规范固定资产采购制度

PAGE规范固定资产采购制度一、总则（一）目的为加强公司固定资产采购管理，规范采购流程，提高采购效率，确保采购质量，合理控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门固定资产的采购活动，包括但不限于办公设备、机器设备、运输工具、电子设备等。（三）基本原则1.合法性原则：固定资产采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.合理性原则：采购应根据公司实际需求，科学合理安排，避免盲目采购和重复购置。3.效益性原则：在保证资产质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，采购决策应公平公正，不受任何不正当因素影响。二、采购需求管理（一）需求提出1.各部门根据工作需要，结合现有固定资产状况，填写《固定资产采购申请表》，详细说明采购资产的名称、规格型号、数量、用途、预计采购时间等信息。2.对于新增业务或重大项目所需固定资产，应同时提交可行性分析报告，阐述采购资产对业务开展的必要性和预期效益。（二）需求审核1.部门负责人对本部门提交的采购申请进行初审，重点审核需求的合理性、必要性以及预算安排的可行性。2.财务部门对采购申请的预算进行审核，确保采购费用在公司预算范围内，并符合财务管理制度要求。3.资产管理部门对采购申请进行综合审核，结合公司整体资产配置情况，评估是否存在重复购置或资产闲置等问题，提出审核意见。（三）需求调整1.在采购过程中，如因业务变化等原因需要调整采购需求，采购申请部门应及时提交《固定资产采购需求变更申请表》，说明变更的内容、原因及对采购进度和预算的影响。2.需求变更需重新履行审核程序，经相关部门审核同意后方可实施。三、采购流程（一）采购方式选择1.根据采购资产的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的；采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。（二）招标采购流程1.编制招标文件：资产管理部门会同相关部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。2.发布招标公告：通过公司官网、专业采购平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括采购项目名称、编号、采购内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间等信息。3.发售招标文件：向潜在供应商发售招标文件，并收取相应的费用。招标文件发售时间应符合法律法规要求，确保供应商有足够的时间准备投标文件。4.开标评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由投标人或其代表检查投标文件的密封情况，当众拆封唱标，并记录开标过程。开标后，由评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准推荐中标候选人或确定中标人。评标委员会应由公司内部相关部门人员和外部专家组成，确保评标过程的公平公正。5.中标通知：向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知未中标的投标人。中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、中标供应商名称等内容。6.签订合同：中标人应在规定时间内与公司签订采购合同，合同内容应与招标文件和投标文件一致，明确双方的权利和义务。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。（三）其他采购方式流程1.邀请招标、竞争性谈判、询价采购流程：确定邀请供应商名单：根据采购项目特点和需求，从符合条件且信誉良好的供应商中选择若干家作为邀请对象，并向其发出邀请函或谈判文件、询价文件。供应商响应：被邀请的供应商应在规定时间内提交响应文件，包括报价、技术方案、售后服务承诺等内容。谈判或询价：组织相关部门与供应商进行谈判或询价，比较各供应商的报价和方案，确定成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同，履行相关审批手续。2.单一来源采购流程：提出申请：采购部门填写《单一来源采购申请表》，说明采用单一来源采购方式的原因、拟采购的资产名称、规格型号、数量、预算金额等信息，并附上相关证明材料。审核批准：经部门负责人、财务部门、资产管理部门等相关部门审核同意后，报公司领导审批。协商谈判：与唯一供应商就采购价格、技术规格、售后服务等条款进行协商谈判，达成一致意见。签订合同：签订采购合同，并按照规定进行备案。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购资产的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交法律部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送财务部门、资产管理部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行交货、安装调试、售后服务等义务。2.供应商交货前，采购部门应通知资产管理部门、使用部门等相关人员进行验收准备。3.资产管理部门、使用部门等相关人员应按照合同约定的质量标准对采购资产进行验收，验收合格后出具验收报告。如发现质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。（三）合同变更与终止1.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应报法律部门审核备案。2.如因供应商违约或其他原因需要终止合同，采购部门应按照合同约定和法律法规规定，及时通知供应商，并办理相关手续。终止合同后，应妥善处理已采购资产的后续事宜，如退货、换货、索赔等。五|、采购预算管理（一）预算编制1.财务部门会同资产管理部门及各业务部门，根据公司年度工作计划和固定资产配置需求，编制年度固定资产采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照不同的采购方式和资金来源进行分类编制。3.采购预算编制应充分考虑市场价格波动因素，结合历史采购数据和实际需求，合理确定预算金额，确保预算的科学性和合理性。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序报经批准后执行。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的偏差。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因市场价格变化、业务发展需要等原因导致原采购预算无法满足实际需求，采购部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、对采购项目和预算执行的影响等内容，并附上相关证明材料。3.预算调整申请经部门负责人、财务部门、资产管理部门审核同意后，报公司领导审批。预算调整获批后，财务部门应及时调整预算指标，并通知采购部门按照新的预算执行。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对固定资产采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.针对不同类型的风险，应分析其产生的原因、可能导致的后果以及影响程度，以便采取有效的风险应对措施。（二）风险应对1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动信息，通过与多家供应商谈判、招标等方式，合理选择采购时机，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：建立供应商评估和管理体系，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行全面评估，选择优质供应商合作。加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行考核评价，及时淘汰不合格供应商。3.质量风险应对：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购资产的验收管理，确保采购资产符合质量要求。对于重要采购项目，可要求供应商提供质量保证期和售后服务承诺，在质量保证期内发现质量问题及时要求供应商解决。4.合同风险应对：加强合同管理，严格按照合同签订流程操作，确保合同条款合法合规、明确清晰。合同签订后，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。5.法律风险应对：采购活动应严格遵守国家法律法规及相关政策规定，加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在合同签订、招标采购等关键环节，充分发挥法律部门的专业作用，确保采购活动合法合规。（三）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现风险应对过程中存在的问题，并采取相应的改进措施。2.对采购过程中出现的重大风险事件，应及时进行调查分析，总结经验教训，完善风险管理制度和措施，防止类似风险事件再次发生。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对固定资产采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.资产管理部门应加强对采购资产的日常管理和监督，确保资产的安全完整和有效使用。3.财务部门应加强对采