规范会议室管理制度

PAGE规范会议室管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室的使用、管理与维护。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.高效利用原则：鼓励员工充分利用会议室资源，提高会议效率，避免资源浪费。3.文明使用原则：使用者应爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生，文明使用会议室。二、会议室分类与使用权限（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司级会议、大型培训、重要对外接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适用于部门级会议、中型培训、小组讨论等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，主要用于小型会议、一对一沟通、临时讨论等。（二）使用权限1.公司级会议：由公司高层领导发起，行政部门负责安排大型会议室。2.部门级会议：各部门负责人根据工作需要，提前向行政部门申请中型会议室或小型会议室。3.跨部门会议：主办部门需提前与相关部门沟通协调，确定会议内容和参与人员范围后，向行政部门申请合适的会议室。4.培训活动：由培训组织部门向行政部门申请相应规模的会议室，用于培训课程的开展。5.临时会议：因工作急需召开的临时会议，可由发起部门负责人直接向行政部门说明情况，行政部门根据会议室使用情况进行调配。三、会议室预订与安排（一）预订流程1.提前申请：使用部门或个人需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参与人数、所需设备等信息，并提交给行政部门。2.行政审核：行政部门收到申请表后，对申请信息进行审核，确认会议室是否可用。若申请时间与其他会议冲突，行政部门将与申请人沟通协调，重新安排会议时间。3.审批确认：经审核通过后，行政部门将申请表提交给相关领导审批。审批通过后，行政部门将通过邮件或内部通讯工具通知申请人预订成功，并告知会议室的具体地点和使用时间。（二）特殊情况处理1.紧急会议：对于紧急召开的会议，申请人可在会议当天提前[X]小时向行政部门申请会议室。行政部门将优先安排空闲会议室，并尽快完成相关手续。2.临时变更：如会议时间、参与人数等信息发生临时变更，申请人需提前[X]小时通知行政部门。行政部门将根据变更情况，对会议室安排进行相应调整。四、会议室使用规范（一）签到与入场1.会议开始前[X]分钟，参会人员应到达会议室签到入场，并按照指定座位就座。2.会议组织者负责在会议室入口处迎接参会人员，引导其签到，并提醒参会人员关闭手机或调至静音状态。（二）会议期间1.会议期间，参会人员应保持良好的秩序，认真听取会议内容，不得随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。2.如需发言或提问，应先举手示意，经会议主持人同意后再发言。发言应简洁明了，避免冗长和无关话题。3.会议组织者应负责控制会议时间，确保会议按照预定议程进行。如遇特殊情况需要延长会议时间，应提前向参会人员说明。（三）设备使用1.会议室配备的投影仪、音响、麦克风、电脑等设备，由行政部门负责定期维护和检查，确保设备正常运行。2.使用人员如需使用会议室设备，应提前向行政部门申请，并在使用过程中按照操作规程正确使用。如因操作不当导致设备损坏，使用人员应承担相应的赔偿责任。3.会议结束后，使用人员应及时关闭设备电源，并将设备恢复至初始状态。（四）卫生与安全1.参会人员应保持会议室的整洁卫生，不得在会议室乱扔垃圾、吐痰等。会议结束后，参会人员应将个人物品带走，将桌椅摆放整齐。2.会议室应配备必要的消防器材和安全设施，使用人员应熟悉其位置和使用方法。严禁在会议室吸烟、使用明火或私拉乱接电线，确保会议室的安全。五、会议室设施设备管理（一）设施设备清单行政部门应建立会议室设施设备清单，详细记录会议室的名称、位置、面积、桌椅数量、投影仪、音响、麦克风、电脑等设备的型号和配置信息。（二）定期维护1.行政部门应制定会议室设施设备定期维护计划，安排专业人员对会议室设备进行定期检查、清洁、保养和维修。2.对于易损部件和耗材，行政部门应提前做好储备，确保在设备出现故障时能够及时更换，保证会议室的正常使用。（三）故障报修1.使用人员在使用会议室设备过程中如发现设备故障，应及时向行政部门报修，并说明故障情况。2.行政部门接到报修通知后，应及时安排维修人员进行维修，并记录维修情况。对于因设备老化或损坏严重无法维修的设备，行政部门应及时向上级领导汇报，申请更换设备。六、会议室费用管理（一）费用标准1.会议室的使用费用主要包括水电费、设备折旧费、清洁费等。行政部门应根据实际情况制定合理的费用标准，并报公司领导审批后执行。2.对于外部单位租用公司会议室的情况，行政部门应按照市场行情制定收费标准，并与租用单位签订租赁合同，明确费用支付方式和期限。（二）费用结算1.行政部门应每月对会议室的使用情况进行统计，核算各项费用，并制作费用报表。2.费用报表经财务部门审核后，由行政部门负责向各使用部门或租用单位收取费用。对于内部使用部门，费用可从部门经费中扣除；对于外部租用单位，行政部门应按照租赁合同约定的方式和时间收取费用。七、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对会议室的使用情况进行日常监督检查，确保会议室管理制度的有效执行。2.公司设立意见箱，鼓励员工对会议室使用过程中存在的问题进行反馈和投诉。行政部门应及时处理员工的反馈和投诉，并将处理结果向员工公布。（二）考核办法1.将会议室使用情况纳入部门绩效考核体系，对会议室使用规范、资源利用效率等方面进行考核。2.对于违反会议室管理制度的部门或个人，行政部门将视情节轻重给予相应的