员工劳动合同签订及管理规范指南

员工劳动合同签订及管理规范指南前言劳动合同作为确立用人单位与劳动者劳动关系、明确双方权利与义务的法定文书，是人力资源管理的基石，也是维护双方合法权益、构建和谐劳动关系的重要保障。为规范公司劳动合同管理流程，防范用工风险，确保各项操作符合国家劳动法律法规及公司内部规章制度要求，特制定本指南。本指南旨在为人力资源从业者及相关管理人员提供一套系统、实用的操作指引，以期实现劳动合同管理的制度化、规范化和精细化。第一章总则1.1目的与依据本指南的制定，旨在规范公司劳动合同的签订、履行、变更、续订、解除、终止等全过程管理，保障公司与员工的合法权益，预防和减少劳动争议，提高人力资源管理效率。本指南依据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及其实施条例等相关法律法规，并结合公司实际情况制定。1.2适用范围本指南适用于公司及其所属各部门、分支机构与所有建立劳动关系的员工签订、履行、变更、续订、解除和终止劳动合同的管理活动。1.3基本原则劳动合同管理应遵循合法合规、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则，确保合同内容公平合理，程序规范有序。第二章劳动合同签订前的准备与风险防范2.1员工背景审查与信息核实在发出录用通知前，人力资源部门应对拟录用人员的身份信息、学历学位、专业资格、工作经历、与前单位解除或终止劳动关系证明（或无劳动关系承诺）、是否存在竞业限制或保密义务等情况进行审慎核查。必要时，可要求提供相关证明文件，并保留复印件备案。对于关键岗位，可考虑进行背景调查，以降低用工风险。2.2录用通知书的规范发放录用通知书（OfferLetter）是建立劳动关系前的重要法律文件，应明确岗位、薪酬、报到时间、合同期限（含试用期）等核心条款。发放前需经人力资源部门审核，确保内容准确、合法，避免含糊不清或过度承诺。录用通知书中应注明其生效条件及失效情形（如未在规定时间内报到）。2.3劳动合同文本的准备公司应使用符合法律法规要求的标准化劳动合同文本。劳动合同文本由人力资源部门负责拟定和修订，并应至少包含《劳动合同法》规定的必备条款，如用人单位信息、劳动者信息、合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等。根据岗位特点和公司需要，可增加约定条款，如培训服务期、保密协议、竞业限制等，但约定条款不得违反法律法规的强制性规定。第三章劳动合同的订立与签署规范3.1签订时间要求自用工之日起一个月内，公司必须与员工订立书面劳动合同。若员工拒绝签订，公司应书面通知其终止劳动关系，无需支付经济补偿，但需结清实际工作报酬。3.2合同条款的说明与协商在签订劳动合同前，人力资源部门或用人单位应向员工如实告知工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及员工要求了解的其他情况。同时，应给予员工充分的时间阅读合同文本，对员工提出的疑问予以清晰、准确的解答。劳动合同条款的确定应基于双方平等协商。3.3合同签署的规范劳动合同应由员工本人亲笔签名，并署明日期；公司方应由法定代表人或其授权委托人签字并加盖公司公章或劳动合同专用章，并署明日期。合同文本一式两份，甲乙双方各执一份。公司应确保员工签收合同，并保留签收记录。3.4试用期的约定与管理试用期应包含在劳动合同期限内，且不得单独约定试用期合同。试用期期限应严格按照法律规定执行，根据合同期限长短确定相应的试用期上限。试用期工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于公司所在地的最低工资标准。试用期内，公司应对员工进行考核，考核结果作为试用期是否合格及是否转正的依据。第四章劳动合同的履行与动态管理4.1合同履行的原则公司与员工应按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务。公司应提供符合约定的劳动条件，按时足额支付劳动报酬，依法缴纳社会保险；员工应遵守公司规章制度，认真履行工作职责。