博物馆展览档案管理制度

博物馆展览档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度以“单件文物—展览事件—利用痕迹”三元闭环为管理对象，覆盖展览筹备、实施、撤展、复盘、再利用、研究出版、数字衍生、公众传播、仓储维护、风险评估十大环节，确保任何一件文物在离开库区到返回库区的完整周期内，其物理状态、数字影像、法律属性、叙事语境、观众反馈、科研价值、商业授权、保险残值、环境参数、人员责任十类信息可被追溯、被验证、被复用。1.2适用范围适用于本馆常设展、临时展、出境展、入境展、数字沉浸展、商业合作展、社区巡回展、库房微展、实验修复展、研学教育展等全部展览形态；适用于文物、标本、艺术品、档案、模型、复制品、数字资产、互动装置、气味样本、活体标本、借展车辆、大型机械设备等全部展品类型；适用于策展人、研究员、保护师、设计师、工程商、运输商、安保、保洁、志愿者、外包讲解、直播团队、观众等全部参与主体。1.3管理原则（1）一物一档：每件展品独立建档，档号终身不变；（2）一事一卷：每个展览独立成卷，卷号与档号双向映射；（3）实时同步：物理位移与数字记录同步发生，延迟≤15分钟；（4）最小干预：任何操作先记录后实施，禁止“先干后补”；（5）风险前置：所有潜在风险在方案阶段即生成风险单，与档案并行流转；（6）证据链闭合：所有数据须由“产生者—核验者—审批者”三方电子签名方可生效；（7）版权清洁：任何图像、文本、音视频、3D扫描、AI生成内容入库前完成版权清算，生成清洁报告；（8）隐私脱敏：观众人脸、儿童影像、身份证号、手机号默认脱敏，脱敏算法每年第三方审计一次。第二章组织架构与岗位职责2.1展览档案管理委员会由馆长直接分管，成员包括保管部、展览部、信息中心、法务部、财务部、安全部、公众服务部、研究部、出版部、文创部、审计室、纪检办。委员会每月最后一个工作日召开例会，对展览档案的合规性、完整性、可用性、安全性进行抽样审计，抽样比例不低于5%，发现问题48小时内启动整改。2.2展览档案主责人（EAD）每个展览设唯一EAD，由保管部中级以上职称人员担任，对全周期档案质量负终身责任；EAD有权暂停任何可能危害档案完整性的操作；EAD的签名权限在系统内与馆长同级，任何修改留痕不可逆。2.3专业组分工（1）藏品记录组：负责展品基础信息、病害图、三维扫描、光谱数据、重量、体积、包装方式、运输姿态、重心线、易碎面、禁忌事项；（2）语境采集组：负责展览叙事文本、策展人手记、设计师草图、施工节点照片、观众留言、媒体评论、社交媒体话题、热搜截图；（3）环境监控组：负责展柜微环境、展厅大气环境、运输车厢环境、仓储缓冲间环境、消杀记录、虫害监测、紫外线累积量、振动峰值；（4）法务清洁组：负责借展协议、保险条款、进出口批文、濒危物种证明、肖像权授权、音乐版权、字体版权、开源代码许可证、AI训练数据来源证明；（5）数字资产组：负责原始拍摄RAW、精修TIFF、压缩JPG、WebP、矢量图、3D模型、纹理贴图、元数据、DOI、区块链存证哈希；（6）公众传播组：负责直播回放、短视频、观众投票、问卷数据、讲解词多语言版本、无障碍版本、儿童版本、手语视频、音频描述；（7）安全应急组：负责突发事件监控录像、报警记录、消防启动日志、漏水点位图、盗窃痕迹、保险理赔凭证、修复过程影像。第三章档案分类与编码体系3.1档号结构采用“馆代码—年度—展览类型—展品序号—介质代码—版本号”六段式，共24位。示例：BJ2025A007015R01V03，表示北京馆2025年第7号临时展第15件展品，介质为软质油画，第3版数字文件。