规范防疫档案管理制度

PAGE规范防疫档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司防疫档案管理，确保防疫工作相关资料的完整、准确、系统，便于查询、利用和追溯，有效应对各类突发公共卫生事件，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在防疫工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：防疫档案应如实反映公司防疫工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖防疫工作的各个环节，包括防疫措施制定、物资采购与储备、人员健康管理、场所消毒、疫情应急处置等方面的资料，保证档案的全面性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文件表述等应清晰明确，避免模糊或歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的收集、整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。5.保密性原则：对于涉及公司机密、个人隐私以及疫情敏感信息的档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、防疫档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善防疫档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.指导、监督各部门做好防疫档案的收集、整理、归档工作，定期检查档案管理情况。3.集中保管公司重要防疫档案，建立档案目录和索引，便于快速检索和查阅。4.负责防疫档案的数字化处理，提高档案利用效率，同时做好电子档案的安全存储和备份。5.按照规定的期限和程序，对防疫档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和安全性。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门防疫档案管理的第一责任人，负责组织本部门防疫档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的及时、完整和准确。2.指定专人作为本部门防疫档案管理员，具体负责日常档案的收集、分类、整理和移交工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.严格按照公司防疫档案管理制度的要求，规范本部门防疫文件的形成、流转和保存，确保防疫工作的各项记录真实、有效。三、防疫档案的收集与整理（一）收集范围1.防疫工作方案与应急预案：包括公司整体防疫工作方案、各类专项防疫应急预案（如疫情防控期间生产经营应急预案、人员聚集场所防疫应急预案等）。2.防疫物资管理资料：物资采购计划、采购合同、物资出入库记录、库存盘点表、物资使用台账等。3.人员健康管理档案：员工每日健康打卡记录、体温检测记录、疫苗接种情况、核酸检测报告、因病缺勤人员追踪记录等。4.场所防疫记录：办公区域、生产车间、食堂、宿舍等场所的消毒记录（消毒时间、消毒人员、消毒药剂名称及用量等）、通风记录、环境监测报告等。5.疫情防控措施执行记录：人员出入管理记录（门禁登记、访客登记等）、聚集活动审批及执行情况记录、防疫宣传活动记录等。6.疫情应急处置资料：疫情报告记录、病例排查与隔离情况记录、密切接触者管理记录、疫情防控期间的会议纪要、工作简报、上级部门相关文件及指示等。7.与防疫相关的其他资料：如防疫培训资料、防疫工作照片与影像资料、防疫工作经费使用记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责防疫档案的收集工作，确保防疫工作开展过程中产生的各类资料及时收集，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。对于电子文件，应确保其原始数据的完整性和可读性。3.收集的档案资料应附带必要的说明和解释，以便于理解档案内容的背景和意义。（三）整理方法1.分类整理：按照防疫档案的类别，将收集到的资料进行分类，如分为防疫工作方案类、防疫物资管理类、人员健康管理类等。2.编号标识：对每一类档案资料进行编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，具有唯一性和系统性。例如，可以按照年份、类别、顺序号的方式进行编号，如“2023FYWZ001”表示2023年防疫物资管理类的第1份档案。3.编制目录：为每一类档案编制详细的目录，目录应包含档案名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅和检索。4.装订成册：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保护档案内容的完整性，避免损坏文件。四、防疫档案的归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理员将整理好的防疫档案定期移交至公司档案管理部门。移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。2.档案管理部门对接收的防疫档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.审核通过的防疫档案按照档案类别和编号顺序进行归档，存放在专门的档案柜或存储设备中。（二）保管期限1.短期档案：对于一些时效性较强、使用频率较低的防疫档案，如疫情防控期间的临时性通知、一般性工作记录等，保管期限为13年。2.中期档案：涉及防疫工作阶段性总结、物资采购与使用情况统计等档案，保管期限为35年。3.长期档案：防疫工作方案、应急预案、人员健康管理档案等重要档案，保管期限为5年以上，甚至永久保存，以便在后续的防疫工作中作为参考和依据。（三）保管要求1.档案存储环境：档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房内，保持适宜的温度和湿度。库房内应配备必要的消防设备和防虫、防霉药品。2.档案存放方式：纸质档案应按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和取用。电子档案应进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.档案安全管理：加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。五、防疫档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅防疫档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密、个人隐私以及疫情敏感信息的档案，查阅申请人除需经部门负责人批准外，还需经公司保密管理部门或相关领导审批同意后方可查阅。3.外部单位或人员因工作需要查阅公司防疫档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案查阅申请表，并提交相关审批文件。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，根据查阅内容提供相应的档案资料。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得涂改、标记或损毁档案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.公司内部员工利用防疫档案开展工作时，应严格按照档案的使用范围和规定进行，不得擅自扩大使用范围或泄露档案内容。2.如需对防疫档案进行复制或摘录，应经档案管理部门负责人批准，并注明复制或摘录的用途和范围。复制或摘录的档案应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。3.利用防疫档案形成的新资料、新文件等，应及时归档，纳入公司档案管理体系。六、防疫档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据防疫档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、便于利用的原则。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的防疫档案，应及时进行销毁处理；对于仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门及公司保密管理部门等人员组成的档案鉴定小组，负责防疫档案的鉴定工作。鉴定小组应定期召开会议，对档案进行逐宗审查，提出鉴定意见。（三）销毁流程1.鉴定小组根据档案鉴定结果，编制防疫档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应安排专人负责