4.2劳动合同的变更因客观情况发生重大变化或双方协商一致，需要变更劳动合同内容的（如岗位调整、薪酬变动、工作地点变更等），应签订书面的劳动合同变更协议，明确变更内容、生效日期等，由双方签字盖章后各执一份。变更协议作为原劳动合同的附件，具有同等法律效力。4.3考勤与绩效管理公司应建立规范的考勤制度和绩效评估体系。考勤记录和绩效评估结果是劳动合同履行的重要证明材料，应客观、真实、准确，并由员工签字确认或通过法定程序公示。4.4薪酬福利与社会保险管理公司应按照劳动合同约定和国家规定，按时足额向员工支付工资、奖金、津贴、补贴等劳动报酬，并依法为员工办理和缴纳社会保险。工资支付记录应至少保存两年备查。4.5培训服务期与竞业限制公司为员工提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与员工订立协议，约定服务期。员工违反服务期约定的，应当按照约定向公司支付违约金。对负有保密义务的员工，公司可以与其约定竞业限制条款，并在解除或终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予员工经济补偿。员工违反竞业限制约定的，应当按照约定向公司支付违约金。相关协议应在员工入职时或培训前签署。4.6员工档案管理人力资源部门应建立健全员工档案管理制度，妥善保管员工的劳动合同、入职登记表、身份学历证明、岗位变动记录、培训记录、绩效考评记录、奖惩记录、离职证明等重要文件。档案管理应符合国家保密规定和档案管理要求。第五章劳动合同的续订、解除与终止5.1合同续订劳动合同期满前，人力资源部门应提前对员工的工作表现、履职能力及公司发展需要进行评估，就是否续订劳动合同与员工进行协商。双方同意续订的，应在原合同期满前办理续订手续，续签劳动合同文本。符合法定应当订立无固定期限劳动合同情形的，应依法订立无固定期限劳动合同。5.2劳动合同的协商解除公司与员工协商一致，可以解除劳动合同。协商解除劳动合同的，应签订书面的解除协议，明确解除日期、经济补偿（如适用）等事宜。5.3员工单方解除员工提前三十日以书面形式通知公司，可以解除劳动合同。在试用期内提前三日通知公司，可以解除劳动合同。员工存在《劳动合同法》第三十八条规定情形之一的，可以单方即时解除劳动合同，并要求公司支付经济补偿。5.4公司单方解除公司在符合《劳动合同法》第三十九条（过失性辞退）、第四十条（非过失性辞退）、第四十一条（经济性裁员）规定的情形下，可以单方解除劳动合同。但应严格遵守法定条件和程序，如非过失性辞退需提前三十日书面通知或支付代通知金，并依法支付经济补偿；经济性裁员需履行民主程序和向劳动行政部门报告程序。解除劳动合同应向员工出具书面的解除劳动合同证明书。5.5劳动合同的终止劳动合同期满、员工开始依法享受基本养老保险待遇、员工死亡或被人民法院宣告死亡或宣告失踪、公司被依法宣告破产、公司被吊销营业执照、责令关闭、撤销或公司决定提前解散等法定情形出现时，劳动合同终止。终止劳动合同的，公司应出具终止劳动合同证明书。5.6经济补偿与赔偿金公司应根据《劳动合同法》等相关法律法规的规定，在劳动合同解除或终止时，对符合条件的员工支付经济补偿。因公司违法解除或终止劳动合同的，员工要求继续履行的，公司应当继续履行；员工不要求继续履行或劳动合同已经不能继续履行的，公司应支付赔偿金。5.7离职手续办理员工离职时，公司应与员工办理工作交接手续，结清工资，出具解除或终止劳动合同的证明，并在十五日内为员工办理档案和社会保险关系转移手续。员工应归还公司财物，保守公司商业秘密。第六章监督与责任6.1内部监督检查人力资源部门应定期对公司各部门的劳动合同签订及管理情况进行监督检查，及时发现和纠正不规范行为，防范劳动用工风险。6.2责任追究对于在劳动合同管理过程中因故意或重大过失导致公司遭受损失的，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理。6.3争议处理因劳动合同履行发生争议的，双方应首先协商解决；协商不成的，任何一方均可依法向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，对仲裁裁决不服的，可以向人民法院提起诉讼。第七章附则7.1制度解释本指南由公司人力资源部门