高校诚信档案资料管理实操指南

高校诚信档案资料管理实操指南引言在高等教育迈向内涵式发展的今天，学生诚信素养的培育已成为立德树人根本任务的重要组成部分。高校诚信档案作为记录、评价学生在校期间诚信状况的重要载体，其资料管理工作的规范性、科学性与实效性，直接关系到诚信教育的落地生根及学生综合素质评价的客观公正。本指南旨在结合高校管理实际，从诚信档案的建立、资料采集、整理归档、保管利用到动态维护等关键环节，提供一套系统、可操作的实务指引，以期为各高校提升诚信档案管理水平提供参考。一、高校诚信档案的内涵与管理原则（一）诚信档案的核心内涵高校诚信档案是指学校依据相关规定，对学生在学期间在学术科研、学业考试、奖助贷勤、社会实践、人际交往等方面体现出的诚信行为与失信行为进行客观记录，并形成具有保存价值的文字、图像、电子数据等不同形式的历史记录。它不仅是学生个人诚信状况的“晴雨表”，也是学校进行诚信教育、实施学生管理的重要依据。（二）诚信档案管理的基本原则1.真实性原则：档案资料的采集与记录必须以事实为依据，确保信息的客观、准确，杜绝主观臆断与虚假信息。2.客观性原则：如实反映学生的诚信表现，不添加个人情感色彩或主观评价，以原始材料为支撑。3.全面性原则：档案资料应尽可能覆盖学生在校期间各类重要的诚信行为领域，避免片面性。4.保密性原则：严格遵守档案管理纪律，保护学生个人隐私，非经规定程序批准，不得随意泄露档案内容。5.动态性原则：诚信档案应随着学生在校学习生活的进展而动态更新，确保信息的时效性与完整性。6.规范性原则：从资料采集、整理、归档到保管、利用，均需遵循统一的规范和标准，确保管理工作有序高效。二、诚信档案资料的构成与采集（一）档案资料的主要构成诚信档案资料应全面反映学生的诚信风貌，主要包括以下几个方面：1.个人基本信息：与诚信相关的学生基本情况，如姓名、学号、院系、专业等，作为档案的标识基础。2.学习诚信记录：包括课程考试、学业论文（设计）、科研活动中的诚信表现，如是否存在作弊、抄袭、剽窃等失信行为，以及获得的相关诚信表彰。3.学术诚信记录：参与科研项目、发表学术论文、申请专利等过程中的学术规范遵守情况。4.经济诚信记录：涉及学费缴纳、奖助学金申领与使用、国家助学贷款申请与偿还、勤工助学岗位工作表现等方面的诚信情况。5.社会实践与交往诚信记录：包括实习实践、志愿服务、社团活动、人际交往中体现的诚信品质，如是否履行承诺、遵守社会公德等。6.奖惩记录：与诚信行为直接相关的奖励（如诚信之星、优秀学生干部等荣誉中明确体现诚信维度的）和处分决定。7.自我承诺与反思：学生本人提交的诚信承诺书，以及在发生失信行为后的认识与整改报告。（二）资料采集的途径与方法1.多部门联动采集：*教务处：提供学生考试违纪作弊记录、学业论文抄袭剽窃查处结果、学籍异动中涉及的诚信问题等。*学生工作处（部）：提供奖助学金评审中的诚信问题、助学贷款违约信息、学生违纪处分（涉及诚信）、社会实践表现鉴定等。*财务处：提供学费、住宿费欠缴及补缴情况，各类奖助学金发放中的异常情况等。*科研管理部门：提供学生参与科研活动中的学术不端行为查处结果。*各院系：作为诚信档案管理的基层单位，负责日常学生行为表现的观察、记录，以及相关材料的初步审核与上报，如学生活动中的诚信表现、宿舍生活中的诚信行为等。*图书馆：提供图书借阅逾期不还、损坏或偷窃图书等不诚信行为记录。2.规范化表单采集：设计统一的《学生诚信信息采集表》、《学生失信行为记录表》等，明确信息采集的项目、标准、责任人和时限。3.学生自主申报与承诺：在新生入学时签订《诚信承诺书》，鼓励学生主动申报个人重要诚信行为（如获得相关诚信奖励）。4.定期核查与补充：每学期或每学年末，对已有档案信息进行梳理，并根据各部门提供的最新数据进行补充和更新。（三）资料采集的要求*及时性：相关部门在发现学生诚信行为或失信行为并作出处理决定后，应在规定时限内将相关材料移交档案管理部门。*准确性：提供的材料必须事实清楚、证据确凿、表述规范。*完整性：移交的材料应包括处理决定、相关证据、本人陈述等必要组成部分。*规范性：所有采集的材料需加盖相关部门公章或由负责人签字确认，确保其法律效力和严肃性。三、诚信档案资料的整理与归档（一）资料的整理1.分类：按照档案资料构成的不同模块（如学习诚信、经济诚信等）进行一级分类，每个一级类目下可根据实际情况设置二级类目。2.排序：同一类目下的材料，可按照时间顺序（如学年、学期）或事件发展顺序进行排列。3.编号：采用科学的档案编号方法，如“学号-年度-类别代码-顺序号”，确保每一份材料都有唯一的标识。4.著录：对每份材料的基本信息（如文件名、形成时间、来源、页数、摘要等）进行著录，建立档案目录和检索系统，便于快速查找。（二）归档1.纸质档案归档：*对整理好的纸质材料进行打孔、装订，装入规范的档案盒。*档案盒封面应注明学生姓名、学号、院系、专业、档案起止时间等信息。*填写卷内目录和备考表，置于档案盒内。2.电子档案归档：*对所有纸质材料进行数字化扫描，形成电子图像文件，确保清晰可读。*对于原生电子文件（如邮件、系统截图等），直接进行整理、命名、存储。*建立电子档案数据库，实现与纸质档案的对应关联和高效检索。推荐使用专门的档案管理软件或学生管理信息系统中的诚信档案模块。3.