2026年古籍修复公司文件审批流程管理制度

2026年古籍修复公司文件审批流程管理制度第一章总则第一条为规范公司各类文件的审批流程，明确审批权限与责任，提高文件处理效率，保障古籍修复业务开展的规范性、合规性，防范审批疏漏导致的经营风险、信息泄露风险，依据《中华人民共和国档案法》《企业内部控制基本规范》等相关规定，结合古籍修复行业文件管理的特殊性及公司实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称“文件”，是指公司在古籍修复业务开展、经营管理过程中形成的各类需审批的书面或电子文档，包括但不限于业务方案类、保密信息类、人事财务类、行政类、对外合作类文件等，涵盖纸质文件、电子文件两种形式。第三条本制度适用于公司全体部门及员工，外包合作方、临时用工人员涉及公司文件审批事宜的，须遵守本制度相关要求；外部单位提交的需公司审批的文件，参照本制度相关流程执行。第四条文件审批管理遵循“分级审批、权责明确、流程规范、高效合规、全程留痕”的原则，针对古籍修复核心业务文件（如修复方案、保密资料）实行更严格的审批流程，兼顾日常文件审批的效率性。第五条行政部是公司文件审批流程的归口管理部门，负责制定并修订文件审批规范、监督审批流程执行、归集审批档案、解答审批流程相关疑问；各部门指定专人担任文件管理员，负责本部门文件的提报、流转、跟踪及归档工作。第六条文件审批实行“谁审批、谁负责”的责任制，各级审批人须对审批文件的内容真实性、合规性、完整性负责，不得超权限审批、违规审批；文件提报人须对提报文件的内容准确性、完整性负责。第二章文件分类与审批权限划分第七条公司需审批的文件按业务属性及重要程度分为四大类，分类制定审批流程：（一）核心业务文件：包括珍贵古籍修复方案、古籍修复工艺调整文件、保密信息查阅/使用审批文件、客户项目报价/合同文件、非遗技艺相关资料修订文件等，是公司核心经营相关文件；（二）经营管理文件：包括员工招聘/调岗/离职审批文件、薪酬调整文件、财务报销/付款审批文件、采购申请文件、管理制度修订文件等；（三）对外合作文件：包括与合作方的合作协议、对外招投标文件、客户委托修复协议、文物部门对接相关文件等；（四）通用行政文件：包括公司内部通知、会议纪要、办公用品申领文件、非核心业务对外公示文件等。第八条公司文件审批权限按层级划分为四级，明确各级审批人审批范围：（一）部门负责人级：负责审批本部门通用行政文件、日常业务类非核心文件，对提报的核心业务文件进行初审；（二）分管副总级：负责审批分管领域的经营管理文件、对外合作非核心文件，对核心业务文件进行复审；（三）总经理级：负责审批核心业务文件、重大经营管理文件（如薪酬调整、大额采购）、重要对外合作文件，审批文件涉及公司重大利益的，须提交股东会/董事会审议；（四）审批领导小组：由总经理、分管副总、核心部门负责人组成，负责审批涉及古籍修复非遗技艺、国家级珍贵古籍修复、重大泄密事件处置等特殊核心文件。第九条行政部须制定《文件审批权限清单》，明确各类文件的提报人、初审人、复审人、终审人及审批权限，清单每年度修订一次，经总经理审批后公示执行；遇组织架构调整、业务范围变更的，及时更新清单。第三章核心业务文件审批流程第十条珍贵古籍修复方案审批流程：（一）提报：由古籍修复技师编制修复方案，明确修复目标、工艺步骤、材料使用、工期预估等内容，提交至技术研发部负责人；（二）初审：技术研发部负责人对方案的可行性、合规性进行审核，签署初审意见，审核通过后提交至分管技术的副总；（三）复审：分管技术的副总对方案进行复审，重点核查工艺合理性、风险防控措施，涉及国家级珍贵古籍的，组织核心技师召开评审会，复审通过后提交至总经理；（四）终审：总经理对方案进行终审，签署终审意见；涉及特别珍贵古籍的，提交审批领导小组审议，审议通过后方可执行；（五）归档：审批完成后，技术研发部文件管理员将方案及审批意见提交行政部归档，电子文件加密存储，纸质文件存放于保密柜。第十一条保密信息查阅/使用审批流程：（一）提报：需查阅/使用保密信息的人员填写《保密信息使用审批表》，明确使用目的、信息类型、使用范围、使用期限，提交至所在部门负责人；（二）初审：部门负责人审核使用需求的合理性，签署初审意见，绝密级信息须注明使用场景及保密承诺；（三）复审：行政部保密专员审核使用权限，核查是否符合保密管理制度要求，签署复审意见；（四）终审：绝密级信息由总经理终审，机密级/秘密级信息由分管行政的副总终审；（五）执行：审批通过后，保密专员按审批内容提供保密信息，登记使用记录，使用完毕后及时收回信息载体，核销使用记录。第十二条客户项目报价/合同审批流程：（一）提报：项目运营部对接人编制报价单/合同草案，明确服务内容、价格、工期、保密条款等，提交至部门负责人；（二）初审：项目运营部负责人审核报价合理性、合同条款合规性，签署初审意见；（三）复审：财务部审核报价成本核算、收款条款，法务（或指定专人）审核合同法律风险，分别签署复审意见；（四）终审：金额超过规定标准的由总经理终审，未超标准的由分管运营的副总终审；（五）执行：审批通过后，对接人按审批意见修订报价单/合同，与客户确认后盖章生效，副本提交行政部归档。