规范临时采购制度

PAGE规范临时采购制度一、总则（一）目的为了加强公司临时采购管理，规范临时采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因临时性需求而进行的采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。2.必要性原则：临时采购应基于实际工作需要，避免不必要的采购。3.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。二、采购申请（一）申请流程1.需求部门填写申请表：需求部门根据实际工作需求，填写《临时采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表进行审核，确认采购需求的真实性和必要性，签字批准后提交至采购部门。3.特殊情况说明：对于紧急且金额较大的临时采购需求，需求部门应在申请表中详细说明紧急原因及对工作的影响，并提供相关证明材料。（二）申请表内容要求1.采购项目描述清晰：准确描述采购项目的名称、规格型号、技术参数等，确保采购人员能够准确理解需求。2.数量及预算合理：根据实际工作需要，合理确定采购数量，并注明预算金额。预算金额应依据市场价格进行估算，确保其合理性。3.需求时间明确：明确采购项目的需求时间，以便采购部门合理安排采购进度。三、采购审批（一）审批流程1.采购部门初审：采购部门收到申请表后，对采购项目的合规性、必要性及预算合理性进行初审。审核通过后，提交至相关审批领导。2.审批领导审批：根据采购金额的大小，按照公司的审批权限，由相应的审批领导进行审批。审批领导应认真审核申请表内容，做出批准或不批准的决定。3.审批结果反馈：审批领导将审批结果及时反馈给采购部门，采购部门根据审批结果进行后续操作。（二）审批权限设置1.采购金额在[X]元以下的：由部门负责人审批。2.采购金额在[X]元至[X]元之间的：由分管领导审批。3.采购金额在[X]元以上的：由总经理审批。四、采购实施（一）采购方式选择1.询价采购：对于采购金额较小、市场价格较为透明的项目，可采用询价采购方式。采购人员向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价，选择价格合理、信誉良好的供应商进行采购。2.竞争性谈判采购：对于采购金额较大、技术要求较高或供应商数量有限的项目，可采用竞争性谈判采购方式。采购人员组织不少于三家符合条件的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。3.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（二）供应商选择1.供应商筛选：采购部门应建立供应商数据库，定期对供应商进行评估和筛选。选择供应商时，应考虑其信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.实地考察：对于重要的采购项目，采购部门可组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况，确保供应商能够满足公司的采购需求。3.供应商确定：根据采购项目的需求和供应商的综合情况，确定最终的供应商。采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购合同签订1.合同条款审核：采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同签订流程：采购合同经审核通过后，由采购部门与供应商签订。合同签订后，应及时将合同副本提交至财务部门和需求部门备案。五、采购验收（一）验收标准1.依据合同要求验收：采购验收应按照采购合同约定的质量标准、规格型号、数量等要求进行。2.参考行业标准验收：对于合同未明确约定的验收标准，可参考相关行业标准进行验收。（二）验收流程1.需求部门组织验收：采购项目到货后，需求部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应认真核对采购项目的名称、规格型号、数量、质量等信息，填写《采购验收单》。2.验收结果反馈：验收合格的，验收人员在《采购验收单》上签字确认；验收不合格的，验收人员应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或更换产品。如供应商拒绝处理，需求部门应及时向采购部门反馈，采购部门应根据合同约定追究供应商的责任。3.验收资料归档：验收完成后，需求部门应将《采购验收单》等验收资料整理归档，作为采购项目结算和付款的依据。六、采购付款（一）付款申请1.供应商提交付款申请：供应商按照采购合同约定的付款方式和时间，向公司提交付款申请。付款申请应包括发票、送货单、验收单等相关资料。2.采购部门审核：采购部门收到供应商的付款申请后，对其提交的资料进行审核，确认是否符合合同约定和公司规定。审核通过后，提交至财务部门。3.财务部门审核：财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及付款金额是否与合同约定一致。审核通过后，按照公司的财务制度进行付款。（二）付款方式1.支票付款：对于金额较小的采购项目，可采用支票付款方式。2.银行转账付款：对于金额较大的采购项目，一般采用银行转账付款方式。3.商业汇票付款：根据供应商的要求和公司的实际情况，可采用商业汇票付款方式。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期审计：审计部门定期对公司的临时采购活动进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。2.监察部门监督检查：监察部门对采购活动中的违规行为进行监督检查，对发现的问题及时进行处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受政府部门监督：公司应积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料，确保采购活动合法合规。2.接受社会监督：公司应主动接受社会公众的监督，对于社会公众提出的质疑和投诉，应及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。八、违规处理（一）违规行为界定1.违反采购流程：未按照本制度规定的采购申请、审批、实施、验收、付款等流程进行采购活动。2.违规选择供应商：在供应商选择过程中，存在收受供应商贿赂、谋取私利等违规行为。3.签订虚假合同：与供应商签订虚假采购合同，骗取公司资金。4.其他违规行为：其他违反国家法律法规、公司制度及本制度规定的行为。（二）处理措施1.责令改正：对于发现的违规行为，责令相关责任人立即改正，并采取措施消除违规行为造成的影响。2.经济处罚：根据违规行为的情节轻重，对相关责任人给予相应的经济处罚，如罚款、扣发奖金等。3.行政处分：对于情节严重的违规行为，给予相关责任人行政处分，如警告、记过、记大过、