落实数据流通制度规范

PAGE落实数据流通制度规范一、总则（一）目的为规范公司数据流通行为，保障数据安全，促进数据的合理利用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。本制度旨在确保公司在数据流通活动中遵循合法、合规、安全、有序的原则，充分发挥数据价值，推动公司业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部合作伙伴之间的数据流通活动。涵盖的数据类型包括但不限于客户信息、业务数据、技术数据、财务数据等各类涉及公司商业秘密和运营的信息。（三）基本原则1.合法性原则数据流通活动必须严格遵守国家法律法规，包括但不限于《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律规定，确保数据来源合法、使用合法、流转合法。2.安全性原则建立健全数据安全保障体系，采取必要的技术和管理措施，防止数据在流通过程中被泄露、篡改、丢失或滥用。保障数据的完整性、保密性和可用性，确保数据安全风险可控。3.合规性原则遵循行业标准和规范，如相关数据保护行业指南、数据流通安全技术标准等，确保公司的数据流通活动符合行业最佳实践，维护公司在行业内的良好形象和声誉。4.授权原则数据流通必须获得明确的授权，明确数据提供方、接收方以及流转过程中的各方权利和义务。任何数据的流通都应基于合法有效的授权文件或协议，确保数据流转的合法性和可追溯性。5.最小化原则在数据流通过程中，遵循最小化原则，仅提供和使用为实现特定目的所必需的最少数据量。严格控制数据的访问权限，确保数据访问仅限于授权人员，防止数据的过度扩散和滥用。二、数据流通主体与职责（一）数据所有者1.公司各部门作为数据所有者，负责对其产生和管理的数据进行识别、分类和分级，明确数据的敏感程度和安全保护要求。2.数据所有者应制定相应的数据保护策略，确保数据在其控制范围内的安全性和完整性，并对数据流通活动进行监督和审批。3.负责向数据使用者提供必要的数据背景信息和使用说明，协助数据使用者理解数据的含义和使用目的，确保数据的正确使用。（二）数据使用者1.数据使用者是指因业务需要获取和使用数据的部门或人员。在获取数据前，应向数据所有者提出申请，明确数据使用目的、使用范围、使用期限等，并获得数据所有者的书面授权。2.数据使用者应严格按照授权要求使用数据，并采取必要的措施保护数据安全。不得擅自扩大数据使用范围、延长使用期限或向第三方提供数据。3.负责对使用过程中产生的数据进行记录和管理，定期向数据所有者报告数据使用情况，确保数据使用活动的可追溯性。（三）数据管理者1.公司设立数据管理部门，负责统筹协调公司的数据流通管理工作。制定和完善数据流通管理制度、流程和标准，监督制度的执行情况。2.负责建立数据流通台账，记录数据的流通路径、使用情况、安全措施等信息，确保数据流通活动的全程可监控和可追溯。协调解决数据流通过程中出现的问题和纠纷，对违规行为进行调查和处理。3.组织开展数据安全培训和教育活动，提高全体员工的数据安全意识和合规意识，确保数据流通制度的有效执行。三、数据流通流程（一）数据流通申请1.数据使用者如需获取其他部门的数据，应填写《数据流通申请表》，详细说明数据使用目的、使用范围、使用期限、数据处理方式等内容。2.《数据流通申请表》应提交给数据所有者进行审批。数据所有者应在收到申请表后的[X]个工作日内进行审核，并根据审核结果给予批准、拒绝或要求补充信息等反馈。3.对于涉及敏感数据或重要业务数据的流通申请，数据所有者应组织相关部门进行联合评审，确保数据流通活动的必要性和安全性。（二）数据授权与协议签订1.经数据所有者批准的数据流通申请，数据管理者应组织数据提供方和数据使用者签订数据流通协议。协议应明确双方的权利和义务，包括数据的提供范围、使用方式、安全责任、保密条款、违约责任等内容。2.数据流通协议应符合法律法规和公司制度要求，确保协议的合法性和有效性。协议签订后，双方应严格按照协议约定履行各自的职责。3.在签订数据流通协议前，数据管理者应对协议条款进行审核，确保协议内容符合公司利益和数据安全要求。对于涉及重大数据流通活动的协议，应提交公司法律顾问进行法律审查。（三）数据提供与交付1.数据提供方应按照数据流通协议的要求，在规定的时间内将数据提供给数据使用者。数据提供方应对提供的数据进行检查和验证，确保数据的准确性、完整性和可用性。2.在数据交付过程中，应采取安全可靠的传输方式，如加密传输、安全存储介质等，确保数据在传输过程中的安全性。同时，应提供数据的相关说明和文档，帮助数据使用者更好地理解和使用数据。3.数据使用者在收到数据后，应及时进行验收。如发现数据存在问题，应及时与数据提供方沟通，要求其进行整改或重新提供数据。（四）数据使用与管理1.数据使用者应严格按照数据流通协议和授权要求使用数据，不得超出授权范围进行使用。在数据使用过程中，应采取必要的安全措施，如数据加密、访问控制、数据备份等，确保数据安全。2.数据使用者应建立数据使用记录，详细记录数据的使用时间、使用人员、使用内容、处理结果等信息。使用记录应保存[X]年以上，以便进行审计和追溯。3.对于使用过程中产生的衍生数据，数据使用者应按照公司数据管理规定进行管理，明确衍生数据的所有权和使用权限。如需将衍生数据提供给第三方，应重新履行数据流通申请和授权手续。（五）数据回收与销毁1.数据使用期限届满或数据使用目的达成后，数据使用者应及时将数据归还给数据所有者。数据归还时，应确保数据的完整性和可用性，并提供数据使用情况报告。2.对于不再需要使用的数据，数据所有者应组织进行销毁。销毁过程应遵循公司数据销毁管理制度，采用安全可靠的销毁方式，如物理销毁、数据擦除等，确保数据无法恢复。3.