3.2介质代码R=软质书画，S=石质，M=金属，C=陶瓷，T=纺织品，L=活体，D=数字原生，F=气味，V=车辆，Z=复制品。3.3展览事件号展览事件号与档号分离，采用“E+年度+月+日+当日第几场”格式，如E25061503，表示2025年6月15日第3场展览事件，用于关联开幕式、直播、研学、夜场、专家导览等子事件。3.4档案层级（1）一级：永久保存，包括RAW影像、三维模型、法律原件、保险单、修复报告；（2）二级：长期保存15年，包括观众数据、环境监测、媒体剪报；（3）三级：短期保存5年，包括施工草图、宣传海报、耗材发票；（4）四级：即时销毁，包括内部讨论聊天记录、草稿邮件，但须先作摘要入库。第四章工作流程4.1展览立项阶段（1）策展人填写《展览意向书》，系统自动生成预档号，预档号在正式立项前不得用于任何对外文件；（2）法务清洁组启动版权背景调查，生成《红色风险清单》，清单内项目未清零不得进入设计阶段；（3）环境监控组提前一年采集展厅历年温湿曲线，输出《环境适配性报告》，若展品要求与展厅差距>10%RH，须制定改造预算；（4）公众传播组提前6个月注册展览官方社交账号，账号密码纳入档案系统加密托管，离职交接须双因子认证。4.2展品点交阶段（1）借展方与EAD共同开启“云点交”直播，直播信号同时录制为档案，弹幕内容同步抓取为文本；（2）点交时每件展品生成《360°环视视频》，拍摄参数写入EXIF：色温5600K、光圈F8、快门1/125、ISO200、分辨率8192×5464；（3）发现病害立即生成《点交异常单》，单号与档号绑定，照片加盖可逆水印，水印含单号、时间、GPS、校验码；（4）点交完成24小时内，EAD将异常单推送至修复师，修复师需在72小时内给出《稳定性评估》，评估通过方可继续运输。4.3展陈安装阶段（1）所有施工人员须佩戴内置NFC的工牌，进出展柜区域自动记录，工牌与身份证、保险证、技能证三证合一；（2）展品就位后，环境监控组启动“黑匣子”模式，每30秒记录一次微环境，数据异常>±2%RH或>±1℃即刻短信预警；（3）设计师对展柜玻璃进行反射率测试，测试报告存档，反射率>8%须更换低反玻璃；（4）策展人填写《叙事一致性核查表》，核查展品摆放与策展大纲偏差，偏差>5cm须重新审批。4.4开放运行阶段（1）每日闭馆后由机器人拍摄空场高清全景，用于比对观众造成的物理变化；（2）观众留言高拍仪自动采集，手写文字通过OCR转录，转录置信度<95%的标红人工校对；（3）研学团体预约信息同步生成《未成年人隐私脱敏表》，默认隐藏姓名第二字、手机号中间四位；（4）文创销售数据实时推送至档案系统，每件文创须关联设计源文件，源文件包含图层结构，便于后续维权。4.5撤展点交阶段（1）撤展前72小时启动“倒计时常态化巡检”，巡检视频以画中画形式同步记录展柜内外；（2）展品下架顺序须与安装顺序逆向一致，禁止跳号；（3）包装箱内置碰撞记录仪，阈值≥5g即触发报警，报警数据写入档案；（4）借展方与EAD再次“云点交”，异常单若与进场时异常单差异>1%表面积，立即启动保险理赔流程。4.6复盘与出版阶段（1）策展人30日内提交《叙事效果复盘报告》，报告内须包含观众热力图与策展动线叠合分析；（2）研究部60日内完成《展品研究增量报告》，报告内须标注哪些结论源自本次展览新生数据；（3）出版部90日内完成《展览年鉴》，年鉴电子版同步生成EPUB、PDF、有声书三种格式，格式校验码写入区块链；（4）审计室对全周期档案进行封闭审计，抽样率10%，发现问题立即出具《档案整改令》，整改令公开挂网直至完成。