归档流程：制定明确的材料移交、验收、登记、入库流程，确保归档工作有序进行，并有据可查。四、诚信档案资料的保管与利用（一）档案的保管1.纸质档案保管：*库房要求：保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗，温度和湿度控制在适宜范围内。*存放方式：使用档案柜、密集架等专用设备，按照档案编号顺序排列存放。*定期检查：对档案进行定期清点和检查，防止霉变、虫蛀、破损、遗失。2.电子档案保管：*存储介质：选择可靠性高的存储介质（如服务器、磁盘阵列），并进行定期备份，采用异地备份和多介质备份相结合的方式。*数据安全：建立严格的电子档案访问权限控制，安装防病毒软件，定期进行系统安全维护，防止数据泄露、丢失或被篡改。*格式兼容：注意电子文件格式的选择，优先采用通用、长期可读的格式，并关注技术更新，及时进行格式转换和迁移。（二）档案的利用1.利用原则：*保密性原则：严格遵守国家及学校关于档案保密的规定，不得随意泄露学生个人隐私和档案内容。*规范性原则：档案的查阅、复制、摘录等利用行为，必须履行规定的审批手续。*目的性原则：档案利用应限于与学生教育管理、评价、推荐等相关的正当目的。2.利用范围与权限：*学校内部：*学生管理部门、院系为开展学生综合素质评价、评奖评优、推荐免试研究生、就业推荐、困难生资助等工作时，可按规定程序查阅相关学生的诚信档案。*教师在教书育人过程中，为深入了解学生情况、进行针对性教育，经批准可查阅所教学生的相关诚信记录。*学生本人：学生有权查阅本人的诚信档案（涉及未公开处理或保密信息除外），对档案内容有异议的，可按程序申请复核。*外部单位：因升学、就业、参军等原因，相关单位需查阅学生诚信档案的，须持单位公函及有效证件，经学校档案管理部门负责人批准后方可提供，原则上只提供档案中可以公开的、与特定事项相关的证明材料，而非全部档案。3.利用流程：*填写《诚信档案查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅范围、查阅时间。*按照审批权限报请相关负责人审批。*档案管理员根据审批意见提供档案查阅服务，查阅者应在指定地点查阅，遵守档案管理规定，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。*如需复制档案材料，须经批准，并由档案管理员负责复制，加盖档案证明章。*查阅完毕，办理档案归还手续，做好利用登记。五、诚信档案资料的动态管理与维护诚信档案的生命力在于其动态性和时效性。1.信息更新：*定期（如每学期、每学年）收集各部门产生的新的诚信信息，及时录入或补充到学生诚信档案中。*对于学生在校期间发生的新的诚信行为或失信行为，应在事件处理完毕后一个月内完成档案资料的更新。2.档案转递：*学生毕业、转学、退学等学籍变动时，其诚信档案应按照学籍档案转递的相关规定一并转递。*电子档案应确保完整、准确地拷贝或传输给接收单位。3.异议处理：*学生对本人诚信档案记录有异议的，可向学校档案管理部门提出书面复核申请，并提供相关证据。*档案管理部门接到申请后，应在规定时限内（如15个工作日）组织原信息提供部门进行核查，并将核查结果书面告知学生。确属记录错误的，应及时予以更正。4.档案鉴定与销毁：*对于已超过保管期限且无继续保存价值的诚信档案（通常在学生毕业后若干年，具体年限参照学籍档案管理规定），应按照档案管理的有关规定进行鉴定和销毁，严禁个人私自处理。销毁清册应永久保存。六、诚信档案管理工作的保障措施（一）组织领导学校应成立由主管校领导牵头，学生工作处、教务处、科研处、财务处、各院系等相关部门负责人组成的诚信档案建设与管理工作领导小组，明确职责分工，统筹协调解决工作中遇到的问题。各院系应指定专人负责本院系学生诚信档案的日常管理工作。（二）制度建设完善诚信档案管理相关的规章制度，如《XX大学学生诚信档案管理办法》、《XX大学学生诚信信息采集与使用规范》、《XX大学学生诚信档案查阅利用规定》等，使各项工作有章可循，规范运作。（三）人员培训定期对档案管理人员及各部门信息员进行业务培训，内容包括档案法律法规、档案管理专业知识、诚信档案的特殊要求、信息化管理技能等，提升其业务素养和责任意识。（四）经费保障学校应将诚信档案管理所需经费（包括档案用品购置、设备维护、数字化建设、人员培训等）纳入年度预算，确保工作顺利开展。（五）信息化建设积极推进诚信档案管理系统的建设与完善，利用信息技术实现档案资料的高效采集、规范管理、便捷查询和安全共享，提升管理工作的智能化水平。系统设计应充分考虑数据接口，便于与学校其他管理信息系统（如教务系统、学工系统）的数据对接。七、问题与展望在诚信档案管理实践中，可能会遇到诸如信息采集标准不一、部门间协调成本较高、学生隐私保护与档案利用平衡、失信行为记录与修复机制不完善等问题。未来，高校诚信档案管理应更加注重：*标准化建设：推动建立区域内乃至全国统一的高校学生诚信档案建设标准和数据规范。*动态评价与激励：探索建立学生诚信积分制或星级评价体系，将诚信表现与更多激励措施挂钩，同时完善失信行为的教育引导与修复机制，给予学生改过自新的机会。*数据分析与应用：利用大数据分析技术，对学生诚信状况进行整体研判，为学校