例会提问制度规范要求

PAGE例会提问制度规范要求一、总则1.目的为了营造积极活跃、高效有序的例会氛围，使参会人员能够充分交流想法、提出问题、解决问题，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本例会提问制度规范要求。2.适用范围本制度适用于公司内部组织召开的各类例会，包括但不限于周例会、月例会、季度例会等。3.基本原则尊重与平等原则：参会人员应尊重他人发言，平等交流，不得进行人身攻击或恶意贬低他人观点。实事求是原则：提问和回答问题应基于客观事实，不得夸大或歪曲事实。高效务实原则：提问应具有针对性和建设性，有助于解决工作中的实际问题，提高会议效率。保密原则：对于会议中涉及的敏感信息、商业机密等，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。二、提问主体与对象1.提问主体公司全体员工，包括各部门负责人、普通员工等。2.提问对象涉及工作汇报内容的，提问对象为汇报工作的部门或个人。涉及公司整体战略、政策、制度等方面的，提问对象为相关领导或职能部门负责人。三、提问准备1.明确问题核心在例会提问前，参会人员应认真梳理自己想要表达的问题，明确问题的核心要点，避免提出模糊不清或过于宽泛的问题。2.收集相关信息对于涉及特定业务领域或需要一定背景知识的问题，提问人员应提前收集相关信息，以便在例会中能够更准确、清晰地阐述问题，提高问题的质量和针对性。3.思考解决方案在提出问题的同时，鼓励提问人员思考可能的解决方案或建议，以便在会议中与大家共同探讨，促进问题的有效解决。四、提问时间与方式1.提问时间原则上，在汇报工作或讨论相关议题过程中，参会人员如有问题可随时举手示意提问。为了保证会议的高效进行，每个议题的提问时间应尽量控制在合理范围内，一般建议不超过[X]分钟。2.提问方式口头提问：参会人员举手示意后，经主持人同意，可站起来进行口头提问，表达清晰、简洁，避免冗长和啰嗦。书面提问：如参会人员因特殊原因无法当场口头提问，也可提前将问题以书面形式提交给主持人，由主持人在适当的时候代为提问或安排相关人员进行解答。五、提问内容要求1.与例会主题相关提问内容应紧密围绕例会正在讨论的主题展开，不得偏离主题提出无关问题，以免干扰会议正常进程。2.具有针对性提问应具体指向某个工作环节、业务流程、政策执行等方面的问题，避免泛泛而谈，确保问题能够直接触及关键要点，便于讨论和解决。3.具有建设性提问不仅要指出问题所在，还应提出相应的建设性意见或建议，为问题的解决提供思路和方向，促进工作的改进和优化。4.避免重复提问在提问前，参会人员应先确认是否已有其他人提出过类似问题，避免重复提问，浪费会议时间。如确有必要再次提及，可简要说明与之前问题的差异及补充信息。六、回答问题要求1.认真倾听被提问对象在回答问题前，应认真倾听提问人员的问题表述，确保准确理解问题的含义，避免答非所问。2.准确回答回答问题应基于客观事实，准确清晰地阐述观点和信息，不得含糊其辞或故意回避关键问题。对于自己不确定的问题，应明确说明，并承诺会后核实后给予准确答复。3.全面解答尽量对提问涉及的相关方面进行全面解答，不仅要回答问题本身，还应结合公司实际情况，提供相关的背景信息、政策依据、操作流程等，使提问人员能够全面了解问题的来龙去脉和解决方法。4.尊重提问者回答问题过程中应尊重提问人员的观点和立场，不得对提问者进行指责或批评，即使提问内容存在一些不合理之处，也应耐心沟通解释。七、提问与回答流程1.主持人引导例会开始时，主持人应向参会人员说明提问制度和流程，鼓励大家积极提问。在讨论过程中，主持人应适时引导提问环节，确保提问和回答有序进行。2.提问环节参会人员举手示意后，主持人点名邀请提问人员发言。提问人员按照要求清晰、准确地提出问题，并简要说明提问的背景和目的。3.回答环节被提问对象在主持人邀请后，针对提问人员提出的问题进行回答。回答过程中应注意条理清晰、重点突出，如有需要可进行适当的举例说明或数据支撑。4.互动交流在回答问题后，提问人员如有进一步的疑问或想法，可与回答人员进行互动交流，双方应保持理性、平和的态度，以寻求问题的最佳解决方案。5.主持人总结在提问和回答环节结束后，主持人应对讨论的内容进行简要总结，梳理问题要点、解答情况以及达成的共识，确保会议讨论的成果能够得到清晰的记录和传达。八、记录与存档1.会议记录人员职责每次例会应安排专人负责会议记录，记录内容包括提问人员、提问内容、回答人员、回答要点等关键信息。会议记录应客观、准确、完整，不得遗漏重要内容。2.记录要求采用电子文档或纸质文档相结合的方式进行记录，确保记录的可查阅性和保存性。记录格式应规范统一，便于整理和检索。对于重要问题的讨论过程和结果，应详细记录各方观点和决策依据。3.存档管理会议记录完成后，应及时进行存档。电子文档应按照公司规定的文件命名规则和存储路径进行保存，纸质文档应整理成册，妥善保管在公司指定的档案存储地点。存档期限应符合公司相关档案管理制度的要求，以便日后查阅和参考。九、监督与考核1.监督机制公司设立专门的监督小组，负责对例会提问制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期或不定期对例会提问环节进行抽查，检查提问和回答是否符合制度要求，及时发现和纠正存在的问题。2.考核指标提问质量：根据提问的针对性、建设性、与例会主题的相关性等方面进行评估，考核提问是否有助于推动工作问题的解决和会议效率的提高。回答质量：从回答的准确性、全面性、对提问者的尊重程度等角度进行考核，评价回答是否能够有效解答问题，满足提问人员的需求。参与积极性：统计参会人员的提问次数和参与互动情况，考核员工对例会提问环节的参与积极性和主动性。3.考核结果应用将监督与考核结果纳入员工绩效考核体系，与员工的绩效奖金、晋升、评优等挂钩。对于在例会提问环节表现优秀的员工，给予适当的奖励和表彰；对于违反制度要求、表现不佳的员工，进行相应的批评教育或绩效扣分处理。十、培训与宣传1.培训计划人力资源部门应定期组织关于例会提问制度的培训活动，向全体员工详细讲解制度的内容、目的、流程和要求等，确保员工能够熟练掌握并正确运用该制度。培训方式可采用集中授课、案例分析、模拟演练等多种形式，提高培训效果。2.宣传推广通过公司内部公告栏、邮件、微信群等多种渠道，广泛宣传例会提问制度的重要性和意义，鼓励员工积极参与例会提问环节，营造良好的沟通交流氛围。同时，对制度执行过程中的优秀案例进行宣传推广，发挥示范引领作用，带动更多员工养成良好的提问和回答习惯。十一、附则1.制度解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由该部门根据实际情况进行研究和决定。2.制度修订随着公司业务发展和管理需