档案智能管理制度

PAGE档案智能管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，提高档案利用效率，保障公司信息安全，适应公司数字化转型需求，特制定本档案智能管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映公司各项活动。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案资料的齐全。3.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。4.便捷性原则：利用智能技术手段，提高档案管理和查询的便捷性。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案智能管理制度。组织实施档案的收集、整理、存储、利用等工作。指导各部门档案管理工作，开展档案业务培训。负责档案信息化系统的建设、维护和管理。2.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作。明确专人负责档案管理，配合档案管理部门开展相关工作。严格遵守档案管理制度，确保档案安全。二、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：公司各类文件、通知、报告、会议纪要等。2.业务合同类：销售合同、采购合同、租赁合同等。3.财务审计类：财务报表、审计报告、税务资料等。4.人力资源类：员工档案、考勤记录、培训资料等。5.项目文档类：项目计划、方案、报告、图纸等。6.技术研发类：技术文档、专利资料、研发成果等。7.其他类：公司荣誉证书、资质文件、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应及时将产生的档案资料进行收集整理，确保档案的完整性和准确性。2.对于重要档案，应实行双套制保存，一套纸质档案，一套电子档案。3.收集的档案资料应清晰、完整，签字、盖章等手续齐全。（三）整理规范1.分类标准：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。2.编号规则：为每类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订要求：纸质档案应按照一定顺序装订成册，确保整齐、牢固。4.编目要求：编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。三、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：存放在专门的档案库房，按照类别和年度进行存放。2.电子档案：存储在公司的档案信息化系统中，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份。（二）库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准。2.库房内配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。3.建立库房管理制度，定期对库房进行检查和维护。（三）电子档案管理1.建立电子档案的分类存储体系，确保电子档案的有序存放。2.对电子档案进行加密处理，防止数据泄露。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在异地，以防止自然灾害等原因导致数据丢失。4.建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制访问人员和权限。（四）保管期限1.根据档案的重要性和价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期、短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、财务报表等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，如一般业务合同、员工档案等。4.短期保管的档案保管期限为10年以下，如一般性文件、通知等。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否到期，是否仍具有保存价值。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。3.档案销毁应填写销毁清单，经档案管理部门负责人和公司领导审批后，由专人负责实施。4.销毁过程应进行记录，确保档案销毁的真实性和彻底性。四、档案利用与共享（一）利用流程1.申请：需要查阅档案的部门或个人，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.审批：申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.查阅：档案管理部门根据审批结果，提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、带出档案。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）共享范围1.内部共享：在公司内部，根据工作需要，经审批后，相关部门和人员可以共享档案信息。2.外部共享：对于涉及公司机密的档案，严禁对外共享。如因工作需要必须对外提供档案信息的，应按照公司保密制度进行审批，并签订保密协议。（三）智能利用手段1.利用档案信息化系统，实现档案的快速检索和查询。2.建立档案数据分析平台，对档案数据进行挖掘和分析，为公司决策提供支持。3.利用移动终端设备，实现档案的远程查阅和利用。五、档案安全与保密（一）安全措施1.建立档案安全管理制度，明确档案管理各环节的安全责任。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。3.定期对档案安全情况进行检查，及时发现和消除安全隐患。4.制定档案安全应急预案，应对突发安全事件。（二）保密制度1.严格划分档案的密级，分为绝密、机密、秘密三级。2.对涉及公司机密的档案，实行专人专管，严格控制知悉范围。3.加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议。4.在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止信息泄露。六、档案信息化建设（一）系统建设1.建立完善的档案信息化系统，实现档案的数字化管理。2.系统应具备档案收集、整理、存储、查询、利用、统计等功能。3.系统应与公司其他业务系统进行集成，实现数据共享。（二）数据维护1.定期对档案信息化系统中的数据进行备份，确保数据安全。2.及时更新档案信息，保证档案数据的准确性和完整性。3.对系统运行过程中出现的问题及时进行处理，确保系统正常运行。（三）技术支持1.配备专业的技术人员，负责档案信息化系统的建设、维护和管理。2.关注档案信息化技术的发展趋势，及时对系统进行升级和优化。3.加强与软件供应商的合作，获取技术支持和服务。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况。（二）考核机制1.建立档案管理工作考核机制，对各部门档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括档案收集、整理、存储、利用、安全保密等方面。3.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对档案管理工作成绩突出的部门