监护档案保管制度规范

PAGE监护档案保管制度规范一、总则（一）目的为加强监护档案的管理，确保监护档案的完整、准确、安全和有效利用，保障监护工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及监护档案管理的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业内关于监护档案管理的标准要求。2.真实完整原则：确保监护档案内容真实、全面，涵盖监护工作的各个环节和方面。3.安全保密原则：采取有效措施保障监护档案的安全，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，方便相关人员查阅和使用监护档案。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善监护档案保管制度，并监督制度的执行情况。2.集中统一管理监护档案，对档案进行分类、编号、整理、装订等工作。3.建立健全监护档案的检索工具，提高档案查询效率。4.定期对监护档案进行检查、核对，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，提供适宜的档案保管环境。（二）监护业务部门职责1.负责本部门监护档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性和完整性。2.按照规定的时间和要求，将整理好的监护档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的日常管理工作。3.对档案的整理、保管、利用等情况进行详细记录，及时反馈档案管理中存在的问题。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、监护档案的收集与整理（一）收集范围1.监护协议及相关补充协议。2.被监护人的基本信息资料，包括身份证明、健康状况、教育背景等。3.监护过程中的各类记录，如监护活动记录、沟通记录、问题处理记录等。4.涉及监护的评估报告、鉴定意见等。5.与监护相关的财务收支记录。6.其他与监护工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各监护业务部门应指定专人负责监护档案的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要的档案资料，应进行备份或采取其他保护措施，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照监护档案的内容、性质等进行分类，如分为日常监护记录类、评估鉴定类、财务类等。2.编号：为每一份监护档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，体现档案的类别、年份等信息。3.排序：对同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行排序。4.装订：将相关的档案资料进行整理装订，确保整齐、牢固。四、监护档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的设施设备，如档案架、温湿度调节设备、消防器材等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在适宜范围内，相对湿度保持在[具体数值]左右。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序存放于档案架上，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案应建立相应的索引目录，方便查询。（三）档案保管期限1.根据监护工作的性质和相关法律法规要求，确定不同类型监护档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管档案期限为[X]年，中期保管档案期限为[X]年，长期保管档案期限为[X]年及以上。3.保管期限届满后，按照档案销毁制度进行处理。（四）档案检查与维护1.定期对监护档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取修复、复制等措施进行处理。3.对档案库房的设施设备进行定期维护和检查，确保其正常运行。五、监护档案的利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅监护档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称及编号等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、复印、泄露档案内容。（二）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅监护档案的，可直接到档案管理部门进行查阅。2.查阅时，档案管理人员应在场提供必要的协助，确保查阅过程规范有序。3.查阅人员不得在档案上进行标记、涂改等操作，如需摘录相关内容，应经档案管理人员同意。（三）档案利用的监督1.档案管理部门应定期对监护档案的利用情况进行统计和分析，掌握档案的利用频率和流向。2.对于档案利用过程中出现的违规行为，应及时进行制止和纠正，并按照相关规定进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、监护业务部门负责人及相关专业人员组成。2.鉴定小组负责对保管期限届满的监护档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据监护档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素进行鉴定。2.对仍具有查考利用价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定小组提出档案销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清单归档保存，以