规范采购审批制度

PAGE规范采购审批制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购审批流程，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司既定的采购流程进行审批，确保每一个环节都符合规定。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，追求采购效益最大化。4.公正性原则：采购审批过程应公正、公平、公开，杜绝任何形式的不正当利益输送。5.责任追究原则：对采购审批过程中的违规行为进行责任追究，确保制度的有效执行。二、采购审批流程（一）采购申请1.需求部门提出申请：各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并附上相关的技术要求、规格说明等资料。2.部门负责人审核：部门负责人对采购申请进行审核，确认申请的必要性和合理性，签字后提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购专员接收申请：采购部门指定专人接收各部门提交的《采购申请表》。2.初审内容：采购专员对采购申请进行初步审核，主要审核申请内容是否完整、准确，采购预算是否合理，采购时间是否紧急等。如发现问题，及时与需求部门沟通，要求其补充或修正相关信息。3.初审意见：采购专员根据初审情况，在《采购申请表》上签署初审意见，如“同意提交审批”或“请补充[具体信息]后重新提交”等，并将申请表提交至审批部门。（三）审批部门审批1.审批层级设置：根据采购项目的金额大小、重要程度等因素，设置不同的审批层级。一般情况下，采购金额在[X]元以下的，由部门经理审批；采购金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；采购金额在[X]元以上的，由总经理审批。2.审批内容：审批部门负责人对采购申请进行全面审核，重点审核采购项目的必要性、合规性、预算合理性、供应商选择等方面。如涉及重大采购项目或特殊情况，可组织相关部门进行会审。3.审批意见：审批部门负责人根据审核情况，在《采购申请表》上签署审批意见，如“同意采购”、“不同意采购，原因如下[具体说明]”等。如审批通过，申请表进入采购执行环节；如审批不通过，采购申请退回需求部门，并说明理由。（四）采购执行1.采购专员选择供应商：采购部门根据审批通过的采购申请，按照公司的供应商管理制度，选择合适的供应商。通过招标采购、询价采购、竞争性谈判等方式，确定最终供应商，并签订采购合同。2.合同签订与审核：采购合同签订前，必须提交至公司法务部门进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免潜在的法律风险。法务部门审核通过后，采购部门方可签订合同。3.采购订单下达：采购部门根据采购合同，下达采购订单，明确采购的物资、服务或工程的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并跟踪订单执行情况。（五）验收与付款1.验收环节：采购物资到货后，需求部门负责组织验收工作。验收人员应按照采购合同及相关标准，对物资的数量、质量、规格型号等进行严格验收。如发现问题，及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。2.验收报告：验收完成后，需求部门填写《采购验收报告》，详细说明验收情况，验收人员签字确认后提交至采购部门。3.付款审批：采购部门根据验收报告和采购合同，填写《付款申请表》，附上相关的发票、验收报告等资料，按照公司的财务审批流程进行付款审批。付款审批通过后，财务部门办理付款手续。三、采购审批权限（一）部门经理审批权限1.采购金额在[X]元以下的常规物资采购、服务采购项目，由部门经理审批。2.部门内部的办公用品、办公设备等小额采购，可由部门经理根据实际情况简化审批流程，但仍需做好记录。（二）分管领导审批权限1.采购金额在[X]元至[X]元之间的物资采购、服务采购项目，由分管领导审批。2.涉及专业性较强、技术要求较高的采购项目，分管领导应组织相关专业人员进行评估后再行审批。（三）总经理审批权限1.采购金额在[X]元以上的重大物资采购、服务采购、工程采购项目，由总经理审批。在[X]元以上的重大物资采购、服务采购、工程采购项目，由总经理审批。2.对公司战略发展有重大影响的采购项目，无论金额大小，均需总经理审批。3.涉及关联交易、重大资产购置等特殊采购项目，必须由总经理审批，并报董事会备案。四、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算。采购预算应详细列出采购项目的名称、规格型号．数量、预算金额等信息，并说明预算编制的依据和理由。2.采购预算编制应遵循“实事求是、合理准确、节约高效”的原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的科学性和可操作性。（二）预算审核与调整1.采购部门对各部门提交的采购预算进行汇总审核，重点审核预算的合理性、准确性以及与公司整体预算的一致性。如发现问题，及时与需求部门沟通，要求其调整预算。2.采购预算经公司预算管理部门审核通过后，纳入公司年度预算体系。在预算执行过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整的原因、调整金额以及对公司整体预算的影响等，按照预算调整审批流程进行审批。（三）预算执行监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督，定期检查采购项目是否按照预算进行，是否存在超预算采购情况。2.采购部门应及时向财务部门反馈采购预算执行情况，对预算执行过程中出现的偏差及时进行分析和纠正，确保采购预算的严格执行。五、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收录各类供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.根据采购项目的需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的潜在供应商，并进行实地考察、资质审核、样品测试等环节，综合评估供应商的实力和信誉，选择合适的供应商。3.对于新的供应商，采购部门应要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并进行严格审核。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同履行情况等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时进行淘汰，并停止与其合作。3.供应商考核结果应作为后续采购决策的重要依据，采购部门应根据考核情况，适时调整供应商选择策略，确保采购质量和供应稳定性。（三）供应商关系维护1.采购部门应与供应商保持密切沟通与合作，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、市场价格波动等信息，共同解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会或培训会议．加强与供应商的交流与互动，提高供应商对公司采购政策和需求的了解，促进双方合作的顺利开展。3.对于长期合作、信誉良好的供应商，采购部门可与其建立战略合作伙伴关系，共同开展研发、生产、市场推广等活动，实现互利共赢。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过与多家供应商进行谈判、签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格风险。2.质量风险应对：加强对采购物资的质量检验和验收工作，严格按照合同要求和相关标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求。同时，要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中明确质量违约责任。3.供应商风险应对：建立完善的供应商评估和考核机制，加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。同时，与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同审批流程进行合同签订和审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时与对方沟通协商解决，避免合同纠纷的发生。5.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规。在合同签订前，提交至法务部门进行审核，避免潜在的法律风险。同时，加强与法律顾问的沟通与协作，及时解决采购过程中遇到的法律问题。（三）风险监控与改进1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题，并进行调整和改进。2.根据风险监控结果，总结经验教训，不断完善采购风险管理制度和流程，提高公司采购风险管理水平。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购审批制度的执行情况进行审计监督，检查采购审批流程是否合规、采购行为是否合法、采购资金使用是否合理等。2.审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督1.公司纪检监察部门负责对采购审批过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止出现贪污受贿、利益输送等违规违纪行为。2.加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，对发现的违规违纪行为，依法依规进行严肃处理。（三）定期检查与不定期抽查1.采购部门应定期对采购审批制度的执