回款流程规范化制度

PAGE回款流程规范化制度一、总则（一）目的制定本回款流程规范化制度，旨在加强公司资金管理，明确回款工作职责与流程，确保公司资金及时、足额回收，降低资金风险，提高资金使用效率，保障公司业务的持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及销售业务及款项回收的部门和人员，包括但不限于销售部门、市场部门、财务部门以及相关业务经办人员。（三）回款原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保回款工作合法合规进行。2.及时性原则：业务部门应积极跟进款项回收工作，按照合同约定及时催收，确保款项按时足额到账。3.责任明确原则：明确各环节工作人员的职责，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。4.风险防控原则：加强对回款过程中各类风险的识别、评估与防控，确保公司资金安全。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确回款条款，确保合同条款清晰、准确、合法有效。2.建立客户信用档案，对客户信用状况进行评估和动态管理，根据客户信用情况制定相应的销售策略和回款计划。3.负责销售业务的全过程跟踪，及时掌握客户经营状况和款项支付能力变化，在款项到期前主动与客户沟通协调，提醒客户按时付款。4.对于逾期未付款项，负责组织催收工作，采取有效措施追讨欠款，及时向公司汇报催收进展情况。（二）市场部门1.在市场推广和业务拓展过程中，协助销售部门做好客户沟通工作，向客户宣传公司回款政策，维护公司良好形象。2.关注市场动态和竞争对手情况，及时反馈相关信息，为销售部门制定合理的回款策略提供参考依据。（三）财务部门1.负责建立健全公司回款台账，详细记录每笔销售业务的合同金额、回款期限、已收款项、未收款项等信息，确保账目清晰、准确。2.定期与销售部门核对回款情况，及时掌握款项回收进度，对未按时到账的款项进行预警提示。3.负责审核销售合同中的回款条款，提出专业意见和建议，确保合同回款条款符合公司利益和财务管理制度要求。4.按照国家财务法规和公司财务制度，对回款资金进行及时、准确的账务处理，确保资金安全和财务信息的真实性、完整性。5.协助销售部门开展催收工作，提供必要的财务数据和分析支持，共同制定有效的催收方案。（四）业务经办人员1.负责具体销售业务的洽谈、合同签订及执行工作，确保合同的顺利履行和款项的按时回收。2.及时向销售部门负责人汇报业务进展情况和客户款项支付意向，配合销售部门做好款项催收工作。3.对于客户提出的付款疑问或问题，积极与客户沟通协调，协助解决相关问题，推动款项回收。三、回款流程（一）合同签订环节1.销售部门在与客户签订销售合同前，应将合同草本提交财务部门审核。财务部门重点审核合同中的回款条款，包括付款方式、付款期限、逾期付款责任等内容，确保回款条款符合公司利益和财务管理制度要求。2.销售部门根据财务部门审核意见，与客户协商确定最终合同条款，并签订正式销售合同。合同签订后，销售部门应及时将合同副本交财务部门备案。（二）款项跟踪环节1.销售部门应建立销售业务台账，详细记录每笔销售业务的合同签订时间、金额、回款期限、客户信息等内容，并指定专人负责款项跟踪工作。2.在款项到期前[X]个工作日，款项跟踪人员应通过电话、邮件、短信等方式提醒客户按时付款，并确认客户付款安排。对于重要客户或金额较大的款项，应安排专人上门拜访，当面沟通款项支付事宜。3.如客户出现经营状况恶化、财务困难等可能影响款项回收的情况，款项跟踪人员应及时向销售部门负责人汇报，并会同财务部门进行风险评估，制定相应的应对措施。（三）逾期催收环节1.若款项到期后客户未按时付款，销售部门应立即启动逾期催收程序。催收人员应及时与客户取得联系，了解逾期原因，并向客户明确告知逾期付款的后果和公司的催收措施。2.根据客户逾期情况，催收人员可采取不同的催收方式，如发送催款函、电话催收、上门催收、法律诉讼等。在采取法律诉讼等强硬措施前，应充分评估风险和成本，并报公司领导批准。3.