规范证据材料收集制度

PAGE规范证据材料收集制度一、总则（一）目的为确保公司在各类业务活动及纠纷处理中，能够合法、合规、有效地收集证据材料，保障公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在开展业务、处理纠纷、应对法律事务等过程中涉及的证据材料收集工作。（三）基本原则1.合法性原则证据材料的收集必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保收集过程和证据本身的合法性。2.真实性原则所收集的证据材料应真实反映业务事实，不得伪造、篡改证据。3.关联性原则证据材料应与待证明的事项具有直接或间接的关联性，能够有效支持公司的主张。4.及时性原则在业务活动或纠纷发生后，应及时收集证据材料，避免证据灭失或难以获取。二、证据材料的分类及收集要求（一）合同类证据1.合同文本收集要求：确保合同原件完整，包括合同的所有条款、附件、补充协议等。如有多份合同，应收集齐全。注意事项：对于电子合同，应保存原始数据，确保其完整性和可追溯性。同时，要注意合同的签署日期、双方当事人信息等关键内容的清晰准确。2.合同履行过程中的文件收集要求：包括送货单、验收单、发票、付款凭证、沟通函件等与合同履行相关的文件。这些文件应能清晰反映合同的履行情况。注意事项：各类文件应注明日期、双方当事人名称，并由相关人员签字或盖章确认。对于沟通函件，要注意保存原始记录，如邮件、传真等，并确保其内容完整。（二）业务往来文件1.订单、报价单收集要求：保存订单的原件，包括订单编号、产品或服务描述、数量、价格、交货日期等信息。报价单应注明报价日期、报价范围等。注意事项：订单和报价单如有修改或变更，应保存相应的修改记录，并由双方确认。2.业务洽谈记录收集要求：可以是会议纪要、谈话记录、邮件等形式，记录业务洽谈的过程、双方达成的共识等内容。注意事项：记录应详细准确，如有参会人员或谈话对象，应注明其身份信息。对于邮件，要保存完整的邮件链，包括往来回复内容。（三）财务凭证1.发票收集要求：保存发票原件，确保发票内容清晰，包括发票号码、开票日期、购买方和销售方信息、货物或服务名称、金额等。注意事项：对于增值税发票，要注意发票的认证情况，确保其合规性。同时，要妥善保管发票存根联，以备税务检查等需要。2.财务报表收集要求：定期收集公司的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，确保报表数据准确、完整。注意事项：财务报表应按照会计准则编制，并由公司财务负责人签字盖章确认。如有审计报告，也应一并收集保存。（四）侵权证据1.侵权行为的表现形式收集要求：通过拍照、录像、截屏等方式记录侵权行为的发生过程，包括侵权产品、侵权宣传资料、侵权网站页面等。注意事项：所收集的证据应能清晰显示侵权行为的特征、时间、地点等信息。对于侵权网站，要保存其网址、页面内容等原始数据，并进行公证保全。2.侵权造成损失的证据：收集要求：包括销售数据、利润损失计算表、市场份额变化数据等，证明侵权行为给公司造成的经济损失。注意事项：损失计算应合理、准确，依据充分。相关数据应具有可追溯性，如来源于公司的财务记录、销售统计报表等。（五）其他证据1.证人证言收集要求：证人应具备作证资格，证言应清晰、明确地说明与待证明事项相关的事实。证人需签署书面证言，并注明联系方式。注意事项：如有可能，应尽量让证人出庭作证，确保证人证言的可信度。同时，要对证人的身份信息进行核实，确保证人的独立性和客观性。2.鉴定意见收集要求：根据需要委托专业鉴定机构出具鉴定意见，如产品质量鉴定、知识产权鉴定等。鉴定意见应加盖鉴定机构公章，并由鉴定人员签字。注意事项：选择具有资质的鉴定机构，并按照鉴定机构的要求提供相关材料。在获取鉴定意见后，要及时审查其内容，如有异议，应及时与鉴定机构沟通。三、证据材料收集的流程（一）启动阶段1.当公司业务活动涉及需要收集证据材料的情况时，相关部门或人员应及时向公司法律事务部门或指定的证据收集负责人报告。2.报告内容应包括事件的基本情况、涉及的业务内容、初步判断需要收集的证据类型等。（二）计划制定阶段1.法律事务部门或证据收集负责人根据报告内容，组织相关人员进行分析评估，制定证据收集计划。2.证据收集计划应明确收集证据的目的、范围、方法、时间节点、责任人员等内容。3.在制定计划过程中，要充分考虑证据的合法性、真实性、关联性要求，确保计划的可行性。（三）实施阶段1.责任人员按照证据收集计划开展证据收集工作。2.在收集过程中，要严格按照法律法规和行业标准的要求进行操作，确保证据的质量。3.对于重要证据或存在争议的证据，应及时与法律事务部门沟通，确保收集工作的准确性。（四）整理归档阶段1.收集到的证据材料应及时进行整理，按照证据类型、时间顺序等进行分类编号。2.建立证据材料档案，将整理好的证据材料归档保存。档案应包括证据材料清单、证据原件或复印件、相关说明等内容。3.确保档案的安全性和保密性，防止证据材料丢失、损坏或泄露。四、证据材料的保管与使用（一）保管1.设立专门的证据保管场所，配备必要的保管设备，如保险柜、文件柜、防潮防虫设施等，确保证据材料的安全存放。2.对证据材料进行分类存放，建立电子和纸质档案索引，便于快速查找和使用。3.定期对证据材料进行检查和维护，确保其完整性和可读性。对于易损或有保存期限要求的证据，要采取特殊的保管措施。（二）使用1.公司内部人员因业务需要使用证据材料时，应填写证据使用申请表，注明使用目的、证据名称、使用期限等内容。2.申请表经部门负责人审批后，到证据保管部门办理借用手续。证据保管部门应做好登记记录，包括借用时间、归还时间、借用人等信息。3.使用人员应妥善保管借用的证据材料，不得擅自涂改、损毁、转借他人。使用完毕后，应及时归还证据保管部门，并办理归还手续。4.涉及对外提供证据材料的，应按照公司相关规定进行审批，并确保提供的证据材料符合法律法规要求，不泄露公司机密信息。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对证据材料收集、保管和使用情况进行审计检查，确保制度的执行符合规定要求。2.审计检查内容包括证据收集的流程是否合规、证据材料的保管是否安全、使用是否规范等方面。3.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.在涉及重大业务活动或法律纠纷时，可聘请外部律师或专业机构对证据材料收集工作进行指导和监督。2.外部监督机构应根据法律法规和行业标准，对公司证据材料收集工作的合法性、有效性进行评估，并提出专业意见。3.公司应积极配合外部监督机构的工作，认真对待其提出的意见和建议，及时改进证据材料收集工作。六、责任追究（一）对违反制度行为的界定1.未按照本制度规定的流程收集证据材料，导致证据不完整或不符合要求的。2.在证据材料收集过程中，故意伪造、篡改证据的。3.未妥善保管证据材料，造成证据丢失、损坏或泄露的。（二）责任追究方式1.对于轻微违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求责任人及时整改。2.对于严重违规行为，给公司造成经济损失或不良影响的，视情节轻重给予罚款、降职、撤职等处分，同时要求责任人承担相应的赔偿责任。3.如违规行为涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由公司法律事务部门负责解释。（二）修订与补充本制度将根据国家法律