规范居间业务管理制度

PAGE规范居间业务管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司居间业务活动，确保居间业务合法、合规、有序开展，保护公司、客户及相关方的合法权益，提高公司居间业务的管理水平和风险防控能力，促进公司居间业务健康可持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及居间业务的部门、岗位及人员，包括但不限于居间业务的洽谈、合同签订、服务提供、费用结算等全过程。（三）基本原则1.合法合规原则：居间业务活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，不得从事违法违规行为。2.诚实守信原则：公司及居间业务人员应秉持诚实守信的态度，如实向客户提供信息，不得隐瞒或欺诈，维护良好的商业信誉。3.风险防控原则：建立健全居间业务风险防控机制，对业务过程中的各类风险进行识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。4.公平公正原则：在居间业务中，应公平对待各方当事人，不得偏袒任何一方，保障交易的公平性和公正性。二、居间业务定义与范围（一）定义居间业务是指公司接受委托，为促成委托人与第三方之间的交易，提供媒介服务，并在交易达成后按照约定获取报酬的经营活动。（二）范围1.业务类型房地产居间：为房地产买卖、租赁等交易提供信息、促成交易并协助办理相关手续。商业居间：包括各类商业项目的合作、转让、租赁等居间服务。其他居间：根据市场需求和公司业务发展，拓展的其他符合居间业务定义的领域。2.服务内容信息收集与整理：收集、筛选、整理与交易相关的各类信息，为委托人提供全面、准确的信息支持。交易撮合：协助委托人寻找合适的交易对象，组织双方洽谈，推动交易达成。合同起草与审核：根据交易情况，起草或审核相关合同，确保合同条款合法、合规、明确。交易协助：协助委托人办理交易过程中的各项手续，如产权过户、款项支付等，提供必要的指导和服务。三、居间业务流程（一）业务洽谈1.客户开发与接待业务人员通过多种渠道积极开发客户，包括市场推广、客户推荐、行业活动等。接待客户时，应热情、礼貌，了解客户需求，介绍公司居间业务服务内容和优势。2.需求沟通与分析与客户深入沟通，详细了解其居间业务需求，包括交易类型、交易对象要求、时间要求等。对客户需求进行分析，评估业务的可行性和潜在风险，为客户提供专业的建议和解决方案。3.初步方案制定根据客户需求和分析结果，制定初步的居间业务方案，明确服务内容、流程、费用标准等。向客户介绍初步方案，解答客户疑问，根据客户反馈进行调整和完善。（二）合同签订1.合同起草依据居间业务方案和相关法律法规，起草居间服务合同。合同应明确双方的权利义务、服务内容、费用支付方式、违约责任等条款。合同内容应符合公平、公正、合法的原则，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.合同审核合同起草完成后，提交公司法务部门或相关审核机构进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、风险防范措施等。根据审核意见对合同进行修改和完善，确保合同质量。3.合同签订审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与客户签订。签订过程中应确保双方当事人身份真实、意思表示一致，合同签订程序合法合规。合同签订后，应及时将合同副本归档保存，以便后续查阅和管理。（三）服务提供1.信息收集与整理按照合同约定及业务需求，积极收集与交易相关的各类信息。信息来源包括但不限于市场调研、行业数据、人脉资源等。对收集到的信息进行整理、分析和筛选，提取有价值的信息提供给委托人，并建立信息档案，便于跟踪和查询。2.交易撮合根据委托人的要求和交易信息，寻找合适的交易对象，并组织双方进行洽谈。洽谈过程中，应协助双方沟通协调，促进交易达成。及时向委托人反馈洽谈进展情况，解答委托人的疑问，处理洽谈过程中出现的问题和纠纷。3.合同起草与审核在交易达成后，根据交易情况起草相关合同，如买卖合同、租赁合同等。合同内容应明确交易双方的权利义务、交易标的、价格、支付方式、交付时间等关键条款。将起草的合同提交审核，确保合同合法合规、条款清晰、风险可控。审核通过后，协助双方签订合同。4.交易协助协助委托人办理交易过程中的各项手续，如产权过户、工商登记变更、款项支付等。提供必要的指导和支持，确保手续办理顺利。跟踪交易手续办理进度，及时向委托人反馈信息，协调解决办理过程中出现的问题。（四）费用结算1.费用核算根据居间服务合同约定，在交易达成后及时核算应收取的居间费用。费用核算应准确、清晰，确保符合合同条款和相关规定。核算过程中应核对服务内容完成情况、费用标准执行情况等，如有疑问及时与相关部门或人员沟通确认。2.费用收取按照合同约定的费用支付方式和时间，向客户收取居间费用。费用收取过程中应遵循合法、合规、诚信的原则，确保费用足额收取。如客户存在逾期支付费用的情况，应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的催款措施。3.费用结算与入账收取的居间费用应及时进行结算和入账，确保公司财务数据准确、完整。结算过程中应与财务部门密切配合，办理相关手续。对居间费用的收支情况进行定期统计和分析，为公司财务管理提供数据支持。（五）业务归档1.档案收集在居间业务全过程中，业务人员应及时收集与业务相关的各类文件资料，包括客户资料、业务洽谈记录、合同文本、交易手续文件、费用结算凭证等。确保收集的文件资料真实、完整、有效，能够准确反映业务开展情况。2.档案整理对收集到的文件资料进行分类整理，按照业务流程和时间顺序进行编号和装订。整理过程中应确保文件资料的规范性和可读性。建立档案索引，便于快速查找和查阅相关文件资料。