跟单规范制度

PAGE跟单规范制度一、总则1.目的本跟单规范制度旨在确保公司业务流程的顺畅进行，提高跟单工作的效率和质量，加强对订单执行过程的监控与管理，保障公司利益，维护客户关系，促进公司业务持续健康发展。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及跟单工作的部门及人员，包括但不限于销售部门、采购部门、生产部门、物流部门等与订单执行相关的岗位。3.基本原则准确性原则：跟单工作应确保订单信息的准确传递与处理，避免因信息错误导致的工作失误和损失。及时性原则：各环节跟单人员应及时响应，按照规定的时间节点完成各项工作任务，确保订单按时交付。协作性原则：跟单工作涉及多个部门，各部门应密切协作、相互配合，形成高效的工作团队，共同推进订单执行。合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度，依法依规开展跟单工作。二、跟单流程规范1.订单接收与初步审核销售部门：负责接收客户订单，对订单内容进行初步审核，确保订单信息完整、准确。审核内容包括客户名称、产品规格、数量、交货期、价格、付款方式等。如发现订单信息存在疑问或不明确之处，应及时与客户沟通确认。信息传递：销售部门在订单审核无误后，应立即将订单信息录入公司业务管理系统，并同时传递给相关部门，包括采购部门、生产部门、物流部门等。传递的订单信息应清晰、准确，确保各部门能够及时获取所需信息。2.采购跟单采购部门：根据销售订单要求，制定采购计划，明确所需采购的原材料、零部件等物资的名称、规格、数量、交货期等信息。供应商选择：按照公司采购管理制度，选择合格的供应商进行采购。对新供应商进行严格的资质审核，确保其具备良好的信誉、生产能力和质量保证体系。采购合同签订：与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。合同签订前，应提交公司法务部门进行审核，确保合同合法合规。采购进度跟踪：定期跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保原材料、零部件等物资按时、按质、按量供应。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施解决，并向相关部门通报。到货验收：在物资到货前，通知质量检验部门做好验收准备。物资到货时，采购部门应协同质量检验部门按照合同要求进行验收，确保物资符合质量标准。如发现质量问题，应及时与供应商协商处理，做好记录，并向相关部门汇报。验收标准：○外观检查：物资表面应无划痕、磕碰、变形等缺陷。○尺寸测量：物资的尺寸应符合合同规定的公差范围。○性能测试：对于关键物资，应进行性能测试，确保其性能指标满足合同要求。○质量证明文件：供应商应提供物资的质量证明文件，如合格证、检验报告等，确保物资质量可追溯。3.生产跟单生产计划制定：生产部门根据销售订单和采购到货情况，制定详细的生产计划，明确各生产环节的任务、时间节点、责任人等信息。生产计划应合理安排生产资源，确保订单按时完成。生产进度跟踪：按照生产计划，定期跟踪生产进度，及时掌握各生产环节的执行情况。通过生产报表、现场巡查等方式，及时发现生产过程中存在的问题，如设备故障、人员短缺、工艺问题等，并协调相关部门解决。质量控制：在生产过程中，严格执行质量管理体系，加强对产品质量的控制。质量检验人员应按照质量标准对产品进行检验，确保产品质量符合要求。对不合格产品，应及时进行标识、隔离，并采取返工、返修等措施进行处理。生产协调与沟通：生产部门应与采购部门、物流部门等保持密切沟通，协调解决生产过程中出现的物资供应、运输等问题。同时，及时向销售部门反馈生产进度和产品质量情况，以便销售部门与客户进行沟通协调。4.物流跟单运输安排：根据订单交货期和生产进度，物流部门负责安排合适的运输方式和运输工具，确保产品能够按时、安全送达客户手中。对于需要长途运输的产品，应选择信誉良好、服务质量高的物流公司，并签订运输合同，明确双方的权利义务。货物包装：按照产品特点和运输要求，对产品进行妥善包装，确保产品在运输过程中不受损坏。包装材料应符合环保要求，包装标识应清晰、准确，注明产品名称、规格型号、数量、收货单位等信息。运输跟踪：在货物运输过程中，物流部门应及时跟踪货物的运输状态，通过物流信息系统或与物流公司沟通等方式，掌握货物的运输进度、预计到达时间等信息。如发现运输过程中出现异常情况，如延误、损坏等，应及时采取措施解决，并向相关部门通报。交货签收：货物到达客户指定地点后，物流人员应与客户办理交货签收手续，确保货物准确无误交付给客户。签收单应妥善保存，作为订单执行完成的重要凭证。三、沟通与协调规范1.内部沟通定期会议：建立定期的跟单工作会议制度，由销售部门牵头组织，采购部门、生产部门、物流部门等相关人员参加。会议主要内容包括订单执行情况汇报、问题分析与解决、工作协调与安排等。通过会议，加强各部门之间的沟通与协作，及时解决订单执行过程中出现的问题。信息共享平台：利用公司内部的信息管理系统，建立跟单工作信息共享平台。