规范国企采购管理制度

PAGE规范国企采购管理制度一、总则（一）目的为加强国有企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，促进国有企业健康发展，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公平公正原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购方案，降低采购费用。4.诚信廉洁原则：采购人员应当诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构国有企业应当设立采购决策机构，负责审定采购管理制度、采购战略、重大采购项目等事项。采购决策机构由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成。（二）采购管理部门企业应当设立专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理工作。采购管理部门的主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准；2.编制采购计划和预算；3.组织采购项目的实施，包括招标、谈判、询价等采购方式的选择和执行；4.供应商管理，包括供应商的选择、评估、考核等；5.采购合同管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等；6.采购风险管理，包括对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制；7.采购信息管理，包括采购数据的统计、分析和报告等。（三）采购执行部门采购执行部门负责具体采购项目的实施，按照采购管理部门的要求和采购流程进行采购操作。采购执行部门的主要职责包括：1.根据采购计划和预算，组织开展采购活动；2.收集供应商信息，参与供应商的选择和评估；3.按照采购方式和流程，组织招标、谈判、询价等采购活动；4.协助采购管理部门签订采购合同；5.负责采购项目的验收工作；6.及时反馈采购过程中的问题和情况。（四）其他相关部门企业内部的其他相关部门，如财务部门、审计部门、法务部门等，应当按照各自职责，协同做好采购管理工作。财务部门负责采购资金的预算管理、支付审核等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审核，防范法律风险。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应当根据企业生产经营需要、年度预算安排等，编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购时间等内容。2.采购计划应当按照规定的程序进行审批。采购金额较小的采购计划，由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的采购计划，应当提交采购决策机构审定。（二）采购预算管理1.企业应当建立采购预算管理制度，加强采购预算的编制、执行和控制。采购预算应当根据采购计划和市场价格等因素进行编制，确保采购预算的合理性和准确性。2.采购预算应当纳入企业年度预算管理体系，按照企业预算管理的规定进行审批和执行。采购管理部门应当定期对采购预算的执行情况进行分析和评估，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式与程序（一）采购方式国有企业采购可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。具体采购方式的适用条件如下：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。公开招标应当通过国家指定的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。邀请招标应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。竞争性谈判应当成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应当与供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应当向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：采购执行部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购时间等内容，并提交采购管理部门审核。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，根据采购金额大小和采购方式等，按照规定的程序进行审批。采购金额较小的采购申请，由采购管理部门负责人审批；采购金额较大的采购申请，应当提交采购决策机构审定。3.采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请表，组织采购执行部门按照选定的采购方式进行采购实施。采购执行部门应当按照采购程序和要求，开展招标、谈判、询价等采购活动，收集供应商报价、投标文件等资料。4.供应商选择与评估：采购管理部门应当组织相关部门对供应商进行选择和评估。供应商选择应当综合考虑供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。评估结果应当作为确定成交供应商的重要依据。5.采购合同签订：采购执行部门根据评估结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。采购合同应当按照规定的程序进行审核和签订。6.采购验收：采购项目完成后，采购执行部门应当组织相关部门进行验收。验收应当按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目的质量和数量符合要求。验收合格后，采购执行部门应当填写验收报告，并提交采购管理部门备案。7.采购付款：财务部门应当按照采购合同的约定，对采购款项进行审核和支付。采购付款应当严格按照企业资金管理规定进行，确保资金支付的安全和合规。五、供应商管理（一）供应商准入管理1.企业应当建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应当包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、售后服务等方面。2.采购执行部门应当收集供应商信息，填写供应商准入申请表，提交采购管理部门审核。采购管理部门应当组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，符合准入条件的供应商方可进入企业供应商名录。（二）供应商评估与考核1.企业应当建立供应商评估与考核制度，定期对供应商的表现进行评估和考核。评估与考核内容应当包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。2.采购管理部门应当组织相关部门对供应商进行评估与考核，评估与考核结果应当作为供应商选择、合作期限延长、淘汰等的重要依据。对于评估与考核不合格的供应商，采购管理部门应当及时采取措施，如暂停合作、限期整改、淘汰等。（三）供应商动态管理1.企业应当建立供应商动态管理机制，及时更新供应商信息。采购执行部门应当定期收集供应商的相关信息，如企业经营状况、产品质量变化、售后服务情况等，并提交采购管理部门。2.采购管理部门应当根据供应商动态管理机制，及时调整供应商名录，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰，对于新出现的优质供应商及时纳入供应商名录。六、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购执行部门应当根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同起草完成后，应当提交采购管理部门和法务部门进行审核。采购管理部门主要审核采购合同的商务条款，法务部门主要审核采购合同的法律条款。审核通过后的采购合同方可签订。（二）合同签订与履行1.采购合同审核通过后，采购执行部门应当按照规定的程序与供应商签订采购合同。采购合同应当由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章。2.采购合同签订后，采购执行部门应当按照合同约定，跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应当按照合同约定履行义务，按时交货、提供服务等。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购执行部门应当及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应当按照采购合同审核与签订的程序进行审核和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要终止采购合同的，采购执行部门应当及时与供应商协商，并签订合同终止协议。合同终止协议应当明确双方的权利和义务，以及终止后的处理事项。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.企业应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.采购管理部门应当组织相关部门对采购风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：密切关注市场动态，及时掌握市场价格变化、供应商供应能力变化等信息，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加或采购项目无法按时完成。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，签订质量保证协议，加强采购项目的验收工作，确保采购产品的质量符合要求。3.价格风险应对措施：通过招标、谈判、询价等方式，充分比较供应商报价，选择价格合理的供应商；与供应商签订价格调整协议，约定价格调整的条件和方式，降低价格波动风险。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰；加强合同履行过程的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，防范合同纠纷风险。5.廉洁风险应对措施：加强对采购人员的廉洁教育，建立廉洁风险防控机制，明确廉洁纪律要求，加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，防范廉洁风险。八、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购管理部门应当建立采购信息收集与整理制度，及时收集采购活动中的各类信息，包括采购计划、采购申请表、供应商信息、采购合同、验收报告等。2.采购管理部门应当对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息档案，确保采购信息的完整性和准确性。（二）信息分析与报告1.采购管理部门应当定期对采购信息进行分析，总结采购活动中的经验教训，发现存在的问题和不足，并提出改进措施和建议。2.采购管理部门应当按照企业内部管理要求，定期编制采购信息报告，向上级领导和相关部门汇报采购活动的开展情况、采购成果、存在的问题及改进措施等。九、监督与检查（一）内部监督1.企业应当建立健全采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。内部监督部门应当定期对采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等进行监督检查。2.采购管