现账实不符、原件损坏、仓位异常等情况的，立即查明原因，区分保管过失、自然损耗、人为损坏等情形，按规定追责整改，整改结果纳入年度保管工作考核。第二十条《古籍原件保管档案》实行动态更新管理，更新内容包括：环境监测记录、检查记录、出库归还记录、损坏处理记录、盘点记录等，档案纸质版由保管部门专人保管，电子版加密存储于公司专用服务器，保存期限不少于古籍保管期限。第六章责任追究与附则第二十一条对数字化后古籍原件保管过程中的违规行为，按情节轻重追究责任：轻微违规：未按要求记录环境数据、盘点不及时、档案更新滞后等，给予口头警告、书面警告，责令限期整改；一般违规：未经审批出库、出库后未按规定使用、归还复检不认真等，扣发季度绩效奖金，通报批评；严重违规：因保管过失导致古籍原件损坏、丢失，泄露保管信息造成风险，擅自调换古籍仓位等，降薪调岗、解除劳动合同，按《古籍损坏赔偿管理制度》承担赔偿责任；涉嫌违法：故意损坏、倒卖古籍原件等行为，移交司法机关处理。第二十二条公司管理层对数字化后古籍原件保管工作负有监督责任，因监管不力导致多次出现保管问题的，追究管理责任。第二十三条本办法未尽事