第四章日常文件审批流程第十三条经营管理文件审批流程：（一）人事类文件：由行政部人事专员提报，部门负责人审核员工信息真实性，分管人事的副总复审，总经理终审（薪酬调整、核心岗位任免）；普通员工入职/离职文件由部门负责人初审、行政部负责人终审；（二）财务类文件：由经办人提报，部门负责人审核费用合理性，财务部审核票据合规性、预算执行情况，分管财务的副总复审，总经理终审（大额付款、费用超预算）；小额报销由财务部负责人终审；（三）采购类文件：由使用部门提报，部门负责人审核采购需求，行政部（或采购部）审核供应商资质、采购价格，分管行政的副总复审，总经理终审（大额采购、核心设备采购）；小额办公用品采购由行政部负责人终审。第十四条对外合作文件审批流程：（一）提报：对接部门编制合作文件草案，明确合作内容、权利义务、保密条款、违约责任等，提交至部门负责人；（二）初审：部门负责人审核合作必要性、条款合理性，签署初审意见；（三）复审：法务（或指定专人）审核法律风险，财务部审核费用/收益条款，分别签署复审意见；（四）终审：重要合作文件由总经理终审，普通合作文件由分管副总终审；涉及文物保护相关的，须先经文物部门备案后再审批；（五）用印：审批通过后，行政部核对审批意见，加盖公司公章，留存文件副本归档。第十五条通用行政文件审批流程：（一）提报：经办人编制文件内容，明确文件用途、传达范围，提交至部门负责人；（二）审批：部门负责人审核内容准确性，通用文件直接审批生效；需跨部门传达的，抄送相关部门负责人；（三）公示：审批通过后，行政部按要求在公司内部公示，电子文件上传至内部办公系统，纸质文件张贴至公告栏。第四章审批时限与操作要求第十六条文件审批实行限时办结制，明确各类文件审批时限：（一）紧急文件（如古籍修复应急方案、客户紧急项目审批）：初审人1个工作日内完成审核，复审人1个工作日内完成审核，终审人2个工作日内完成审核；（二）普通文件：初审人3个工作日内完成审核，复审人3个工作日内完成审核，终审人5个工作日内完成审核；（三）特殊文件（如审批领导小组审议文件）：初审人5个工作日内完成审核，复审人5个工作日内完成审核，审批领导小组在收到文件后7个工作日内组织审议。第十七条文件提报操作要求：（一）提报文件须内容完整、格式规范，明确文件标题、提报日期、提报人、文件用途等，核心业务文件须附相关支撑材料（如修复方案附古籍现状说明、报价单附成本核算表）；（二）电子文件提报至公司指定审批系统，命名规范为“文件类型-提报部门-提报日期-文件名”；纸质文件提报时须一式两份，一份流转审批，一份留存部门；（三）提报文件内容不完整、格式不规范的，审批人可退回提报人，注明退回原因，提报人修改后重新提报。第十八条文件审批操作要求：（一）审批人须认真审核文件内容，签署明确的审批意见（同意/不同意/修改后重审），不同意或需修改的，注明具体原因及修改建议；（二）审批人因出差、休假等无法及时审批的，须指定授权人代为审批，授权书提交行政部备案；未指定授权人的，由行政部提醒审批人或协调其他审批人；（三）跨部门协同审批的文件，牵头部门文件管理员负责跟踪审批进度，及时提醒相关审批人，确保在时限内完成审批。第五章审批档案管理第十九条审批档案归集要求：（一）电子审批文件：审批完成后自动归集至公司审批系统档案模块，行政部每月导出备份，存储于加密服务器；（二）纸质审批文件：审批完成后由提报部门文件管理员收集，提交行政部归档，归档时注明文件编号、审批日期、审批人、执行情况等；（三）核心业务文件审批档案单独归集，电子档案加密存储，纸质档案存放于恒温恒湿库房，实行双人双锁管理。第二十条审批档案查阅与使用要求：（一）内部员工查阅审批档案的，填写《档案查阅审批表》，核心业务文件档案须经部门负责人审核、行政部审批，绝密级档案须经总经理审批；（二）查阅档案时禁止涂改、撕毁、复制，电子档案禁止下载、转发，确需复制/下载的，按保密管理制度执行；（三）审批档案保管期限：核心业务文件档案长期保管，经营管理文件档案保管不少于10年，通用行政文件档案保管不少于3年。第二十一条审批档案销毁要求：无保留价值的审批档案，由行政部提出销毁申请，经总经理审批后，由两人监督销毁，做好销毁记录；核心业务文件档案禁止擅自销毁，确需销毁的，提交审批领导小组审议。第六章监督检查与责任追究第二十二条行政部每季度开展文件审批流程执行情况检查，重点核查审批权限执行、审批时限遵守、档案归集等情况，检查结果纳入部门及员工绩效考核；每年开展一次全面审计，排查审批流程漏洞。第二十三条员工有下列行为之一的，公司视情节轻重给予批评教育、经济处罚、岗位调整等处理，造成经济损失的追究赔偿责任：（一）提报虚假文件、内容不完整的文件导致审批失误的；（二）超权限审批、违规审批文件，或未在规定时限内完成审批的；（三）擅自修改审批文件内容、伪造审批意见的；（四）未按要求归集审批档案，导致档案丢失、损毁的；（五）泄露审批文件内容，造成信息泄露或经营风险的。第二十四条审批人因审批失误导致公司重大经济损失、核心信息泄露的，给予降职、撤职处分，情节严重的解除劳动合同；