第五章数字资产与技术规范5.1影像采集（1）平面拍摄：使用16bitRAW，色域ProPhotoRGB，分辨率≥300ppi，长边≥8000像素；（2）立体拍摄：使用结构光+摄影测量双方案，结构光精度≤0.1mm，摄影测量重叠度≥80%；（3）光谱拍摄：可见光、红外、紫外、荧光、X射线至少五波段，每波段配灰卡；（4）视频拍摄：4K50P，码流≥200Mbps，LOG模式，保留原始LUT。5.2元数据标准采用CDWA、DublinCore、S、博物馆RMG四元融合方案，字段共238项，其中必填58项，推荐112项，可选68项；元数据采用B/S架构录入，字段级权限控制，敏感字段加密存储。5.3存储与备份（1）在线存储：采用对象存储+纠删码，11个节点容忍3节点同时失效；（2）近线存储：使用磁带库，LTO-9单盘18TB，两份拷贝分两地；（3）离线存储：每五年做一次胶片备份，35mm黑白分色片，预期寿命500年；（4）校验机制：每90天自动比对哈希，错误率>10-12立即启动修复。5.4区块链存证将每件展品的结构光哈希、光谱哈希、法律文件哈希、保险单哈希合并为Merkle树根，写入国产自主可控联盟链，出块时间3秒，哈希算法SM3，签名算法SM2，链上仅存哈希，原文本地保存。第六章安全与灾备6.1物理安全（1）展厅：红外幕帘+微波+地感三鉴联动，报警信号双路由传至110与馆安保；（2）库房：库门双人双锁，锁芯机械+电子双因子，机械钥匙封存于银行保险箱；（3）运输：使用GPS+北斗双模，车厢内压力传感器监测开门，开门超30秒未授权即报警；（4）数据机房：采用微模块冷通道，UPS后备30分钟，柴油发电机15秒内启动。6.2网络安全（1）系统默认关闭所有USB口，需临时使用须走OA流程，使用后自动禁用；（2）所有服务器默认安装EDR，进程白名单机制，未知进程启动即阻断；（3）远程运维使用零信任网关，每次授权最长4小时，操作全程录屏；（4）每年两次红蓝对抗，红队攻击成功即启动应急预案，48小时内完成复盘。6.3灾备演练（1）火灾：每季度一次无预告演练，演练时真实启动气体灭火，演练结束30分钟内恢复供电；（2）漏水：吊顶安装水浸绳，10秒内定位至50cm范围，同步推送至手机；（3）病毒：每年一次勒索病毒模拟，模拟数据隔离网进行，验证备份可用性；（4）地震：每年一次文物架锁定演练，30秒内完成文物架锁定，防止倾倒。第七章监督、审计与问责7.1内部审计审计室对展览档案进行“四维审计”：合规性、完整性、可用性、安全性；审计抽样采用分层随机，样本量≥总档案量5%；审计报告公开挂网，保留10年。7.2外部审计每三年聘请第三方机构进行ISO16363认证，认证过程全程直播；认证不通过即暂停新展览立项，直至整改完成。7.3问责条款（1）档案缺失：每缺失1%扣减直接责任人当年绩效10%，缺失>5%移交纪检；（2）数据造假：一经发现，直接责任人终身禁止从事档案岗位，并公开通报；（3）泄密事件：按《保密法》追责，同时启动民事赔偿，赔偿金额=文物保险金额×10%；（4）灾备失效：演练失败扣减信息中心主任当年绩效30%，连续两次失败调离岗位。第八章培训与知识更新8.1入职培训新员工须完成72学时线上+48学时线下+24学时实操，考核通过率<90%不得上岗；培训内容包括制度解读、系统操作、突发事件模拟、伦理与法律。8.2年度复训每年8月举行“档案安全月”，全员参与，内容包括新型勒索病毒案例、AI深度伪造识别、区块链存证实操、光谱拍摄新技术、国际新标准解读。8.3专家讲堂每季度邀请国内外专家举办“档案夜校”，直播录像纳入档案，观众提问语义分析后生成FAQ，FAQ每半年更新一次。8.4资格认证鼓励员工通过“国家档案师”“注册保护师”“ISO16363审核员”认证，通过者学费报销，月薪上浮1