节约会议桌制度规范

PAGE节约会议桌制度规范一、总则（一）目的为了加强公司会议桌资源的合理利用，提高资源使用效率，降低公司运营成本，特制定本节约会议桌制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在使用会议桌时的行为规范。（三）基本原则1.按需使用原则：根据会议实际需求安排会议桌的使用，避免资源浪费。2.高效利用原则：确保会议桌在使用过程中能够高效运转，提高使用效率。3.节约环保原则：倡导节约资源、保护环境的理念，减少不必要的消耗。二、会议桌使用申请与审批（一）申请流程1.各部门如需使用会议桌，应提前填写《会议桌使用申请表》，详细注明会议时间、预计时长、参会人数、会议主题等信息。2.将申请表提交至本部门负责人审核签字。3.审核通过后，将申请表提交至行政部门。（二）审批权限1.行政部门收到申请表后，应根据会议桌的使用情况进行审批。2.对于一般性会议，由行政部门负责人审批。3.对于重要会议或涉及多个部门的会议，需经公司分管领导审批。（三）特殊情况处理1.如遇紧急会议，无法提前提交申请表，可通过电话或其他即时通讯工具向行政部门说明情况，经同意后可先使用会议桌，但事后需及时补办申请手续。2.对于临时增加参会人数或延长会议时间的情况，需提前向行政部门报备，经同意后方可调整。三、会议桌使用安排（一）根据会议规模安排1.小型会议（参会人数10人以下），可安排在公司的小型会议室或洽谈区，选择合适尺寸的会议桌。2.中型会议（参会人数1030人），应安排在公司的标准会议室，使用相应规格的会议桌。3.大型会议（参会人数30人以上），需根据会议场地情况，合理安排会议室，并确保会议桌能够满足参会人员的使用需求。（二）会议时间衔接安排1.在安排会议桌使用时，应充分考虑会议时间的衔接，避免出现会议间隔过长导致会议桌闲置的情况。2.对于连续召开的会议，如时间允许，可安排在同一会议室，减少会议场地和会议桌的更换频率。（三）跨部门会议协调1.涉及多个部门的会议，由牵头部门负责与行政部门沟通协调会议桌的使用安排。2.行政部门应根据各部门的需求，合理调配会议桌资源，确保会议的顺利进行。四、会议桌使用规范（一）使用前准备1.使用部门在会议开始前15分钟到达会议室，做好会议准备工作，如摆放资料、调试设备等。2.检查会议桌的清洁情况，如桌面有污渍或杂物，应及时通知行政部门安排清洁人员进行清理。（二）使用过程要求1.参会人员应爱护会议桌及相关设施设备，不得随意在会议桌上刻画、粘贴物品或损坏设备。2.保持会议室内的整洁卫生，不得在会议桌上乱扔垃圾，会议结束后应将垃圾带走。3.会议期间如需使用电子设备，应注意保护会议桌的表面，避免因设备发热等原因损坏桌面。（三）使用后清理1.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，保持会议桌的整洁。2.使用部门应负责清理会议室内的资料、设备等，将会议桌恢复原状。3.如发现会议桌有损坏情况，应及时向行政部门报告，并配合查明原因，落实责任。五、会议桌维护与保养（一）定期检查1.行政部门应定期对会议桌进行检查，包括桌面、桌腿、抽屉等部位，及时发现问题并进行处理。2.检查内容包括会议桌的外观是否有损坏、变形，连接部位是否松动，抽屉是否顺滑等。（二）日常保养1.保持会议桌的清洁，定期用干净的湿布擦拭桌面，避免使用含有腐蚀性的清洁剂。2.对于木质会议桌，应定期打蜡保养，以保持桌面的光泽和防水性能。3.注意防潮、防火、防虫，避免会议桌长时间暴露在潮湿、高温或有虫害的环境中。（三）维修与更换1.对于轻微损坏的会议桌，行政部门应及时安排维修人员进行修复。2.如会议桌损坏严重，无法修复或影响正常使用，应及时向上级领导汇报，根据实际情况进行更换。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会议桌的使用情况进行日常监督，检查各部门是否按照本制度规范使用会议桌。2.设立意见箱或举报电话，接受员工对违反会议桌使用制度行为的举报。（二）考核办法1.将会议桌使用情况纳入部门绩效考核体系，对严格遵守制度、节约使用会议桌的部门给予适当加分奖励。2.对于违反会议桌使用制度的部门或个人，视情节轻重给予相应的扣分处罚，并进行通报批评。3.因个人原因导致会议桌损坏的，由责任人负责赔偿相应的维修或更换费用。七、附则（一）解释权本制度规范由公司行政部门负责解释。（二）修订与完善本制度规范将根据公司实际情况和法律法规的变化适时