规范借贷凭证管理制度

PAGE规范借贷凭证管理制度一、总则（一）目的为加强公司借贷凭证管理，规范借贷行为，防范财务风险，确保公司资金安全与有效使用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及全体员工涉及的各类借贷业务，包括但不限于因公借款、备用金借款、员工个人临时性借款等。（三）基本原则1.合法性原则：借贷凭证的管理必须符合国家法律法规及金融监管要求，确保借贷行为合法合规。2.真实性原则：借贷凭证应如实反映借贷业务的实际情况，不得虚假记载、隐瞒或篡改。3.完整性原则：借贷凭证应包含借贷业务的各项必要信息，确保凭证内容完整、准确。4.及时性原则：借贷业务发生后，应及时填制、审核和归档借贷凭证，保证财务信息的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密的借贷凭证信息，应严格保密，防止信息泄露。二、借贷凭证的种类及内容（一）借款申请单1.适用范围：员工因公务需要借款时，应填写借款申请单。2.内容要求：借款人姓名、部门、职务、联系方式。借款日期、借款用途、预计还款日期。借款金额（大写和小写）。借款事由详细说明。审批流程相关签字栏，包括部门负责人、财务负责人、总经理等。（二）借条1.适用范围：员工个人临时性借款等情况可出具借条。2.内容要求：借款人姓名、身份证号码、联系方式。借款日期、借款金额（大写和小写）。借款用途。还款方式及日期。借款人签字并按手印。（三）还款凭证1.适用范围：用于记录借款人归还借款的情况。2.内容要求：还款日期。还款金额（大写和小写）。还款方式（如现金、转账等）。收款人签字（财务人员或相关授权人员）。（四）利息计算清单（如有利息约定）1.适用范围：对于有利息约定的借贷业务，需提供利息计算清单。2.内容要求：借款本金、利率、计息期间。利息计算过程及结果（大写和小写）。制表人签字。三、借贷凭证的填制与审核（一）填制要求1.借贷凭证应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔填写。2.凭证内容应填写齐全、清晰，不得遗漏或模糊不清。如有错误，应按照规定的方法进行更正，不得随意涂改、刮擦或挖补。3.涉及金额的数字，大写金额应按照规范的汉字书写，小写金额应使用阿拉伯数字填写，且金额数字前应填写人民币符号“￥”，不得留有空白。（二）审核流程1.部门负责人审核：借款人所在部门负责人应对借款申请的真实性、必要性进行审核，确认借款用途合理且与部门工作相关，签字同意后提交财务部门。2.财务负责人审核：财务部门收到借款申请单后，财务负责人应审核借款金额是否符合公司财务规定、还款来源是否可靠、借款期限是否合理等，审核通过后签字。3.总经理审批：对于金额较大或特殊情况的借款，需经总经理审批。总经理应综合考虑公司资金状况、业务需求等因素，做出最终审批决定。4.审核要点：借款用途是否明确、合理，是否符合公司业务范围和相关规定。借款金额是否与实际需求相符，是否超出公司规定的借款额度。还款计划是否可行，还款来源是否可靠。相关签字是否齐全、有效。四、借贷凭证的保管与归档（一）保管要求1.财务部门应指定专人负责借贷凭证的保管工作，确保凭证的安全、完整。2.借贷凭证应存放在专用的档案柜中，按照类别、时间顺序进行存放，便于查找和查阅。3.对于电子借贷凭证，应进行备份存储，并确保存储介质的安全可靠，防止数据丢失或损坏。4.严格限制无关人员接触借贷凭证，如需查阅或借阅，应按照规定的审批程序进行办理。（二）归档流程1.每月末，财务人员应对当月的借贷凭证进行整理、装订。2.装订时，应确保凭证顺序正确、附件完整，使用统一规格的装订材料进行装订，在装订线处加盖装订人员印章。3.装订后的借贷凭证应在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息，并由装订人员和财务负责人签字。4.将装订成册的借贷凭证按照档案管理规定进行归档，建立档案索引，以便日后查询和使用。五、借贷业务的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公司的借贷业务进行审计，检查借贷凭证的填制、审核、保管等环节是否符合本制度规定。2.审计人员应抽取一定数量的借贷业务进行详细审查，包括借款申请的真实性、借款用途的合规性、还款情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门应定期对借贷凭证进行自查，确保凭证管理工作的准确性和规范性。2.自查内容包括凭证的完整性、准确性、归档情况等，对于发现的问题应及时进行纠正和处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定填制、审核、保管借贷凭证的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则（一）解释