城建档案制度

城建档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，以及行业档案管理标准和企业内部规范化管理要求制定。同时，为加强城建档案的规范化管理，有效防控档案管理风险，提升档案服务价值，保障企业资产安全与信息完整，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖城建项目档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等全生命周期管理场景，包括但不限于工程设计、施工、监理、验收、运维等环节的档案管理活动。第三条本制度中下列术语的含义：（一）“城建档案专项管理”是指企业围绕城建项目档案建立的一整套规范化的管理制度、操作流程和技术标准，旨在确保档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性。（二）“档案管理风险”是指因档案管理不善可能导致档案丢失、损毁、泄露、篡改或利用不畅的风险，包括管理责任缺失、流程不规范、技术手段落后等风险因素。（三）“档案合规”是指城建档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业标准和企业内部制度的要求，确保档案管理的合法性与有效性。第四条城建档案专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：确保所有城建项目档案纳入管理范围，实现档案管理的无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各级管理主体的职责分工，确保档案管理责任落实到具体岗位和人员。（三）风险导向：以防范档案管理风险为工作重点，通过制度设计、技术手段和监督考核等方式降低风险发生概率。（四）持续改进：定期评估档案管理效果，根据内外部环境变化及时优化管理制度和流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对城建档案专项管理负总责，承担领导责任；分管领导对档案管理工作负直接责任，负责统筹协调和推动落实。公司各层级管理人员应在职责范围内履行档案管理监督责任。第六条设立城建档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调城建档案管理工作，研究决策重大事项，监督评价管理成效，确保档案管理工作与企业战略目标一致。第七条领导小组主要职责包括：（一）统筹协调城建档案管理工作，制定档案管理战略规划，审批重大管理制度和流程。（二）决策审批重大档案管理事项，如档案管理标准修订、重要档案鉴定等。（三）监督评价各部门、下属单位的档案管理绩效，对发现的重大问题进行纠正。第八条明确三类主体的档案管理职责分工：（一）牵头部门：由公司综合管理部担任牵头部门，负责统筹城建档案专项管理制度建设、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯等工作。牵头部门应定期组织档案管理培训，提升全员档案管理意识。（二）专责部门：由公司技术管理部、项目管理部等专责部门负责城建档案业务合规审核、流程优化、风险处置等工作。专责部门应建立档案管理技术标准，推动档案管理信息化建设。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位负责落实本领域城建档案管理要求，开展日常风险防控，确保档案收集、整理、归档等环节符合规范。业务部门应指定专人负责档案管理工作，并定期向牵头部门报告工作情况。第九条基层执行岗的合规操作责任：（一）岗位合规承诺：所有接触城建档案的员工应签署岗位合规承诺书，明确档案管理责任和义务。（二）风险上报义务：员工发现档案管理风险或异常情况，应及时向直接上级或牵头部门报告，不得隐瞒或拖延。第三章专项管理重点内容与要求第十条城建档案收集管理：（一）业务操作的合规标准：城建项目各阶段应按照档案管理规范及时收集档案，包括但不限于设计文件、施工记录、监理报告、验收报告等。档案收集应确保完整性、准确性和及时性，不得遗漏或伪造。（二）禁止性行为：严禁在档案收集过程中擅自修改、损毁或销毁档案，严禁将档案交由非授权人员保管。（三）专项风险防控：重点关注档案收集不及时、不完整的风险，应建立档案收集台账，定期核对档案完整性。第十一条城建档案整理管理：（一）业务操作的合规标准：档案整理应按照“分类、编目、编号”的原则进行，确保档案逻辑清晰、查找便捷。档案分类应与项目实际情况一致，不得随意调整。（二）禁止性行为：严禁擅自改变档案原貌，严禁在档案上涂改或添加无关信息。（三）专项风险防控：重点关注档案整理不规范导致查找困难的风险，应定期开展档案整理质量检查。第十二条城建档案鉴定管理：（一）业务操作的合规标准：档案鉴定应按照“价值评估、分类定级”的原则进行，对档案的保存价值进行科学评估，确定保管期限。鉴定结果应经领导小组审批后实施。（二）禁止性行为：严禁擅自销毁有保存价值的档案，严禁将档案鉴定结果作为档案处置的唯一依据。（三）专项风险防控：重点关注档案鉴定不准确导致档案流失的风险，应建立档案鉴定专家库，确保鉴定结果科学合理。第十三条城建档案保管管理：（一）业务操作的合规标准：档案保管应选择安全可靠的存储场所，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。重要档案应进行异地备份，防止因意外事件导致档案丢失。