来人通报制度规范要求

PAGE来人通报制度规范要求一、总则（一）目的为规范公司来人通报流程，确保公司内部信息的及时、准确传递，加强各部门之间的沟通协作，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及所有来访人员。（三）基本原则1.及时准确原则：来人通报信息应及时、准确地传达给相关部门和人员，避免信息延误或错误。2.分级负责原则：根据来人的身份、目的和重要性，实行分级负责通报制度，确保通报工作的有效性。3.安全保密原则：在通报过程中，要严格遵守公司的安全保密规定，防止信息泄露。二、来人通报流程（一）预约来访1.外部人员来访前，应提前与公司相关部门或人员进行预约，明确来访时间、人数、目的等信息。2.预约人应填写《来访预约登记表》，详细记录来访人员的基本信息、来访事由、预计停留时间等，并提交给接待部门。3.接待部门收到预约信息后，应及时与相关部门沟通协调，确定接待安排，并在《来访预约登记表》上注明接待负责人及联系方式。（二）现场通报1.来访人员到达公司后，接待人员应引导其至接待区域，并及时向来人通报的第一责任人进行通报。2.通报第一责任人接到通报后，应立即核实来访人员身份、来访事由等信息，并根据情况决定是否需要进一步向上级领导或其他相关部门通报。3.如需进一步通报，通报第一责任人应填写《来人通报单》，详细记录来访人员的基本信息、来访事由、接待安排等，并提交给上级领导或其他相关部门。4.《来人通报单》应按照公司内部审批流程进行流转，相关领导或部门应在规定时间内进行审批，并签署意见。（三）接待安排1.根据《来访预约登记表》和《来人通报单》的内容，接待部门应制定详细的接待方案，明确接待人员、接待流程、接待场所等。2.接待人员应提前做好接待准备工作，包括安排会议室、准备资料、安排餐饮等，确保来访人员的接待工作顺利进行。3.在接待过程中，接待人员应热情、周到地为来访人员服务，及时解答来访人员的疑问，记录来访人员的意见和建议。（四）来访结束1.来访结束后，接待人员应向来人通报的第一责任人反馈来访情况，包括来访人员的意见和建议、接待工作的完成情况等。2.通报第一责任人应及时将来访情况向上级领导汇报，并根据领导意见进行后续处理。3.接待部门应及时整理来访资料，归档保存，以备后续查阅。三来人通报的内容要求（一）基本信息1.来访人员的姓名、性别、年龄、单位、职务等。2.来访人员的联系方式，包括手机号码、电子邮箱等。（二）来访事由1.来访的具体目的，如业务洽谈、合作交流、参观考察等。2.来访涉及的具体事项，如项目合作、产品推广、技术交流等。（三）接待安排1.接待部门的名称、接待负责人及联系方式。2.接待的具体时间、地点、流程等。（四）其他信息1.来访人员的特殊要求或注意事项。2.与来访相关的其他重要信息。四、来人通报的审批权限（一）一般来访1.对于一般性业务来访，由接待部门负责人审批《来人通报单》。2.接待部门负责人应在收到《来人通报单》后的[X]个工作日内进行审批，并签署意见。（二）重要来访1.对于重要业务来访、合作洽谈来访、上级领导视察来访等，由公司分管领导审批《来人通报单》。2.公司分管领导应在收到《来人通报单》后的[X]个工作日内进行审批，并签署意见。（三）重大来访1.对于重大项目合作来访、重要客户来访、政府部门来访等，由公司总经理审批《来人通报单》。2.公司总经理应在收到《来人通报单》后的[X]个工作日内进行审批，并签署意见。五、来人通报的时间要求（一）预约来访通报1.接待部门应在收到来访预约信息后的[X]个工作日内，向来人通报的第一责任人进行通报。2.来人通报的第一责任人应在收到接待部门通报后的[X]个工作日内，填写《来人通报单》并提交给上级领导或其他相关部门。（二）现场通报1.来访人员到达公司后，接待人员应在[X]分钟内向来人通报的第一责任人进行通报。2.通报第一责任人应在接到通报后的[X]分钟内，核实来访人员身份、来访事由等信息，并根据情况决定是否需要进一步向上级领导或其他相关部门通报。（三）紧急来访通报1.对于紧急来访，接待人员应立即向来人通报的第一责任人进行通报。2.通报第一责任人应在接到通报后的[X]分钟内，核实来访人员身份、来访事由等信息，并根据情况决定是否需要进一步向上级领导或其他相关部门通报。同时，应采取紧急措施，确保来访人员的接待工作顺利进行。六、来人通报的监督与考核（一）监督机制1.公司办公室负责对来人通报制度的执行情况进行监督检查，定期对各部门的来人通报工作进行抽查。2.各部门应指定专人负责来人通报工作，并及时将通报情况反馈给公司办公室。（二）考核办法1.将来人通报工作纳入公司绩效考核体系，对执行情况良好的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反来人通报制度的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。七、附则（一）解释权本制度由公司办公室负责解释。（二）修订与废止本制度如有未尽事宜或需要修订，由公司办公室提出修订意见，报公司领导批准后实施。如有需要废止本制度，亦由公司办公室提出申请，报公司领导批准后执行。[公司名称][发布日期]以上是一份来人通报制度规范要求的文档示例，你可以