制定出差审批制度规范

PAGE制定出差审批制度规范一、总则（一）目的为了加强公司出差管理，规范出差审批流程，合理控制出差费用，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）原则1.计划性原则：出差应提前做好计划，明确出差目的、行程安排、预计费用等，确保出差工作的必要性和合理性。2.审批原则：严格执行出差审批流程，未经批准不得擅自出差。3.费用控制原则：在确保工作顺利完成的前提下，合理控制出差费用，节约成本。4.合规性原则：出差活动必须符合国家法律法规及公司相关规定。二、出差申请与审批（一）出差申请1.员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、出发时间、返回时间、预计费用等信息。2.出差申请应根据出差的紧急程度和重要性，按照以下审批权限进行提交：一般员工出差，由部门负责人审批。部门负责人出差，由分管领导审批。分管领导出差，由总经理审批。3.如遇紧急情况需临时出差，无法提前提交申请的，应在出差前通过电话或其他方式向审批人说明情况，并在出差返回后及时补办申请手续。（二）审批流程1.申请人将填写完整的《出差申请表》提交给直接上级审批。2.上级审批人应认真审核出差申请的必要性、行程安排的合理性、费用预算的准确性等，如同意出差，在申请表上签署意见并签字确认。3.如上级审批人不同意出差申请，应及时与申请人沟通，说明理由，并要求申请人调整出差计划或重新考虑出差需求。4.经上级审批人批准后的《出差申请表》，申请人应将其提交给出差管理部门备案。三、出差行程安排（一）行程合理性1.出差人员应根据工作任务和时间要求，合理安排出差行程，尽量缩短出差时间，提高工作效率。2.在安排行程时，应优先选择安全、便捷、经济的交通方式，避免不必要的中转和停留。（二）行程变更1.出差人员在行程中如需变更行程，应提前向直接上级汇报，并说明变更原因和预计变更后的行程安排。2.如变更行程涉及费用增加或影响工作安排，应重新提交出差申请，按照审批流程进行审批。3.未经批准擅自变更行程的，由此产生的一切费用和责任由出差人员自行承担。四、出差费用标准（一）交通费用1.飞机票：根据出差的紧急程度和工作需要，经批准后可乘坐飞机经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前报总经理批准。2.火车票：一般情况下应乘坐火车硬座、硬卧或动车二等座，如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，应提前报部门负责人批准。3.长途汽车票：根据实际情况选择合适的长途汽车班次，费用实报实销。4.市内交通费：出差期间因工作需要乘坐市内交通工具的，凭有效票据实报实销。一般情况下，市内交通费标准为[X]元/天。（二）住宿费用1.住宿标准根据出差目的地的不同分为以下几类：一线城市：[X]元/天。二线城市：[X]元/天。三线及以下城市：[X]元/天。2.两人及以上一同出差的，如需合住一间房，应按照住宿标准的[X]%报销住宿费。3.出差人员应选择安全、卫生、经济的住宿酒店，并尽量选择公司指定的合作酒店。如因特殊情况无法入住指定酒店的，应提前向部门负责人说明情况，并经批准后方可选择其他酒店，但住宿费用不得超过标准。（三）餐饮费用1.出差期间的餐饮费用按照以下标准执行：早餐：[X]元/人/天。午餐：[X]元/人/天。晚餐：[X]元/人/天。2.如因工作需要宴请客户或合作伙伴的，应提前填写《宴请申请表》，注明宴请事由、人数、预计费用等信息，按照审批流程进行审批。宴请费用标准为[X]元/人/次，特殊情况需提高标准的，应报总经理批准。3.出差人员应保留餐饮发票作为报销凭证，发票内容应详细注明餐饮项目、金额、日期等信息。（四）其他费用1.出差期间因工作需要发生的通讯费、邮寄费、办公用品费等其他费用，凭有效票据实报实销。2.因出差产生的业务招待费应按照公司相关规定执行，不得与其他费用混淆报销。五、出差费用报销（一）报销凭证1.出差人员应在出差返回后[X]个工作日内，将填写完整的《出差费用报销单》及相关报销凭证提交给出差管理部门审核。2.报销凭证应包括但不限于以下内容：出差申请表。交通票据（飞机票、火车票、汽车票、出租车票等）及登机牌复印件。住宿发票。餐饮发票。其他费用发票。出差期间的工作成果证明（如会议纪要、工作报告、项目合同等）。（二）报销审核1.出差管理部门收到报销申请后，应按照本制度及相关规定对报销凭证的真实性、完整性、合理性进行审核。2.审核内容包括：出差申请是否已经批准。行程安排是否合理。费用标准是否符合规定。报销凭证是否真实有效。报销金额是否准确无误。3.如审核发现报销凭证存在问题或不符合规定的，出差管理部门应及时与出差人员沟通，要求其补充或更正相关凭证。（三）报销审批1.经出差管理部门审核通过的报销申请，应按照以下审批权限进行审批：一般员工出差费用报销，由部门负责人审批。部门负责人出差费用报销，由分管领导审批。分管领导出差费用报销，由总经理审批。2.在审批过程中，审批人应认真审核报销申请，如发现问题应及时与出差人员或出差管理部门沟通，确保报销费用的合理性和合规性。（四）报销支付1.经审批通过的报销申请，由财务部门按照公司财务制度进行报销支付。2.报销支付方式一般为银行转账，特殊情况需现金支付的，应提前报财务部门批准。六、出差期间的管理（一）工作安排1.出差人员应按照出差申请中明确的工作任务和要求，认真履行工作职责，确保出差工作的顺利完成。2.在出差期间，应保持与公司的沟通联系，及时汇报工作进展情况，如遇重大问题或突发事件应及时向公司领导汇报。（二）考勤管理1.出差人员在出差期间视为正常出勤，考勤记录由出差管理部门负责统计和管理。2.如因出差需要请假的，应按照公司请假制度提前办理请假手续。（三）安全管理1.出差人员应注意人身安全和财产安全，遵守当地的法律法规和社会公德。2.在乘坐交通工具、住宿、外出活动等过程中，应妥善保管好个人财物，避免发生丢失、被盗等情况。3.如遇自然灾害、突发事件等紧急情况应及时采取应对措施，并向公司领导汇报。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对出差审批制度的执行情况进行审计检查，确保制度的有效执行。2.审计检查内容包括：出差申请与审批流程是否合规。出差费用报销是否符合规定。出差人员是否按照规定履行工作职责。（二）违规处理1.对于违反本制度的出差行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对于未经批准擅自出差的，给予警告处分，并责令其补办审批手续。对于虚报、多报出差费用的，除追回虚报、多报的费用外，给予相应的经济处罚，并视情节轻重给予警告、记过、降职等处分。对于因出差工作失误给公司造成损失