（二）禁止性行为：严禁将档案存放在不具备保管条件的场所，严禁擅自转移或处置档案。（三）专项风险防控：重点关注档案保管不当导致损毁的风险，应定期开展档案保管条件检查，及时修复或更换不符合要求的设施设备。第十四条城建档案利用管理：（一）业务操作的合规标准：档案利用应遵循“按需提供、分级审批”的原则，利用人需提交利用申请，经审批后方可调阅档案。档案利用过程中应做好登记，防止档案遗失或不当使用。（二）禁止性行为：严禁擅自复印、截留或传播涉密档案，严禁将档案用于非授权用途。（三）专项风险防控：重点关注档案利用不当导致信息泄露的风险，应建立档案利用授权管理制度，严格控制档案调阅权限。第十五条城建档案数字化管理：（一）业务操作的合规标准：档案数字化应采用先进的扫描和图像处理技术，确保数字化档案的清晰度和可读性。数字化档案应与纸质档案一一对应，不得缺漏。（二）禁止性行为：严禁在数字化过程中篡改档案内容，严禁将数字化档案作为唯一保管介质。（三）专项风险防控：重点关注数字化档案质量不达标的风险，应建立数字化档案质量验收标准，确保数字化成果符合要求。第十六条城建档案销毁管理：（一）业务操作的合规标准：档案销毁应按照“鉴定审批、登记造册、监督销毁”的原则进行，销毁过程应指定专人监督，确保档案被彻底销毁。销毁记录应存档备查。（二）禁止性行为：严禁将未达保管期限的档案擅自销毁，严禁销毁过程无人监督。（三）专项风险防控：重点关注档案销毁不合规导致信息泄露的风险，应建立销毁档案台账，定期核对销毁记录。第十七条城建档案信息安全管理：（一）业务操作的合规标准：档案信息系统应具备用户权限管理、操作日志记录、数据加密等功能，确保档案信息安全。定期开展系统安全检查，及时修复漏洞。（二）禁止性行为：严禁非授权人员访问档案信息系统，严禁在系统外存储或传输档案信息。（三）专项风险防控：重点关注档案信息泄露或被篡改的风险，应建立信息安全应急预案，定期组织演练。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）根据国家法律法规、行业标准和业务变化，每年对城建档案专项管理制度进行评估，必要时进行修订。修订后的制度应经领导小组审批后发布实施。（二）重大管理制度修订应组织相关部门和专家进行论证，确保修订内容的科学性和可行性。第十九条风险识别预警机制：（一）定期开展城建档案管理风险排查，重点识别档案收集不完整、整理不规范、保管不安全、利用不合规等风险。风险排查结果应形成报告，报领导小组审阅。（二）对排查出的风险进行分级评估，发布预警通知，要求相关责任主体采取措施防范。（三）建立风险台账，跟踪风险处置情况，确保风险得到有效控制。第二十条合规审查机制：（一）将城建档案合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，未经审查不得实施。审查内容包括档案收集、整理、保管、利用等环节的合规性。（二）专责部门应制定审查标准，定期开展现场检查，对发现的不合规问题进行整改。（三）审查结果应与绩效考核挂钩，确保审查工作落到实处。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门/下属单位负责处置，重大风险由领导小组统筹协调处置。（二）制定风险应急预案，明确应急流程、责任协同及上报要求。风险事件发生后，应立即启动应急预案，控制风险扩大。（三）风险处置结果应形成报告，报领导小组审阅，并纳入绩效考核。第二十二条责任追究机制：（一）界定违规情形、处罚标准，对违反本制度的行为进行责任追究。违规情形包括但不限于档案管理责任缺失、流程不规范、信息泄露等。（二）处罚标准应与违规情节、造成后果等因素挂钩，严重违规行为应联动绩效考核、纪律处分。（三）建立责任追究台账，定期公示追责情况，形成震慑效应。第二十三条评估改进机制：（一）定期对城建档案管理体系有效性开展评估，评估内容包括制度完善性、流程合理性、风险防控效果等。（二）评估结果应形成报告，报领导小组审阅，并作为制度优化的依据。（三）对评估中发现的问题进行整改，持续优化档案管理体系。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）明确各层级领导对城建档案专项管理的推进责任，确保制度得到有效落实。（二）牵头部门应定期向领导小组报告工作情况，接受监督指导。（三）建立工作例会制度，定期研究解决档案管理中的重大问题。第二十五条考核激励机制：（一）将城建档案合规情况纳入部门/个人年度考核，与绩效、评优挂钩。（二）对档案管理工作表现突出的部门和个人进行表彰奖励，对表现不合格的部门进行通报批评。（三）建立激励机制，鼓励员工积极参与档案管理，提升档案管理水平。第二十六条培训宣传机制：（一）分层级开展城建档案专项培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训。（二）定期组织档案管理知识竞赛、经验交流会等活动，提升全员档案管理意识。（三）通过内部刊物、宣传栏等渠道，普及档案管理知识，营造全员参与的氛围。第二十七条信息化支撑：（一）通过系统工具实现城建档案管理流程自动化、风险实时监控，提升管理效率。（二）建立档案信息系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，降低管理成本。（三）定期对信息系统进行维护升级，确保系统稳定运行。第二十八条文化建设：（一）发布城建档案合规手册，明确档案管理要求和操作规范。（二）组织员工签订合规承诺书，强化责任意识。（三）通过案例警示、先进典型宣传等方式，营