员工入职与离职管理模板

员工入职与离职管理通用工具模板一、适用范围与核心价值本工具模板适用于各类企业（含中小微企业、初创公司及集团化企业）的人力资源管理部门，旨在规范员工从“入职”到“离职”的全流程管理。通过标准化操作流程、结构化表格模板及关键执行要点，帮助企业实现：统一人员流动管理标准，减少操作随意性；保障企业与员工双方权益，降低劳动纠纷风险；提升HR部门工作效率，保证信息传递准确、完整；为人才梯队建设及组织优化提供数据支持。二、标准化操作流程（一）员工入职全流程步骤1：用人部门提出需求用人部门根据业务发展需要，填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、任职资格（学历、经验、技能等）、到岗时间及薪酬预算。HR部门收到需求后，2个工作日内审核需求的合理性（如是否符合编制、薪酬是否符合公司标准），反馈至用人部门。步骤2：候选人材料审核与录用HR通过招聘渠道筛选候选人，核对证件号码、学历学位证、职业资格证等材料原件（留存复印件），确认背景信息真实性（如需可做背景调查）。确定录用后，HR向候选人发放《录用通知书》（电子/纸质），明确岗位、薪资结构、入职时间、需携带材料（如1寸照片、离职证明、体检报告等），并告知联系人*及联系方式。步骤3：入职办理与资料归档候选人入职当日，HR引导其填写《员工入职信息登记表》，收集以下材料并归档：证件号码复印件（正反面）；学历学位证、职业资格证复印件；离职证明（或无业证明）；近期体检报告（半年内有效）；银行卡复印件（用于工资发放）。签订《劳动合同》（一式两份，双方各执一份），明确合同期限、岗位职责、薪酬福利、工作时间等条款；同时签订《保密协议》《竞业限制协议》（如适用）。步骤4：入职引导与岗位对接HR组织新员工入职培训，内容包括：公司文化、组织架构、规章制度（考勤、考绩、保密等）、办公环境介绍（工位、设备使用、安全通道等）。用人部门负责人为新员工指定导师，明确岗位职责、工作目标、汇报关系及近期任务，帮助其快速融入团队。步骤5：试用期跟踪与考核试用期内，HR每月与新员工及直属沟通1次，知晓工作进展、适应情况及需求，及时解决问题。试用期结束前10天，用人部门填写《新员工试用期考核表》，从工作态度、业务能力、团队协作等维度进行评价，HR根据考核结果办理转正、延长试用期或终止劳动合同手续。（二）员工离职全流程步骤1：员工提出离职申请员工需提前30天（试用期提前3天）向直属负责人提交《员工离职申请表》，说明离职原因（个人原因/公司原因）、预计离职日期。直属负责人收到申请后，2个工作日内与员工沟通，知晓离职真实意图，尝试挽留（如涉及工作或管理问题，需记录并反馈至HR）。步骤2：工作交接与清单确认员工与直属负责人共同制定《工作交接清单》，明确交接事项（工作内容、客户资料、数据权限、物品资产等）、交接期限及接交人。交接过程中，交接人需逐项说明工作进展、注意事项及待办事项，接交人确认无误后双方签字，监交人（一般为部门负责人或HR）签字确认。步骤3：离职手续办理与结算员工将《工作交接清单》提交至HR，办理以下手续：归还公司财物（工牌、电脑、钥匙、门禁卡等）；结清借款、报销款项（如有）；确认社保、公积金停缴月份及工资结算周期（离职当日当月工资按实际出勤计算）。HR在员工离职后15个工作日内，完成工资、经济补偿金（如适用）核算，通过银行转账发放至员工指定账户，同时开具《离职证明》（注明入职日期、离职日期、岗位名称及合同期限）。步骤4：离职面谈与数据归档HR在员工离职前安排面谈，知晓其对公司管理、团队协作、薪酬福利等方面的建议，记录《离职面谈记录表》并匿名汇总分析。将离职资料（离职申请表、交接清单、考核表、面谈记录等）整理归档，保存期限不少于2年；同步更新员工信息库，办理社保、公积金账户封存或转移手续。三、关键表格模板表1：员工入职信息登记表基本信息内容教育背景内容姓名*最高学历性别毕业院校出生日期专业证件号码号毕业时间联系方式工作经历紧急联系人起止时间紧急联系人电话前雇主单位岗位信息内容薪酬信息内容入职部门基本工资岗位名称绩效工资合同期限入职时间试用期期限试用期工资表2：员工离职申请表申请人信息内容离职信息内容姓名*所在部门入职日期岗位名称联系方式预计离职日期离职原因（可多选）□个人发展□薪酬原因□工作内容□其他是否需要开具离职证明□是□否申请人签字日期部门审批内容HR部门审批内容直属负责人意见是否同意离职□同意□不同意（请注明原因）部门负责人签字离职证明开具日期日期日期表3：工作交接清单交接事项具体内容/说明数量/状态交接人签字接交人签字监交人签字完成日期工作文件项目资料、客户合同、会议纪要等数据权限OA系统、业务系统账号密码公司财物电脑、工牌、钥匙、门禁卡等待办事项未完成任务、后续跟进计划其他说明四、执行要点提示材料真实性审核：入职时需严格核对证件号码、学历证等材料原件，避免虚假入职引发用工风险；背景调查（如需）应提前告知候选人并获取书面授权。入职引导个性化：针对不同岗位新员工，可增加岗位技能培训、业务流程讲解等内容，帮助其快速胜任工作；导师需定期反馈新员工适应情况。试用期考核客观化：考核标准需提前明确（可量化指标优先），避免主观评价；考核结果需及时反馈给员工，对表现不佳者需提供改进建议。离职交接全面化：交接清单需覆盖所有工作内容及资产，避免因交接不清导致工作延误或资产流失；涉及核心岗位的，需安排接交人提前熟悉工作。离职面谈建设性：面谈应以知晓真实想法、收集改进建议为目的，避免质问或指责；面谈记录需保密，用于优化管理