3.档案保管将整理好的档案资料妥善保管，存放于安全、保密的场所。档案保管期限应符合法律法规和公司规定要求，确保档案资料的完整性和可追溯性。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄露。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅居间业务档案时，应按照规定办理查阅手续，填写查阅申请表，经审批后在指定地点查阅。查阅过程中应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，应按照规定办理相关手续。四、居间业务人员管理（一）人员资质与要求1.资质条件从事居间业务的人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉相关法律法规和行业标准。一般应具有大专及以上学历，相关专业优先考虑。取得行业主管部门颁发的从业资格证书，如房地产经纪人资格证书等。2.职业道德要求居间业务人员应遵守职业道德规范，诚实守信、勤勉尽责、廉洁自律。不得泄露客户商业秘密和个人隐私，不得利用职务之便谋取不正当利益。树立良好的职业形象，维护公司声誉。（二）培训与考核1.培训计划制定居间业务人员培训计划，定期组织内部培训和外部培训。培训内容包括法律法规、行业知识、业务技能、职业道德等方面。培训方式可采用集中授课、案例分析、实地考察、线上学习等多种形式，提高培训效果。2.培训实施按照培训计划组织实施培训，确保培训时间、内容和人员落实到位。培训过程中应注重互动交流，鼓励学员提出问题和建议。对培训效果进行跟踪评估，及时调整培训内容和方式，提高培训质量。3.考核机制建立居间业务人员考核机制，定期对人员的业务能力、工作业绩、职业道德等进行考核。考核方式可采用书面考试、实际操作、客户评价等多种形式。根据考核结果，对表现优秀的人员给予奖励，对不称职的人员进行相应的处罚或调整岗位。（三）监督与奖惩1.监督管理建立健全居间业务人员监督管理制度，加强对人员业务活动的日常监督。监督内容包括业务操作规范、客户服务质量、费用收取情况等方面。通过定期检查、不定期抽查、客户反馈等方式，及时发现和纠正人员存在的问题和违规行为。2.奖励制度对在居间业务工作中表现突出、业绩显著、客户满意度高的人员，给予相应的奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。设立专项奖励基金，用于表彰和奖励优秀居间业务人员，激励全体人员积极工作，提高业务水平。3.惩罚制度对违反居间业务管理制度、职业道德规范或存在违规行为的人员，视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。对因违规行为给公司或客户造成损失的人员，依法追究其法律责任。五、居间业务风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别建立居间业务风险识别机制，全面识别业务过程中可能面临的各类风险。风险识别范围包括但不限于法律法规风险、市场风险、信用风险、操作风险等。通过定期风险排查、案例分析、行业研究等方式，及时发现潜在风险点。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。评估方法可采用定性分析和定量分析相结合的方式。根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和关键风险点，为风险防控提供依据。（二）风险防控措施1.法律法规风险防控加强对法律法规的学习和研究，确保居间业务活动严格遵守法律法规要求。定期组织法律法规培训，提高人员法律意识。建立合同审核机制，对居间服务合同及相关交易合同进行严格审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。聘请专业法律顾问，为居间业务提供法律咨询和法律支持，及时解决法律问题。2.市场风险防控密切关注市场动态，加强市场调研和分析，及时掌握市场变化趋势。根据市场情况调整居间业务策略，降低市场风险。建立风险预警机制，对市场风险进行实时监测，当市场出现重大波动或异常情况时，及时发出预警信号，采取相应的应对措施。合理控制居间业务规模和业务范围，避免过度依赖单一市场或客户，分散市场风险。3.信用风险防控对客户进行信用评估，建立客户信用档案。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等方面。在业务洽谈和合作过程中，严格审查客户信用情况，谨慎选择合作对象。对于信用状况不佳的客户，采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。加强对客户的跟踪管理，及时掌握客户信用变化情况。如发现客户出现信用风险迹象，应及时采取措施，降低损失。4.操作风险防控完善居间业务操作流程和规范，明确各环节的操作要求和责任人员。加强对业务人员的操作培训，确保其熟悉业务流程和操作规范。建立健全内部控制制度，加强对居间业务各个环节的监督和管理。通过定期检查、不定期抽查等方式，及时发现和纠正操作过程中存在的问题。加强信息技术应用，提高居间业务操作的自动化和信息化水平，减少人为操作失误。同时，做好数据备份和安全防护工作，防止数据丢失或泄露。（三）风险应急处置1.应急预案制定制定居间业务风险应急预案，明确风险应急处置的组织机构、职责分工、处置流程、应急资源保障等内容。应急预案应具有针对性、可操作性和时效性，能够有效应对各类突发风险事件。2.应急演练定期组织居间业务风险应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高人员的应急处置能力。演练内容包括模拟风险事件发生、应急响应、处置措施实施等环节，通过演练发现问题