各部门跟单人员应及时在平台上更新订单执行情况、问题反馈等信息，确保信息的及时传递与共享。其他部门人员可通过平台随时查阅相关信息，了解订单执行进度，以便更好地开展工作。即时沟通工具：鼓励各部门跟单人员使用即时沟通工具（如企业微信、钉钉等）进行日常沟通与协调。对于紧急问题或需要及时解决的事项，可通过即时沟通工具快速交流，提高工作效率。2.与客户沟通主动沟通：跟单人员应主动与客户保持沟通，及时向客户反馈订单执行情况，包括生产进度、预计交货时间、质量状况等信息。对于客户提出的问题和需求，应及时响应，给予准确、详细的答复。沟通方式：与客户沟通可采用电话、邮件、传真、面对面交流等多种方式。根据沟通内容的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式。沟通时应注意语言表达清晰、礼貌，态度诚恳，维护公司良好形象。客户反馈处理：认真对待客户反馈的意见和建议，及时进行记录和整理。对于客户提出的问题，应分析原因，制定解决方案，并跟踪处理结果。将处理情况及时反馈给客户，确保客户满意度。四、文件与记录管理规范1.文件管理订单文件：包括客户订单、采购合同、生产计划、运输合同等与订单执行相关的文件。这些文件应按照类别、时间顺序进行整理归档，确保文件的完整性和可查阅性。管理制度文件：公司制定的跟单规范制度、采购管理制度、质量管理体系文件等相关制度文件，应妥善保存，便于员工查阅和遵守。文件存储：文件可采用电子存储和纸质存储相结合的方式。电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。纸质文件应存放在专门的文件柜中，分类存放，便于查找。2.记录管理订单执行记录：记录订单执行过程中的各项信息，如采购进度、生产进度、质量检验结果、运输情况等。记录应真实、准确、完整，可采用表格、图表、文字描述等形式进行记录。沟通记录：与客户、供应商、内部各部门之间的沟通记录应妥善保存，包括电话记录、邮件内容、会议纪要等。沟通记录有助于追溯问题的处理过程和结果，为后续工作提供参考。记录保存期限：订单执行记录和沟通记录等重要记录应按照公司规定的保存期限进行保存，一般不少于[X]年。保存期限届满后，经公司相关部门批准，方可进行销毁。五、风险管理规范1.风险识别市场风险：关注市场需求变化、市场价格波动等因素对订单执行的影响。如市场需求突然下降，可能导致生产过剩、库存积压；市场价格大幅波动，可能影响公司的采购成本和销售利润[此处可根据公司业务特点，详细列举可能面临的市场风险因素]。供应商风险：供应商可能存在交货延迟、质量问题、破产倒闭等风险，影响公司的生产进度和产品质量。如供应商因原材料供应不足导致交货延迟，可能影响公司订单的按时交付[此处可根据过往经验，列举一些常见的供应商风险案例]。生产风险：生产过程中可能出现设备故障、人员短缺、工艺问题等，导致生产进度延误、产品质量不合格等情况。如关键生产设备突发故障，未及时修复，可能影响订单的按时完成[此处可结合公司生产流程，详细说明可能出现的生产风险]。物流风险：运输过程中可能出现货物损坏、丢失、延误等情况，影响客户满意度和公司声誉。如物流公司在运输过程中遭遇恶劣天气，导致货物受损[此处可列举一些常见的物流风险场景]。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。可采用定性评估和定量评估相结合的方法，如采用风险矩阵图等工具，将风险发生的可能性分为高、中、低三个等级，将风险影响程度分为严重、较大、一般、较小四个等级，综合评估风险等级。根据风险评估结果，确定重点关注的风险领域和风险事件，为制定风险应对措施提供依据。3.风险应对风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度严重的风险，应采取风险规避措施。如对于市场需求严重萎缩且无好转迹象的产品订单，可考虑暂停生产，避免进一步损失。风险降低：对于风险发生可能性较高但影响程度一般的风险，可采取风险降低措施。如与供应商签订补充协议，明确违约责任，以降低供应商违约风险；加强生产设备的维护保养，提高设备的可靠性，降低生产风险。风险转移：对于一些无法通过自身措施降低的风险，可考虑采用风险转移的方式。如购买货物运输保险，将物流运输过程中的货物损失风险转移给保险公司；与客户协商，合理分担因市场价格波动等因素导致的成本增加风险。风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度较小的风险，在经过充分评估后，可选择风险接受。如一些小额订单因不可抗力因素导致的交付延迟风险，可在与客户沟通并取得谅解的情况下，接受该风险。4.风险监控建立风险监控机制，定期对风险状况进行跟踪和评估。跟单人员应密切关注订单执行过程中的风险变化情况，及时发现新的风险因素，并向相关部门汇报。根据风险监控结果，及时调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。如发现供