规范单位备用金管理制度

PAGE规范单位备用金管理制度一、总则（一）目的为加强单位备用金管理，规范备用金的使用、核算和监督，提高资金使用效益，保障单位财务安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及所属分支机构在日常经营活动中使用备用金的管理。（三）定义备用金是指单位为满足日常零星开支需要，而预先拨付给有关部门或个人使用的现金。（四）基本原则1.专款专用原则：备用金必须按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据各部门或个人的实际需要，合理核定备用金限额，并严格控制在限额范围内使用。3.及时报账原则：使用备用金的部门或个人应在规定的时间内报账，及时结清备用金。4.监督检查原则：单位财务部门应定期对备用金的使用情况进行监督检查，确保备用金的安全、规范使用。二、备用金的使用范围（一）日常办公用品采购包括文具、纸张、墨盒、硒鼓等办公耗材的购买。（二）差旅费员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。（三）零星办公设备维修费用如电脑、打印机、复印机等办公设备的小额维修费用。（四）小额业务招待费用于接待客户、合作伙伴等的必要费用支出。（五）其他零星开支经单位领导批准的其他与日常经营活动相关的小额支出。三、备用金的申请与审批（一）申请流程1.各部门或个人根据实际需要填写《备用金申请表》，详细注明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况进行审批，并签署意见。3.经部门负责人审批后的申请表提交至单位财务部门。（二）审批权限1.备用金金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.备用金金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。3.备用金金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报单位主要领导审批。（三）财务审核财务部门收到申请表后，应进行严格的审核，重点审核申请用途是否合理、金额是否准确、预计使用期限是否符合规定等。如审核通过，财务部门应按照审批意见拨付备用金；如审核不通过，应及时通知申请部门或个人，并说明原因。四、备用金的核定与拨付（一）核定方法1.根据各部门或个人的工作性质、业务量大小等因素，合理确定备用金限额。2.备用金限额一般按照[X]个月的日常零星开支需要进行核定。（二）拨付方式1.财务部门根据审批后的申请表，将备用金以现金或银行转账的方式拨付给申请部门或个人。2.采用现金拨付的，应要求领取人在《备用金领取登记表》上签字确认；采用银行转账的，应留存转账凭证。五、备用金的使用与管理（一）使用要求1.使用备用金的部门或个人应严格按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.备用金的支出应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时进行账务处理。3.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请追加备用金或采用其他支付方式。（二）日常管理1.各部门负责人应指定专人负责备用金的管理，定期对备用金的使用情况进行清查盘点，确保账实相符。2.财务部门应建立备用金台账，详细记录备用金的申请、拨付、使用、报账等情况，并定期与各部门核对。3.对于长期未使用的备用金，财务部门应及时进行清理，督促相关部门或个人报账或归还备用金。六、备用金的报账与核销（一）报账期限1.使用备用金的部门或个人应在业务发生后[X]个工作日内到财务部门报账。2.对于差旅费等特殊情况，应在出差返回后[X]个工作日内报账。（二）报账流程1.使用备用金的部门或个人应将取得的原始凭证进行整理、粘贴，并填写《备用金报账申请表》，注明支出日期、用途、金额等信息。2.将申请表和原始凭证提交至部门负责人审核，部门负责人应核实支出的真实性、合理性，并签署意见。3.经部门负责人审核后的申请表和原始凭证提交至财务部门。4.财务部门对报账凭证进行审核，如审核通过，应及时办理报账手续，核销备用金；如审核不通过，应及时通知申请部门或个人，并说明原因。（三）核销方式1.对于报账金额小于备用金限额的，财务部门应将报账金额从备用金账户中扣除，并将剩余备用金余额返还给申请部门或个人。2.对于报账金额等于备用金限额的，财务部门应将备用金账户余额清零，并办理核销手续。3.对于报账金额大于备用金限额的，财务部门应先核销备用金账户余额，超出部分应按照单位财务管理制度的规定进行支付。七、备用金的监督与检查（一）内部监督1.单位财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查，检查内容包括备用金的申请、审批、使用、报账等环节是否符合规定，备用金余额是否账实相符等。2.各部门负责人应加强对本部门备用金使用情况的监督管理，确保备用金的安全、规范使用。（二）外部审计单位应定期接受外部审计机构的审计，审计机构将对备用金的管理情况进行重点审计，如发现问题，应及时进行整改。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用备用金的部门或个人，单位将视情节轻重给予相应的处罚，如责令限期改正、追回违规使用的备用金、扣减绩效奖金等。2.对于因违规使用备用金给单位造成经济损失的，应依法追究相