基层单位行政工作流程规范

基层单位行政工作流程规范——提升效能与规范管理的实践指南一、总则（一）目的与依据为进一步提升基层单位行政工作的规范化、科学化水平，明确工作职责，优化办事流程，提高工作效率，确保各项行政事务有序运转，依据相关规章制度及基层单位实际工作需要，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于基层单位内部各类行政事务的处理，涵盖文件流转、会议组织、物资管理、印章使用、接待服务等日常工作。全体行政人员及涉及行政事务的其他岗位人员均须严格遵守。（三）基本原则1.依法依规：严格遵守国家法律法规及单位内部管理制度，确保行政行为合法合规。2.高效务实：简化冗余环节，突出实用导向，避免形式主义，以结果为导向优化流程。3.权责清晰：明确各环节责任主体，确保“事事有人管、件件有着落”，避免推诿扯皮。4.保密安全：涉及涉密文件、敏感信息的环节，须严格执行保密规定，严防失泄密事件。二、行政工作主要流程规范（一）收发文管理流程1.收文处理签收登记：收到外来文件（含纸质、电子）后，由行政岗专人核对文件名称、文号、份数、发送单位等信息，确认无误后在《收文登记簿》登记，电子文件同步录入管理系统。拟办呈批：行政岗根据文件内容及性质，提出拟办意见（如“请XX领导阅示”“转XX部门办理”），按层级呈送审批。紧急文件须标注“急件”，优先流转。承办督办：经审批后，文件转交相关部门或人员承办。行政岗负责跟踪办理进度，对超期未办结事项及时提醒督办，确保限时办结。归档存档：文件办结后，由承办人在文件上注明处理结果，行政岗统一整理、编号、归档，电子文件备份至指定存储路径。2.发文处理拟稿审核：业务部门拟稿后，须经部门负责人审核签字；涉及重要事项的文件，须报请单位分管领导审定。文稿内容须符合政策要求，表述准确、格式规范。核稿签发：行政岗对文稿格式、文字表述、文号编制等进行复核，无误后呈单位主要领导签发。印制分发：签发后的文件由行政岗统一印制、盖章、登记分发，涉密文件须按保密规定传递，电子文件通过内部安全渠道发送。（二）会议组织管理流程1.会前筹备议题确定：由会议发起部门提出会议议题、时间、地点、参会人员范围，报分管领导审批后，行政岗协调安排。通知下发：提前以书面、邮件或口头形式通知参会人员，明确会议主题、议程、材料准备要求。需准备会议材料的，由相关部门提前提交行政岗汇总印制。会场布置：行政岗负责会场布置（桌椅摆放、设备调试、席卡制作等），确保音响、投影、网络等设施正常运行。2.会中服务安排专人负责签到、分发材料、记录会议要点；及时协调解决会议过程中的突发问题（如设备故障、人员迟到等）。3.会后落实纪要整理：行政岗在会议结束后1个工作日内整理会议纪要，经主持人审签后分发至相关部门；纪要内容须简明扼要，明确会议决定事项及责任分工、完成时限。事项督办：跟踪督促会议决定事项的落实情况，定期向领导反馈进展，确保任务闭环。（三）办公用品与固定资产管理流程1.办公用品管理申领与采购：各部门按月提交办公用品申领计划（注明品名、数量、用途），行政岗汇总后报领导审批，通过定点采购或比价采购方式购置，建立出入库登记台账。领用与盘点：办公用品实行“按需领用、实名登记”，行政岗每季度对库存进行盘点，确保账实相符，避免浪费或积压。2.固定资产管理登记建档：新购入固定资产（如电脑、办公家具等）由行政岗统一登记编号、粘贴标签、建立台账，明确使用部门及责任人。维护与处置：固定资产日常维护由使用部门负责，损坏或报废时，须提交书面申请，经审批后由行政岗按规定程序处置（维修、报废、移交等），并及时更新台账。（四）印章使用管理流程1.用印申请：使用单位公章、财务章等印章时，须填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数，经部门负责人及分管领导签字审批。2.审核用印：行政岗核对用印文件内容与申请事由是否一致，确认无误后按规定用印，严禁在空白文件、未审批文件上盖章。3.用印登记：每次用印须在《印章使用登记簿》记录用印时间、事由、用印人、审批人等信息，定期核对用印记录与文件存档情况。（五）接待服务管理流程1.接待申请：对外接待须由相关部门提前提交接待申请，注明接待对象、事由、人数、时间、标准等，报单位领导审批后交行政岗统筹安排。2.方案制定：行政岗根据审批意见制定接待方案（含行程安排、餐饮住宿、陪同人员等），严格控制接待标准，杜绝铺张浪费。3.接待实施：按方案落实各项事宜，全程做好协调服务；接待结束后，及时整理费用票据，按财务制度报销。三、保障措施1.责任落实：明确各流程责任人及职责分工，将流程规范执行情况纳入年度考核，对因流程不规范导致工作失误的，追究相关人员责任。2.培训宣传：定期组织行政人员学习流程规范，通过案例分析、实操演练等方式提升业务能力，确保全员熟悉流程、掌握要求。3.监督检查：单位办公室（或行政部门）定期对行政工作流程执行情况进行检查，发现问题及时整改；鼓励员工对流程中的不合理环节提出优化建议，动态完善规范内容。四、附则1.本规范未尽事宜，参照上级单位相关制度及本单位实际情况执行。2.本规范由单位办公室（或行政部门）负责解释，自发布之日起施行。