合同管理流程与文件模板汇编

合同管理流程与文件模板汇编一、合同管理全流程概述合同管理是企业运营中规范合作、防范风险的核心环节，涵盖从需求对接到归档查询的全周期。本汇编适用于企业对外合作、采购销售、服务提供等各类合同场景，旨在通过标准化流程与模板工具，保证合同合法合规、权责清晰、履行高效，最大限度降低合作风险，保障企业合法权益。二、需求对接与合同起草阶段（一）适用情形业务部门与外部合作方达成初步合作意向，需将合作内容转化为正式合同时；企业内部新增合作项目，需明确双方权利义务时；或现有合同到期需续签，重新起草协议时。（二）操作步骤需求收集与确认业务部门填写《合同需求确认单》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的（货物/服务/项目名称、规格型号、数量等）、核心商务条件（合同金额、付款方式、交付期限、质量标准等）、特殊需求（如保密条款、知识产权归属等）。需求部门负责人*经理审核确认，保证合作内容符合企业战略及业务规划。合同起草根据合作类型（如采购合同、服务合同、销售合同等），选择对应的标准合同模板（见“配套工具”）。按模板要求填写核心条款，特别注意：当事人信息需与营业执照、授权委托书等证明文件一致；标的、数量、质量等描述需清晰准确，避免歧义；价款、支付方式、履行期限等需明确具体（如“分三期支付，验收合格后30日内支付至合同总额的60%”）；违约责任需对等，明确违约情形及对应的赔偿方式。起草完成后，由业务部门专员*专员进行初步自查，保证无遗漏条款。（三）配套工具《合同需求确认单》项目内容合作方名称合作方统一社会信用代码合作项目/标的需求部门需求描述（含核心条款）附件清单（如技术参数、方案书、报价单等）需求部门负责人签字*经理（签字）日期年月日（四）关键要点合作方背景调查：必要时通过“信用中国”等公开渠道查询合作方信用状况，避免与失信主体合作；条款合法性：保证合同内容不违反法律、行政法规的强制性规定，避免“霸王条款”；模板优先：优先使用企业已备案的标准合同模板，非标合同需经法务部门审核。三、多维度评审与条款修订阶段（一）适用情形合同起草完成后，需通过法务、财务、业务等多部门评审，保证条款无法律风险、财务合规、业务可行；或评审过程中发觉条款需调整完善时。（二）操作步骤发起评审流程业务部门通过OA系统提交《合同评审申请》，附《合同（草案）》及《合同需求确认单》，明确评审部门（法务部、财务部、业务部、分管领导等）。各部门评审法务部评审：重点审核合同主体资格、条款合法性、违约责任、争议解决方式（如约定管辖法院需明确至具体基层法院）、知识产权保护等，出具《合同评审意见表》，标注“通过”“需修改”“不通过”及修改建议。财务部评审：审核合同金额、付款方式、税务处理（如发票类型、税率）、履约保证金等财务条款，评估企业现金流风险，提出付款节奏优化建议。业务部评审：确认标的、交付标准、履行期限等业务条款是否符合实际需求，保证合作内容可落地。分管领导评审：从整体战略及资源协调角度，评估合同风险与收益，签署最终评审意见。修订与确认业务部门汇总各部门评审意见，对合同条款进行修订，形成《合同（修订版）》。修订完成后，再次提交至评审部门确认，直至所有部门评审通过。（三）配套工具《合同评审意见表》评审部门评审人评审意见修改情况（通过/需修改/不通过）法务部*法务第5条违约责任不对等，建议增加“乙方逾期交付，每逾期一日按合同总额0.1%支付违约金”需修改财务部*会计付款方式建议调整为“预付30%，验收合格后支付65%，质保期满后支付5%”需修改业务部*主管交付期限与生产计划冲突，建议延长至2024年12月31日需修改分管领导*总同意按上述意见修订，重点关注履约风险管控通过（四）关键要点评审时限：各部门需在收到评审申请后2个工作日内完成评审，紧急合同可约定时限；意见闭环：所有评审意见需落实到合同修订中，修订后需反馈至提出意见部门确认，避免“评而不改”；重大合同：对金额较大（如超过1000万元）或法律关系复杂的合同，可邀请外部律师参与评审。四、正式签署与用印管理阶段（一）适用情形合同评审通过后，需与合作方正式签署合同文本，并加盖企业公章或合同专用章；或授权委托他人签署合同时。（二）操作步骤签署准备业务部门确认合同文本最终版本，打印一式X份（根据合作方需求及存档要求确定，通常至少一式三份，双方各执一份，企业存档一份）。准备用印材料：《合同用印申请单》（附评审通过的《合同评审意见表》及最终版合同文本）、法定代表人证件号码明（如法定代表人签署时）、授权委托书（如授权他人签署时，需明确授权范围、权限及期限）。