对于逾期时间较长、金额较大的款项，销售部门应成立专项催收小组，制定详细的催收方案，明确各成员职责和分工，加大催收力度，确保款项尽快回收。4.在催收过程中，催收人员应及时记录与客户沟通的情况和催收进展，形成催收记录，并定期向销售部门负责人汇报。销售部门负责人应根据催收进展情况，适时调整催收策略，确保催收工作取得实效。（四）款项回收确认环节1.当客户支付款项到账后，财务部门应及时核对到账金额、客户名称等信息，确认款项所属业务。核对无误后，财务部门应及时通知销售部门款项已收回。2.销售部门收到财务部门款项到账通知后，应在销售业务台账中进行相应记录，并更新客户信用档案。同时，销售部门应将款项回收情况反馈给业务经办人员，对相关工作进行总结和评价。（五）特殊情况处理1.如因客户破产、倒闭、失踪等原因导致款项无法收回，销售部门应及时收集相关证据资料，会同财务部门进行损失评估，并按照公司财务制度规定进行账务处理。同时，销售部门应积极配合公司相关部门采取法律措施，尽可能挽回损失。2.若因不可抗力因素（如自然灾害、政府政策调整等）导致客户无法按时付款，销售部门应及时与客户沟通协商，根据实际情况调整回款计划，并报公司领导批准。同时，销售部门应密切关注不可抗力因素对客户经营状况和款项回收的后续影响，及时采取应对措施。四、监督与考核（一）监督机制1.公司成立回款监督小组，由财务部门负责人担任组长，销售部门、审计部门等相关人员为成员。监督小组负责定期对公司回款流程执行情况进行检查和监督，确保回款工作规范、有序进行。2.监督小组应重点检查销售合同回款条款的执行情况、款项跟踪及催收工作的开展情况、财务部门回款台账的记录情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.审计部门应定期对公司回款业务进行审计，审查回款流程的合规性、内部控制的有效性以及款项回收的真实性、准确性等。对于审计发现的问题，应按照公司内部审计制度的规定进行处理，并督促相关部门及时整改。（二）考核制度1.建立回款考核指标体系，将回款金额、回款率、逾期账款控制率等指标纳入对销售部门及相关业务人员的绩效考核体系。考核指标应根据公司年度经营目标和实际情况进行设定，并保持相对稳定。2.回款考核指标的权重应根据各部门职责和业务特点进行合理分配。销售部门作为款项回收的主要责任部门，回款考核指标权重应占绩效考核总分的[X]%以上。3.绩效考核周期为月度或季度，考核结果与绩效奖金、晋升、奖励等挂钩。对于回款工作表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对于未完成回款任务或出现严重逾期账款的部门和个人，扣减绩效奖金，并视情节轻重给予警告、降职、辞退等处罚。五、信息沟通与保密（一）信息沟通1.建立健全回款信息沟通机制，加强销售部门、财务部门及其他相关部门之间的信息共享和协同工作。各部门应定期召开回款工作协调会，通报回款工作进展情况，分析存在的问题，共同研究解决措施。2.销售部门应及时向财务部门提供客户付款信息、合同执行情况等相关资料，财务部门应定期向销售部门反馈回款数据和财务分析报告，为销售部门制定回款策略提供支持。3.在款项催收过程中，销售部门与客户沟通的重要信息应及时反馈给财务部门，以便财务部门进行账务处理和风险评估。同时，财务部门应根据回款情况及时调整资金预算和资金安排，确保公司资金链的稳定。（二）保密规定1.参与回款工作的所有人员应严格遵守公司保密制度，对在工作过程中知悉的客户信息、商业秘密、财务数据等予以保密，不得泄露给任何无关第三方。2.未经公司书面授权，任何人员不得擅自对外披露公司回款情况、客户信用状况等敏感信息。对于因工作需要确需对外提供相关信息的，应按照公司规定的审批程序进行审批，并采取必要的保密措施。3.各部门应加强对本部门员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致公司信息泄露。对于违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。六、附则（一）制度解释本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由财务部门