公司备用金制度规范

PAGE公司备用金制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范备用金的使用与管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在履行工作职责过程中涉及备用金的使用与管理。（三）基本原则1.专款专用原则：备用金应严格按照规定用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据业务需求和风险控制要求，对备用金实行限额管理，确保资金使用合理、安全。3.及时报账原则：使用备用金后，应在规定时间内及时报账核销，不得拖延。4.监督检查原则：公司财务部门定期对备用金的使用情况进行监督检查，确保制度执行到位。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等零星支出，且确实需要预借备用金的员工或部门。2.单次借款金额预计在[X]元以上，且无法通过其他支付方式便捷处理的支出项目。（二）申请流程1.申请人填写《备用金借款申请表》，详细注明借款金额、用途、预计还款时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借款事项的真实性、必要性进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对借款金额、用途等进行合规性审查，并根据公司资金状况和备用金限额情况进行审批。4.财务部门审批通过后，通知申请人到财务部门办理借款手续。（三）审批权限1.备用金借款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。2.备用金借款金额在[X]元至[X]元之间的，由公司分管财务领导审批。3.备用金借款金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司因业务需要招待客户而发生的餐饮、住宿、礼品等费用。3.零星采购费：购买办公用品、低值易耗品、维修材料等金额较小的物品费用。4.其他经公司批准的零星支出：如临时性的会议费、活动费等。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。如需变更用途，应重新履行申请审批手续。2.使用备用金时，应取得合法有效的票据，票据内容必须真实、完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。3.对于涉及增值税应税项目的支出，应取得符合规定的增值税发票，确保进项税额能够依法抵扣。4.严禁使用备用金进行个人消费或与工作无关的支出。四、备用金的报账与核销（一）报账期限1.差旅费报账期限：员工出差返回后[X]个工作日内，应办理报账手续。2.业务招待费报账期限：招待事项发生后[X]个工作日内，应办理报账手续。3.零星采购费报账期限：采购事项完成后[X]个工作日内，应办理报账手续。4.其他零星支出报账期限：支出事项发生后[X]个工作日内，应办理报账手续。（二）报账流程1.报账人整理好相关票据，填写《备用金报账申请表》，注明借款日期、借款金额、报账金额、实际用途等信息，并将票据粘贴在申请表背面。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实支出事项的真实性、合理性，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对票据的合法性、合规性以及报账金额的准确性进行审核。4.财务部门审核通过后，办理备用金的核销手续。如报账金额小于借款金额，应收回多余款项；如报账金额大于借款金额，应补足差额。（三）核销方式1.现金核销：对于借款金额较小且报账金额与借款金额一致的情况，可采用现金方式核销备用金。2.银行转账核销：对于借款金额较大或报账金额与借款金额不一致的情况，应采用银行转账方式核销备用金，将款项转入报账人指定的银行账户。五、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释。2.审核备用金的申请、报账等相关手续，确保资金使用合规、安全。3.定期对备用金的使用情况进行清查盘点，及时发现和解决问题。4.建立备用金台账，详细记录备用金的借款、报账、结余等情况，做到账目清晰、账实相符。（二）部门负责人职责1.对本部门员工备用金的申请、使用情况进行审核和监督，确保备用金使用合理、合规。2.督促本部门员工及时报账核销备用金，对逾期未报账的情况进行调查和处理。3.配合财务部门做好备用金的清查盘点工作，提供相关资料和信息。（三）内部审计监督公司内部审计部门定期对备用金的使用情况进行审计监督，检查备用金制度的执行情况、资金使用的合规性、报账手续的完整性等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）违规处理1.对于违反备用金制度规定的行为，如擅自改变用途、逾期未报账、虚假报账等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告、责令限期改正等处理，并追回违规使用的备用金。3.对于情节严重的违规行为，除追回违规使用的备用金外，还将给予通报批评、扣减绩效奖金、解除劳动合同等处罚。构成违法犯罪的，依法追究法律责任。六、备用金的清查盘点（一）清查盘点周期1.财务部门每月对备用金进行一次清查盘点，确保备用金账目与实际情况相符。2.公司每年至少组织一次全面的备用金清查盘点工作，对备用金的管理制度、使用情况、资金安全等进行全面检查和评估。（二）清查盘点内容1.核对备用金台账与实际备用金余额是否一致，检查是否存在长款、短款现象。2.检查备用金的使用范围是否符合规定，是否存在超范围使用的情况。3.审查备用金的报账手续是否齐全、合规，票据是否真实有效。4.核实备用金的借款期限是否符合规定，是否存在逾期未报账的情况。5.检查备用金的保管情况，确保备用金安全，无丢失、被盗等情况。（三）清查盘点报告1.每次清查盘点工作结束后，财务部门应编制《备用金清查盘点报告》，详细说明清查盘点的情况、发现的问题及处理建议。2.《备用金清查盘点报告》应提交至公司财务负责人、总经理等相关领导审阅，并作为公司财务管理决策的重要依据。3.对于清查盘点中发现的问题，应及