规范资料归档管理制度

PAGE规范资料归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司资料归档管理，确保公司各类资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查询、利用和传承，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在业务活动中形成的各类文件、资料、记录等的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司资料实行集中统一归档管理，确保资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档资料应真实反映公司业务活动的实际情况，数据准确无误。3.及时归档原则：各类资料应在规定的时间内及时归档，不得积压。4.便于利用原则：归档资料应分类科学、编号规范，便于查询和利用。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政类：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务记录等。2.财务类：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。3.业务类：根据公司业务性质，分为市场营销、项目管理、生产运营、质量控制、客户服务等类别，每个类别再细分具体的子类别。4.技术类：包括研发资料、技术方案、工艺文件、产品图纸、技术标准等。5.合同类：包括各类业务合同、采购合同、销售合同、租赁合同等。6.其他类：不属于上述分类的其他资料，如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）编号规则1.编号结构：采用“年份+类别代码+顺序号”的结构。例如，2023XZ001，表示2023年行政类第1份资料。2.类别代码：行政类（XZ）、财务类（CW）、业务类（YW）（市场营销SY、项目管理XM、生产运营SC、质量控制ZL、客户服务KH等）、技术类（JS）、合同类（HT）、其他类（QT）。3.顺序号：按照资料归档的先后顺序依次编号，从001开始。三、资料归档流程（一）资料收集1.各部门指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.资料收集人员应定期对本部门产生的资料进行清理和整理，将符合归档要求的资料进行分类存放。（二）资料整理1.收集到的资料应进行初步整理，去除无关的附件、重复的内容，确保资料的简洁明了。2.对资料进行分类编号，按照编号规则进行标注，以便于后续的归档和查询。（三）资料审核1.整理后的资料应提交给部门负责人进行审核，审核内容包括资料的真实性、准确性、完整性和规范性。2.部门负责人对审核通过的资料签字确认，并注明审核日期。（四）资料归档1.审核通过的资料由资料收集人员按照分类编号顺序，移交至公司档案室进行归档。2.档案室管理人员对接收的资料进行核对，确保资料与移交清单一致，并办理签收手续。（五）特殊情况处理1.对于紧急或重要的资料，可先口头或电话通知档案室管理人员，待资料处理完毕后及时补办归档手续。2.对于因特殊原因无法及时归档的资料，资料收集人员应妥善保管，并向档案室管理人员说明原因和预计归档时间。四、资料保管（一）保管环境1.档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件，确保资料的安全保存。2.档案室应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度控制设备等。（二）保管方式1.资料应按照分类编号顺序存放于档案柜中，档案柜应标明类别和编号范围。2.对于电子资料，应进行备份存储，并建立电子档案目录，便于查询和管理。3.对于重要资料，应采取加密存储、异地备份等措施，确保资料的安全性。（三）保管期限1.各类资料的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。五、资料查询与利用（一）查询权限1.公司内部人员因工作需要查询资料的，应填写《资料查询申请表》，注明查询目的、查询内容和查询期限等。2.部门负责人对本部门人员的查询申请进行审批，涉及跨部门查询的，需经相关部门负责人审批。3.档案室管理人员根据审批通过的查询申请，为查询人员提供相应的资料。（二）利用方式1.查阅资料时，查询人员应在档案室指定区域进行，不得擅自将资料带出档案室。2.如需复印或借阅资料，应按照规定办理相关手续，并注明用途和归还期限。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）归还与注销1.借阅人员应在规定的归还期限内将资料归还档案室，档案室管理人员应对归还的资料进行核对，确保资料完整无损。2.对于复印或借阅的资料，借阅人员应在使用完毕后及时归还档案室，并办理注销手续。六、资料鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立资料鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门负责人和公司领导组成。2.资料鉴定小组负责对保管期限届满的资料进行鉴定，确定是否需要销毁。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的资料。2.重复、冗余、无效的资料。3.涉及商业秘密、个人隐私已不再具有保密价值的资料。（三）销毁程序1.资料鉴定小组对拟销毁的资料进行逐一审核，形成《资料销毁清单》。2.《资料销毁清单》经公司领导审批后，由档案室管理人员组织实施销毁。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保资料无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对资料归档管理工作进行监督检查，检查内容包括资料收集、整理、归档、保管、查询与利用、鉴定与销毁等环节。2.监督检查可采用自查、互查、抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见。（二）考核评价1.将资料归档管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括资料归档的及时性、完整性、准确性、规范性，资料保管的安全性，资料查询与利用的效率等。3.根据考核结