规范印章及授权管理制度

PAGE规范印章及授权管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章及授权管理，规范印章使用流程，明确授权范围与责任，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，涵盖公司各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等，以及公司授予员工的各类授权事项。（三）基本原则1.合法性原则：印章使用及授权管理必须符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规定。2.审慎性原则：严格审核印章使用申请及授权事项，确保其必要性、真实性和合规性。3.责任明确原则：明确印章保管、使用人员及授权审批人员的职责，做到责任清晰，追究有据。4.安全保密原则：采取有效措施确保印章安全存放，防止印章被盗用、冒用，对涉及公司机密的授权信息严格保密。二、印章管理（一）印章种类及用途1.公章：代表公司对外行使权力，用于各类重要文件、合同、协议、信函等的签署。2.合同专用章：专门用于签订经济合同，明确合同的法律效力。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关财务业务。4.法人章：在特定情况下代表法人行使职权，如办理银行开户、税务登记等。5.部门章：由各部门根据工作需要自行保管使用，用于部门内部文件、通知等。（二）印章的刻制与启用1.刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家规定的样式和规格，确保印章清晰、规范、合法。2.启用新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。填写《印章启用申请表》，注明启用日期、使用范围、保管人等信息，经审批后正式启用。印章启用前，行政部门应将印章印模留存备案，并通知相关部门和人员。同时，对旧印章进行封存或销毁，做好记录。（三）印章的保管1.保管人员公司应指定专人负责印章保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。公章、合同专用章、财务专用章、法人章一般由行政部门、财务部门等相关部门负责人指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.保管要求印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，不得在空白纸张、文件上加盖印章。如因工作需要携带印章外出，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并办理相关登记手续，由两人以上共同携带，确保印章安全。（四）印章的使用1.使用流程申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、份数、用印时间等内容，并签字或盖章。审核：申请表提交后，由相关负责人进行审核，重点审核用印事项的真实性、合法性、必要性。审核通过后签字批准。用印：印章保管人员根据审核批准的申请表，在用印前再次核对用印内容，确保无误后在规定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印人、文件名称等信息。留存：用印完毕后，印章保管人员应将申请表、文件等资料留存归档，以备查阅。2.禁止使用情况未经审核批准的文件、合同等不得加盖印章。涉及违法违规、损害公司利益的事项不得加盖印章。空白纸张、空白合同等不得加盖印章。（五）印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，通知相关部门和人员停止使用。停用的印章应及时收回，与留存的印模进行核对，确认无误后进行封存。2.销毁对于已停用且不再使用的印章，由行政部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或授权代表审批后，按照规定程序进行销毁。印章销毁应采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法恢复使用，并由两人以上监销，做好销毁记录。三、授权管理（一）授权定义与范围1.定义：授权是指公司法定代表人或经授权的负责人将公司的部分职权授予特定人员，使其能够在授权范围内代表公司行使相应权力。2.范围：授权范围包括但不限于代表公司签订合同、办理业务、处理文件、参加会议等各类事项。（二）授权的分类1.常规授权：针对公司日常经营活动中经常发生的事项，制定统一的授权标准和流程，由相关部门负责人按照规定进行授权。2.特别授权：对于特殊事项或超出常规授权范围的事项，由公司法定代表人或授权代表根据具体情况进行特别授权。（三）授权的申请与审批1.申请：需要获得授权的人员应填写《授权申请表》，详细说明授权事项、授权期限、授权范围等内容，并提供相关证明材料。2.审批：申请表提交后，由相关负责人进行审批。审批流程根据授权事项的重要程度和风险等级确定，但必须经过公司法定代表人或授权代表最终批准。对于常规授权事项，由部门负责人审核后报分管领导批准。对于特别授权事项，由部门负责人审核后报分管领导、财务负责人、法务负责人等相关部门审核，最后报公司法定代表人或授权代表批准。（四）授权书的制作与发放1.制作：经审批通过后，行政部门根据授权申请表制作授权书，明确授权事项、授权期限、授权范围、被授权人等内容，并加盖公司公章。2.发放：授权书制作完成后，由行政部门发放给被授权人，并要求被授权人签字确认。同时，将授权书副本留存备案。（五）授权的监督与变更1.监督公司应建立授权监督机制，定期对被授权人的授权行使情况进行检查和监督，确保其在授权范围内正确行使权力。被授权人应定期向授权审批部门汇报授权事项的执行情况，接受监督检查。2.变更在授权期限内，如因情况变化需要变更授权事项、授权范围或授权期限等，被授权人应及时填写《授权变更申请表》，按照授权审批流程重新办理审批手续。授权变更后，行政部门应及时更新授权书，并通知相关部门和人员。（六）授权的终止1.自然终止：授权期限届满，授权自动终止。2.提前终止：在授权期限内，如出现以下情况，授权审批部门可提前终止授权：被授权人违反法律法规、公司规定或授权约定，损害公司利益。被授权人不再具备履行授权事项的能力或条件。授权事项已经完成或不再需要授权。其他需要提前终止授权的情形。四、风险防控与责任追究（一）风险防控1.建立风险预警机制：定期对印章使用和授权管理情况进行分析评估，及时发现潜在风险，并采取相应措施进行预警和防范。2.加强内部审计监督：内部审计部门应定期对印章及授权管理进行审计，检查制度执行情况，发现问题及时督促整改。3.强化员工培训教育：通过开展培训、宣传等活动，提高员工对印章及授权管理重要性的认识，增强风险意识和合规意识。（二）责任追究1.印章保管人员责任印章保管人员如因保管不善导致印章被盗用、冒用，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。违反印章使用规定，擅自使用印章或在空白纸张、文件上加盖印章的，给予警告以上处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。2.用印审批人员责任用印审批人员如未认真审核用印事项，导致错误用印，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予纪律处分。明知用印事项违法违规或损害公司利益仍批准用印的，给予撤职以上处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.被授权人责任被授权人如超出授权范围行使权力，给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给