用印审批业务部门负责人*经理审核《合同用印申请单》，确认合同文本与评审版本一致，签署同意用印意见。分管领导*总审批重大合同（如金额超过500万元），或授权行政部直接审批常规合同用印。正式签署法定代表人或授权代表在合同指定位置签字，并加盖企业公章或合同专用章（公章需清晰、不模糊，避免覆盖合同文字）。合作方签署并盖章后，业务部门收取对方合同文本，核对签字盖章是否完整，与留存文本一致后，将对方文本交行政部归档。（三）配套工具《合同用印申请单》合同名称合同编号合作方名称合同金额用印份数用印类型□公章□合同专用章□财务专用章附件清单1.《合同评审意见表》；2.最终版合同文本X份业务部门意见*经理（签字）：已核对文本，同意用印分管领导意见*总（签字）：同意行政部用印记录经办人*经办（签字）：用印日期年月日（四）关键要点用印规范：严禁在空白合同、空白纸张或未审批的合同文本上加盖公章；签署人资格：法定代表人签署需提供证件号码明，授权签署需提供授权委托书（需加盖公章），授权范围不得超出法定代表人的权限；文本一致性：保证双方签署的合同文本内容完全一致，如有补充协议，需明确“本补充协议与原合同具有同等法律效力，冲突之处以补充协议为准”。五、履约执行与动态跟踪阶段（一）适用情形合同签署后，需按约定履行合同义务（如交付货物、提供服务、支付款项等）；或在履行过程中出现变更、解除、违约等情形时。（二）操作步骤履约计划制定业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划》，明确各履约节点（如生产周期、交付时间、验收时间、付款节点）、责任人（业务专员专员、生产主管主管等）及交付标准（如技术参数、验收流程）。履约跟踪与记录责任人按计划跟踪履约进展，及时记录《合同履行记录表》，内容包括：履约节点完成情况、对方反馈（如验收意见、异议说明）、存在问题及解决措施。如出现可能影响履约的情形（如延迟交付、质量不合格），业务部门需第一时间向分管领导*总汇报，并与合作方沟通解决方案。变更与解除管理合同履行过程中需变更的（如变更标的、数量、履行期限等），双方需签订《合同补充协议》，经原评审流程审核后签署；需解除合同的，应协商一致签订《合同解除协议》，明确解除时间、已履行部分的处理方式、违约责任承担等，避免单方解除导致的法律风险。（三）配套工具《合同履行记录表》合同编号履约节点□生产完成□交付□验收□付款□其他计划完成时间年月日实际完成时间年月日责任人*专员履约情况说明（如“2024年10月15日完成货物生产，已通知对方提货”）对方反馈（如“对方已签收货物，无异议”）存在问题（如“货物包装破损1件，需联系物流方处理”）处理措施（如“已联系物流方确认责任，由其负责更换包装，预计10月18日完成”）（四）关键要点主动沟通：履约过程中需定期与合作方沟通，及时同步进展，避免因信息不对称产生争议；证据留存：履约过程中的重要文件（如送货单、验收单、沟通函件等）需书面或电子形式留存，作为履约证据；风险预警：对可能出现的履约风险（如对方财务恶化、履约能力下降），需提前制定应对方案，降低损失。六、归档留存与后续查询阶段（一）适用情形合同履行完毕、解除或终止后，需将合同及相关资料整理归档，便于后续查阅、审计或纠纷处理时使用。（二）操作步骤资料整理业务部门收集合同履行全过程的资料，包括：合同正本及补充协议、《合同评审意见表》《合同用印申请单》《履行记录表》、验收单、付款凭证、沟通函件等，保证资料完整、有序。归档分类按合同类型（采购/销售/服务等）、签订时间（年度-季度）对合同进行分类，编制《合同归档清单》，注明合同编号、名称、签订日期、合作方、存放位置（如档案柜编号、电子档案路径）。电子与纸质归档纸质合同文本需交企业档案室（行政部）统一保管，存放在防潮、防火、防虫的档案柜中，保存期限不少于合同履行完毕后5年（重大合同可延长至10年）；将合同及附件扫描成PDF格式，至企业合同管理系统，进行电子归档，便于关键词检索、权限查询。（三）配套工具《合同归档清单》合同编号合同名称签订日期合作方名称存放位置（纸质/电子）归档人归档日期CG2024-001设备采购合同2024-03-15科技有限公司档案室-1柜-3层/合同系统-采购合同*专员2024-12-20FW2024-005系统运维服务合同2024-06-10信息科技有限公司档案室-2柜-1层/合同系统-服务合同*专员2024-12-20（四）关键要点及时归档：合同履行完毕或终止后1个月内完成归档，避免资料遗失；权限管理：电子档案需