在数据销毁前，应进行数据备份和验证，确保销毁的数据与备份数据一致。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，记录应保存[X]年以上。四、数据安全保障（一）技术措施1.建立数据安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止外部非法访问和数据泄露。对数据传输和存储过程进行加密处理，确保数据在网络环境中的安全性。2.部署数据防泄漏系统，对数据的流出进行监控和控制，防止敏感数据通过邮件、即时通讯工具、移动存储设备等方式非法流出公司。3.定期进行数据安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复系统漏洞，确保数据安全防护体系的有效性。（二）管理措施1.制定数据安全管理制度，明确数据安全管理流程和人员职责。建立数据安全岗位责任制，对数据安全管理工作进行分工和考核。2.加强员工数据安全培训和教育，提高员工的数据安全意识和操作技能。定期组织数据安全演练，检验和提升公司应对数据安全事件的能力。3.建立数据安全审计机制，对数据流通活动进行全程审计。审计内容包括数据访问记录、操作日志、数据流转情况等，及时发现和纠正违规行为。（三）应急响应1.制定数据安全应急预案，明确数据安全事件的应急处置流程和责任分工。定期对应急预案进行演练和修订，确保应急预案的有效性和可操作性。2.设立数据安全应急响应小组，负责在数据安全事件发生时迅速响应，采取措施进行处置，降低事件对公司造成的损失。应急响应小组应具备快速决策和协调资源的能力。3.在数据安全事件发生后，应及时向上级主管部门报告，并配合相关部门进行调查和处理。同时，应采取措施对事件进行总结和分析，提出改进措施，防止类似事件再次发生。五、数据隐私保护（一）个人信息保护1.在数据流通过程中，涉及个人信息的收集、使用和流转，必须严格遵守《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规。明确个人信息的收集范围、目的和方式，确保个人信息的收集合法、正当、必要。2.对个人信息进行分类分级管理，采取相应的安全保护措施。限制对个人信息的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问和处理个人信息。3.在使用个人信息时，应遵循最小化原则，仅使用为实现特定目的所必需的最少个人信息。如需将个人信息提供给第三方，应获得个人的明确授权，并与第三方签订数据保护协议，确保第三方按照公司要求保护个人信息。（二）商业秘密保护1.公司的商业秘密是数据流通管理的重要内容。明确商业秘密的范围和定义，包括技术秘密（如产品设计、技术方案、算法、源代码等）、经营秘密（如客户名单、营销策略、财务数据）等。2.对商业秘密采取严格的保密措施，限制知悉范围，与接触商业秘密的人员签订保密协议，明确保密责任和违约责任。在数据流通过程中，确保商业秘密不被泄露给未经授权的第三方。3.加强对商业秘密的监控和保护，定期进行商业秘密自查，发现问题及时采取措施进行整改。对于涉及商业秘密的数据流通活动，应进行严格的审批和监管，防止商业秘密的非法获取和使用。六、监督与检查（一）内部监督1.数据管理部门负责对公司数据流通制度的执行情况进行日常监督检查。定期检查各部门的数据流通申请、授权、协议签订、数据使用和回收销毁等环节的执行情况，确保数据流通活动符合制度要求。2.建立数据流通监督检查台账，记录监督检查的时间、内容、发现的问题及整改情况等信息。对发现的违规行为及时进行纠正，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。3.鼓励员工对数据流通过程中的违规行为进行举报，对举报属实的员工给予奖励。同时，保护举报人的合法权益，对举报人进行保密。（二）外部审计1.定期聘请外部专业审计机构对公司的数据流通管理工作进行审计。审计内容包括数据流通制度的健全性、执行的有效性、数据安全和隐私保护措施的落实情况等。2.根据外部审计机构提出的审计意见和建议，及时进行整改和完善。将外部审计结果作为公司数据流通管理工作改进的重要依据，不断提升公司的数据流通管理水平。3.积极配合监管部门的监督检查工作，及时向监管部门报告公司的数据流通管理情况，确保公司的数据流通活动符合法律法规和监管要求。七、违规处理（一）违规行为界定1.明确以下数据流通违规行为：未经授权的数据访问和使用、数据泄露、数据篡改、超范围使用数据、未按规定签订数据流通协议、未履行数据回收和销毁义务等。2.对于违反法律法规的数据流通行为，将依法追究法律责任。对于违反公司制度的数据流通行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，如未及时履行数据回收义务等，给予警告处分，并要求违规部门或人员限期整改。2.对于一般违规行为，如超范围使用数据、未按规定签订数据流通协议等，给予通报批评，并处以一定金额的罚款。同时，责令违规部门或人员采取措施进行整改，消除违规行为造成的影响。3.对于严重违规行为，如数据泄露、数据篡改等，给予降职、撤职等纪律处分，并依法追究法律责任。对因严重违规行为给公司造成经济损失的，要求违规部门或人员承担相应的赔偿责任。（三）整改与跟踪1.对违规行为进行调查和认定后，责令违规部门或人员制定整改措施，并在规定的时间内完成整改。整改措施应明确整改目标、整改内容、整改责任人及整改期限。2.数据管理部门负责对整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。整改完成后，对整改效果进行评估，如整改未达到要求，应继续督促整改，直至问题得到彻底解决。八、附则