酒店挂账签单制度规范

PAGE酒店挂账签单制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范酒店挂账签单业务流程，确保酒店财务安全，提高客户服务质量，加强与客户的合作关系，促进酒店业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于与酒店签订挂账协议的所有单位、企业及个人（以下统称“挂账客户”）。3.基本原则合法性原则：挂账签单业务必须符合国家法律法规及相关财务制度的要求。信用评估原则：对申请挂账的客户进行严格的信用评估，确保挂账风险可控。授权审批原则：所有挂账签单业务均需经过授权审批，明确各级审批权限。及时结算原则：挂账客户应按照约定及时结算账款，避免逾期账款的产生。二、挂账客户的申请与审批1.申请流程有意向成为挂账客户的单位或个人，需向酒店市场营销部门提交书面申请，申请内容应包括单位名称、联系人、联系电话、经营范围、申请挂账额度、结算方式等信息。市场营销部门收到申请后，对客户的基本情况进行初步了解，并填写《挂账客户申请表》，提交至财务部门。2.信用评估财务部门收到《挂账客户申请表》后，对客户进行信用评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录、还款能力等方面。财务部门可通过查询客户的信用报告、实地考察、与客户的往来银行或合作伙伴沟通等方式获取相关信息，对客户的信用状况进行综合评估。根据信用评估结果，财务部门将客户分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）等。3.审批权限对于信用等级为A级的挂账客户，申请挂账额度在[X]元以下的，由财务部门负责人审批；申请挂账额度在[X]元以上的，由酒店总经理审批。对于信用等级为B级的挂账客户，申请挂账额度在[X]元以下的，由财务部门负责人审批；申请挂账额度在[X]元以上的，由酒店副总经理审批。对于信用等级为C级的挂账客户，原则上不予批准挂账。如因特殊情况需要批准挂账的，需经酒店总经理特批，并严格控制挂账额度和结算期限。4.签订挂账协议经审批通过的挂账客户，由酒店市场营销部门与其签订《挂账协议》。《挂账协议》应明确双方的权利和义务，包括挂账额度、结算方式、结算周期、违约责任等内容。《挂账协议》一式两份，双方各执一份。协议签订后，市场营销部门应将协议副本提交至财务部门备案。三、挂账签单业务流程1.入住登记挂账客户入住酒店时，前台接待人员应核对客户身份信息，并确认客户是否具有挂账资格。对于具有挂账资格的客户，前台接待人员应按照酒店规定为其办理入住手续，并在客户的入住登记表上注明“挂账客户”字样。2.消费记账客户在酒店内发生的各项消费费用（如房费、餐饮费、电话费、洗衣费等），由相关部门按照规定的操作流程进行记录。餐饮部门应在客户消费后及时开具消费账单，详细记录消费项目、金额、时间等信息，并由客户签字确认。客房部门应在客户退房时，及时核对客户在客房内的消费情况，并开具消费账单，由客户签字确认。其他部门（如电话、洗衣等）应在客户消费后及时将消费信息传递至财务部门，由财务部门进行统一记账。3.账单审核财务部门每日应定期对各部门传递过来的客户消费账单进行审核。审核内容包括账单的真实性、准确性、完整性等方面。财务部门在审核过程中如发现问题，应及时与相关部门沟通核实，并要求其进行更正。对于挂账客户的大额消费或异常消费，财务部门应进行重点关注，并及时向酒店管理层汇报。4.挂账签单经审核无误的客户消费账单，由财务部门根据《挂账协议》的约定，为客户办理挂账签单手续。财务部门应在客户的消费账单上加盖“挂账签单”章，并注明挂账日期、挂账金额等信息。对于超过挂账额度的消费，财务部门应及时通知市场营销部门与客户沟通，要求客户提前支付超出部分的款项或调整挂账额度。5.结算提醒财务部门应按照《挂账协议》约定的结算周期，提前向挂账客户发送结算提醒通知。通知方式可采用电话、邮件、短信等方式。结算提醒通知应明确客户的欠款金额、结算期限、结算方式等信息，提醒客户按时结算账款。6.账款结算挂账客户应在结算期限内按照约定的结算方式向酒店支付账款。结算方式可包括现金、支票、转账等。客户支付账款时，财务部门应核对客户身份信息及支付金额，并开具收款收据。对于采用转账方式结算的客户，财务部门应及时确认款项到账情况，并在系统中进行核销处理。四、挂账客户的管理与监督1.客户信息管理财务部门应建立健全挂账客户信息档案，详细记录客户的基本情况、信用评估结果、挂账额度、消费记录、结算情况等信息。定期对挂账客户信息档案进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。2.信用动态监控财务部门应定期对挂账客户的信用状况进行动态监控，及时掌握客户的经营状况、财务状况等变化情况。如发现客户信用状况恶化或出现逾期账款等情况，应及时调整客户的信用等级，并采取相应的风险防范措施。3.内部沟通协调酒店各部门应加强沟通协调，密切配合，共同做好挂账签单业务的管理工作。市场营销部门应及时向财务部门提供挂账客户的相关信息，协助财务部门做好信用评估和账款催收工作。前台接待人员、各消费部门工作人员应严格按照规定的业务流程操作，确保客户消费信息的准确记录和传递。4.外部合作管理对于与第三方合作开展挂账签单业务的客户（如旅行社、会议公司等），酒店应与合作方签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括账款结算方式、责任划分等内容。加强对合作方的管理和监督，定期核对合作方的客户消费情况和账款结算情况，确保合作业务的顺利开展。五、逾期账款管理1.逾期账款的界定挂账客户未按照《挂账协议》约定的结算期限支付账款的，即视为逾期账款。2.逾期账款的催收财务部门在发现客户逾期账款后，应及时启动催收程序。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收等。对于逾期时间较短的客户，财务部门可通过电话或邮件等方式进行友好提醒，要求客户尽快支付账款。对于逾期时间较长或欠款金额较大的客户，财务部门应安排专人上门催收，并向客户发出书面催款函，明确告知客户逾期账款的金额、逾期时间、违约责任等内容，要求客户限期支付账款。3.逾期账款的风险评估财务部门应定期对逾期账款进行风险评估，分析客户的还款能力和还款意愿，评估逾期账款可能给酒店带来的损失。根据风险评估结果，采取相应的风险防范措施，如调整客户的信用等级、限制客户的挂账额度、暂停客户的挂账签单业务等。4.法律诉讼对于经多次催收仍拒不支付账款的客户，酒店可考虑通过法律诉讼的方式追讨欠款。在决定采取法律诉讼措施前，酒店应咨询专业律师的意见，收集相关证据材料，确保诉讼的合法性和有效性。通过法律诉讼追讨欠款的过程中，酒店应积极配合律师的工作，提供必要的支持