供应商信息档案资料模板（质量与成本分析）

供应商信息档案资料模板（质量与成本分析）适用情境与目标应用流程与操作步骤一、前期准备：明确评估范围与基础资料收集确定评估对象与周期：根据采购需求（如新物料引入、现有供应商分级管理）明确评估供应商名单，设定评估周期（如季度、半年度、年度）。梳理基础信息清单：向供应商收集必备的基础资料，包括：营业执照、生产许可证（行业相关资质）；质量体系认证（如ISO9001、IATF16949等）；主要产品规格书、检测报告；过往合作合同（关键条款：价格、交付周期、质量责任等）。组建评估小组：由采购经理（负责）、质量工程师（负责）、成本分析师（负责）及使用部门代表（负责）组成跨部门评估小组，明确分工。二、数据采集：质量与成本信息全面收集质量数据采集：内部质量表现：统计近6个月内供应商来料的批次合格率（公式：合格批次/总批次×100%）、退货率（退货批次/总批次×100%）、质量问题整改及时率（整改完成次数/质量问题总次数×100%）。外部反馈：收集客户投诉记录（涉及该供应商产品的投诉次数、问题类型）、市场反馈（如产品耐用性、故障率等）。供应商质量管理能力：现场审核记录（如生产过程控制、检验设备校准）、质量改进案例（如通过工艺优化降低不良率）。成本数据采集：采购成本：近6个月采购单价波动情况（与市场均价对比、同比/环比变化）、年采购总金额、成本构成分析（原材料占比、加工费、物流费等）。隐性成本：因质量问题导致的返工成本、停工损失、客诉赔偿等（需量化计算）。付款条件：账期、预付款比例、是否提供批量采购折扣等。三、模板填写：按结构化要求录入信息根据“模板结构与内容说明”（见下文），将收集的数据逐项录入表格，保证：数据来源可追溯（如“批次合格率”需附质检部原始记录截图）；定量指标精确到小数点后两位（如“批次合格率：98.50%”）；定性描述客观中立（如“质量问题整改及时率：95%，主要延迟原因为供应商内部人员调整”）。四、综合分析：质量与成本指标权重评估设定指标权重：根据企业战略重点分配权重（示例）：质量指标（权重60%）：批次合格率（30%）、退货率（20%）、整改及时率（10%）；成本指标（权重40%）：单价竞争力（25%）、隐性成本占比（10%）、付款条件（5%）。计算综合得分：单项指标得分=（实际值/基准值）×权重（基准值可设定为行业平均水平或企业目标值）；综合得分=∑单项指标得分，按得分高低将供应商分为A（≥90分，优秀）、B（80-89分，良好）、C（70-79分，合格）、D（<70分，不合格）四级。输出分析结论：结合得分与关键问题，明确供应商优势（如“质量体系完善，批次合格率达99%”）与改进方向（如“单价高于市场均价5%，需议价”）。五、审核与反馈：结果确认与供应商沟通内部审核：评估小组对分析结果进行交叉复核，保证数据真实、逻辑合理，由采购总监（负责）最终审批。供应商反馈：将评估结论（含改进建议）书面反馈给供应商，要求其针对不足项制定整改计划（如“30天内提交降低单价的方案”），并约定下次复核时间。六、归档与应用：资料存档与决策落地资料归档：将完整的评估表、原始数据附件、供应商整改报告等整理存档，保存期限不少于3年，电子版备份至企业供应链管理系统。应用决策：A/B级供应商：列为“优先合作对象”，增加订单份额或摸索长期合作；C级供应商：要求限期整改，3个月后复评；D级供应商：启动淘汰流程，停止新订单下达。模板结构与内容说明表1：供应商基本信息档案项目内容供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式（仅填写固定办公电话，禁止填私人手机号）注册地址生产地址合作年限主营产品/服务核心客户案例资质证书（列明有效期，如ISO9001：2023-2026）表2：质量评估数据表指标名称单位近6个月数据行业基准值得分（权重×实际/基准）来料批次合格率%（30%×实际值/基准值）退货率%（20%×（1-实际值/基准值））质量问题整改及时率%（10%×实际值/基准值）客户投诉次数次（10%×（1-实际值/基准值））质量体系认证项（如ISO9001=1项）（10%×实际值/基准值）质量指标总分----表3：成本分析数据表指标名称单位近6个月数据行业基准值得分（权重×实际/基准）主导产品采购单价元/件（25%×基准值/实际值）单价波动率%（最高价-最低价/平均价）隐性成本占比%（隐性成本/总采购额）（10%×（1-实际值/基准值））付款账期天（5%×基准值/实际值）成本指标总分----表4：综合评估结论表供应商名称评估周期质量指标得分成本指标得分综合得分供应商等级□A（优秀）□B（良好）□C（合格）□D（不合格）主要优势存在问题改进建议后续合作策略□增加订单□维持现状□限期整改□淘汰评估小组签字采购：_______质量：_______成本：_______日期：_______审批人签字使用要点与注意事项数据真实性保障：所有数据需附原始凭证（如质检报告、财务付款记录），禁止主观臆断；若供应商提供数据存疑，可安排现场核查。动态更新机制：每季度更新关键指标（如批次合格率、单价波动），保证评估结果反映供应商最新表现，避免“一评定终身”。跨部门协作：质量数据需质量部确认，成本数据需财务部核对，保证各部门数据口径一致，避免信息孤岛。保密要求：供应商信息（如成本数据、合作策略）仅限评估小组成员查阅，严禁外泄，违反者按